Ένα διάγραμμα ροής ή ένα διάγραμμα ροής αποτελείται από ένα σχήμα ή γράφημα που αντιπροσωπεύει μια σειρά διαδικασιών ή μια ομάδα δραστηριοτήτων μέσω συμβόλων.
Επομένως, η κύρια χρησιμότητα ενός διαγράμματος ροής είναι ότι δείχνει με μια ματιά μια διαδικασία που μπορεί να είναι περίπλοκη.
Με αυτόν τον τρόπο, κάθε άτομο που εμπλέκεται σε αυτό ξέρει ποια είναι η δουλειά του. Με αυτό, είναι δυνατή η αύξηση της αποτελεσματικότητας και η μείωση πιθανών συμβάντων.
Πλεονεκτήματα του διαγράμματος ροής
Υπάρχουν ορισμένα πλεονεκτήματα σε αυτόν τον τύπο διαγράμματος, τα οποία είναι τα ακόλουθα:
- Πρώτα απ 'όλα, απλότητα. Σε μία εικόνα θα έχουμε αρκετές πληροφορίες για να γνωρίζουμε τι πρέπει να κάνουμε και να λάβουμε αποφάσεις σχετικά με αυτό.
- Δεύτερον, μας επιτρέπει να γνωρίζουμε εκείνα τα σημεία όπου μπορεί να υπάρχει πρόβλημα και μπορούμε να κάνουμε εκ των υστέρων τις αντίστοιχες βελτιώσεις και να τις εφαρμόσουμε.
- Τρίτον, διευκολύνει τις προσωπικές σχέσεις μεταξύ των εμπλεκόμενων ατόμων. Για το λόγο αυτό, στην ομαδική εργασία (συμπεριλαμβανομένων των εικονικών) είναι εξαιρετικά χρήσιμο. Κάθε μέρος είναι ξεκάθαρο για το ρόλο του στη διαδικασία.
- Τέταρτον και τελευταίο, αυτός ο τρόπος αναπαράστασης των διαδικασιών διευκολύνει την κατανόηση των διαφορετικών πρωτοκόλλων που εφαρμόζονται στην εταιρεία.
Πώς να φτιάξετε ένα διάγραμμα ροής
Όταν επιδιώκουμε απλότητα και σαφήνεια, δεν μπορούμε να είμαστε πολύ περίπλοκοι. Μερικές φορές, βρίσκουμε διαγράμματα αυτού του τύπου που αντί να διευκρινίζουν ότι συγχέουν. Επομένως, είναι βολικό να ληφθούν υπόψη ορισμένες βασικές συστάσεις:
- Να σχεδιάσουν. Όλο το μέρος ενός σχεδίου. Επομένως, για να δημιουργήσουμε μια εικόνα μιας διαδικασίας πρέπει να είμαστε σαφείς σχετικά με τα βήματα που πρόκειται να ληφθούν. Πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο λεπτομερής και καλύτερα εάν είναι γραμμένη.
- Επιλέγω. Μόλις είμαστε ξεκάθαροι για το πού θέλουμε να πάμε, πρέπει να επιλέξουμε το μονοπάτι. Για να το κάνουμε αυτό, αποφασίζουμε πώς θα το αντιπροσωπεύσουμε, με ποια χρώματα, σχήματα ή σχέδια. Επειδή δεν πρέπει να είναι απλό, είναι επίσης σημαντικό να είναι ελκυστικό για τα μάτια.
- Τρέξιμο. Αυτό το βήμα είναι, ίσως, το πιο σχετικό. Πρέπει να το δημιουργήσουμε και να το κάνουμε με λογική. Το παράδειγμα που θα δούμε στο τέλος είναι μια απλή περίπτωση, αλλά οι πραγματικές διαδικασίες μπορεί να είναι πολύ περίπλοκες.
- Ελέγξτε και βελτιώστε. Όπως όλα στη ζωή, ένα διάγραμμα ροής μπορεί επίσης να βελτιωθεί. Επομένως, πριν από τη δημοσίευσή του στην εταιρεία, συνιστάται να ακούσετε τη δεύτερη και τρίτη γνώμη. Επιπλέον, μόλις ξεκινήσει, θα πρέπει να γίνουν βελτιώσεις.
Παράδειγμα διαγράμματος ροής
Ας φανταστούμε ένα τμήμα συντήρησης που δημιουργεί ένα διάγραμμα ροής για να ξέρει τι να κάνει σε περίπτωση ηλεκτρικού συμβάντος.
Η εταιρεία διαθέτει δύο φάσεις ασφαλείας που πρέπει να ελεγχθούν για την αποκατάσταση βλαβών. Φυσικά, είναι ένα απλό παράδειγμα για να δείξουμε πώς λειτουργεί. Το σχήμα θα ήταν κάπως έτσι:
Μπορούμε να δούμε ότι τα πλεονεκτήματα ενός διαγράμματος ροής είναι σαφή. Είναι εύκολο να κατανοηθεί, μας επιτρέπει να γνωρίζουμε πώς να ενεργούμε ανά πάσα στιγμή και, αν προσθέσουμε τα ονόματα των υπευθύνων, και ποιοι πρέπει να κάνουν τι.