Ένα αναλυτικό οργανόγραμμα είναι εκείνο του οποίου σκοπός είναι να αναλύσει την οργανωτική συμπεριφορά μέσω πληροφοριών που παρουσιάζονται παγκοσμίως.
Επομένως, μπορούμε να πούμε ότι είναι μια φωτογραφία της εταιρείας και αυτό που μας ενδιαφέρει να μάθουμε γι 'αυτήν.
Για παράδειγμα, ένας προϋπολογισμός και οι φάσεις του, το προσωπικό ενός συγκεκριμένου τμήματος ή τμήματος, μια μελέτη άτυπων σχέσεων ή ορισμένα στοιχεία δαπανών. Εν ολίγοις, παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες για ανάλυση και λήψη αποφάσεων.
Πώς να φτιάξετε ένα αναλυτικό διάγραμμα ροής
Προκειμένου να εκτελεστεί αυτό και οποιοσδήποτε άλλος τύπος οργανόγραμμα, συνιστάται να ακολουθήσετε ορισμένα βήματα. Αλλά το πρώτο πράγμα είναι να γνωρίζουμε τι θέλουμε όταν αποφασίσουμε να το κάνουμε. Στη συνέχεια παρουσιάζουμε τις φάσεις για τη δημιουργία του.
- Πρώτα απ 'όλα, ως αναλυτική, πρέπει να γνωρίζουμε καλά την εταιρεία. Ποια είναι τα τμήματα ή οι περιοχές τους, πώς είναι οργανωμένα και ποιος εξαρτάται από ποιον. Ο στόχος είναι να αποφασίσουμε τι θέλουμε να δείξουμε, πώς γίνεται και ποιος το κάνει.
- Μόλις μάθουμε τι πρόκειται να συμπεριλάβουμε, το επόμενο βήμα θα είναι να επιλέξουμε πώς να το κάνουμε. Αυτό με τη σειρά του σχετίζεται με τους τύπους διαγραμμάτων οργάνωσης. Έτσι, θα πρέπει να επιλέξουμε μεταξύ ενός γενικού ή ενός συγκεκριμένου ή σε μια άλλη σειρά, λειτουργική ή ανά τμήμα.
- Ένα άλλο σημαντικό βήμα είναι πώς θα το εμφανίσουμε. Μπορεί να είναι κάθετη, οριζόντια, μικτή, μπλοκ ή κυκλική. Όλα θα εξαρτηθούν από τα δευτερεύοντα επίπεδα που έχετε ή από τον στόχο, έτσι ώστε να είναι εύκολο να ερμηνευθεί οπτικά.
- Τέλος, έχουμε διαφορετικά εργαλεία για να τα πραγματοποιήσουμε. Από ένα υπολογιστικό φύλλο και την επιλογή SmartArt, σε συγκεκριμένες εφαρμογές όπως το Cmap Cloud. Ο στόχος είναι να διευκολυνθεί η εργασία τη στιγμή της εκτέλεσης.
Ένα παράδειγμα, ένας προϋπολογισμός εξόδων
Ας δούμε ένα παράδειγμα. Ας φανταστούμε ότι θέλουμε να κάνουμε ένα αναλυτικό διάγραμμα ροής για τη διαδικασία που περιλαμβάνει προϋπολογισμό δαπανών στην εταιρεία μας. Η ιδέα είναι να συμπεριληφθούν οι φάσεις και εκείνοι που είναι υπεύθυνοι για καθένα από αυτά.
Βλέπουμε ότι αυτό απαιτεί μια σειρά βημάτων. Από την αρχή, με τη μελέτη των αναγκών, μέχρι το τέλος, με τη διόρθωση πιθανών αποκλίσεων. Μερικές φορές υπάρχουν στάδια στα οποία οι υπεύθυνοι είναι ίδιοι με τους προηγούμενους.
Εν ολίγοις, με έναν αναλυτικό οργανισμό, οι εργαζόμενοι και οι διευθυντές ξέρουν πάντα τι να κάνουν. Όλα είναι λεπτομερή και όλοι γνωρίζουν την ευθύνη τους και τι αναμένεται από τη δουλειά τους. Από την άλλη πλευρά, η δημιουργία μιας σειράς διαδικασιών ή πρωτοκόλλων στις διάφορες εργασίες που επιτρέπει καλύτερο έλεγχο της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητάς τους.