Το μνημόνιο είναι ένα έγγραφο στο οποίο δίδονται ενδείξεις ή πληροφορίες για ένα συγκεκριμένο θέμα με άμεσο και συνοπτικό τρόπο. Αυτό, στο πλαίσιο, για παράδειγμα, μιας επιχειρηματικής οργάνωσης.
Με άλλα λόγια, ένα μνημόνιο επιτρέπει στα μέλη ενός τμήματος, ή ολόκληρου του οργανισμού, να ενημερώνονται για ένα συγκεκριμένο θέμα, για παράδειγμα, ένα γεγονός που θα πραγματοποιηθεί τις επόμενες ημέρες ή μια απόφαση διαχείρισης. Είναι ένα μέσο εσωτερικής οργανωτικής επικοινωνίας.
Πρέπει να έχουμε κατά νου ότι το μνημόνιο είναι ένα επίσημο έγγραφο, επομένως η γλώσσα που χρησιμοποιείται στη γραφή του πρέπει επίσης να είναι επίσημη.
Η λέξη σημείωμα προέρχεται από το λατινικό ρήμα αναμνηστικά, που σημαίνει να θυμάσαι.
Ένα άλλο χαρακτηριστικό αυτού του τύπου εγγράφου είναι ότι είναι συνήθως αριθμημένο. Έτσι, λαμβάνετε έναν συγκεκριμένο κωδικό.
Το μνημόνιο, επιπλέον, είναι συνήθως ένας τρόπος μονόδρομης επικοινωνίας. Δηλαδή, αναφέρεται ένα γεγονός, αλλά δεν αναμένεται απάντηση, όπως συμβαίνει με ένα γράμμα, για παράδειγμα.
Αξίζει επίσης να αναφερθεί ότι μιλάμε για έναν τύπο εγγράφου που χρησιμοποιείται στον διπλωματικό τομέα, όπου κοινοποιείται κάποιο πολύ σημαντικό γεγονός. Ομοίως, ένα υπόμνημα ονομάζεται σημειωματάριο όπου ένα άτομο καταγράφει αυτό που πιστεύει ότι πρέπει να θυμάται στο εγγύς μέλλον.
Στοιχεία και μέρη ενός υπομνήματος
Τα στοιχεία ενός μνημονίου έχουν ως εξής:
- Τόπος και ημερομηνία έκδοσης.
- Όνομα (και τίτλος εργασίας, εάν ισχύει) του παραλήπτη ή του τμήματος ή της περιοχής στην οποία κατευθύνεται η επικοινωνία.
- Θέμα ή θέμα.
- Κύριο κείμενο.
- Λεπτομέρειες αποστολέα.
Θα πρέπει να σημειωθεί ότι στην κεφαλίδα συνιστάται να τοποθετήσετε το μνημόνιο λέξεων έτσι ώστε οι παραλήπτες να γνωρίζουν τι είδους έγγραφο έχουν λάβει.
Παράδειγμα υπομνήματος
México, D. F. 14 Δεκεμβρίου 2020
Μνημόνιο αρ. 5961
Προς: Συντάκτες του τμήματος Οικονομικών.
Θέμα: Εκπαιδευτικό μάθημα.
Όλοι οι συντάκτες του τμήματος Economy καλούνται να εκπαιδευτούν σε νέα εργαλεία ψηφιακού μάρκετινγκ και SEO που θα πραγματοποιηθούν στις 16 Δεκεμβρίου στην αίθουσα συνεδριάσεων μεταξύ 03:00 και 04:00 μ.μ.
Η παρακολούθηση είναι υποχρεωτική. Εάν ο συντάκτης έχει προγραμματίσει συνέντευξη ή συνέδριο, συντονιστείτε με τον συντάκτη της ενότητας για να προγραμματίσετε την εκπαίδευσή σας αργότερα.
Με εκτιμιση,
Eduardo Camacho.
Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού.