Διοικητικό αρχείο - Τι είναι, ορισμός και έννοια

Μια διοικητική πράξη είναι ένα έγγραφο που εκδίδεται από μια εταιρεία που στοχεύει στην ενημέρωση ενός από τους υπαλλήλους της για έλλειψη ή μη συμμόρφωση με επίσημο τρόπο και ως ένα προηγούμενο βήμα για μελλοντικές ενέργειες.

Οι εταιρείες εκδίδουν διοικητική πράξη ως μέσο κύρωσης, επίπληξης ή προειδοποίησης προς έναν υπάλληλο για διάφορους λόγους. Αυτά δικαιολογούνται συνήθως σε εσωτερικούς κώδικες ή στην ισχύουσα νομοθεσία.

Συχνά αυτοί οι τύποι σημείων ανταποκρίνονται σε κακή πρακτική εκ μέρους του επαγγελματία, συμπεριφορά που δεν είναι σύμφωνη με το νόμο ή παραβίαση του καθεστώτος ή του κώδικα συμπεριφοράς που έχει θεσπίσει ο οργανισμός.

Αυτός ο τύπος εγγράφου είναι επίσης, σε πολλές περιπτώσεις, προϋπόθεση για την εκπλήρωση κατά τη λήψη νομικής δράσης κατά εργαζομένου ή την απόλυση με τον κατάλληλο τρόπο και σύμφωνα με τους κανονισμούς εργασίας.

Χαρακτηριστικά μιας διαχειριστικής εγγραφής

Τα διοικητικά αρχεία έχουν μια σειρά χαρακτηριστικών και απαιτήσεων που τα καθιστούν ως αξιόπιστα στοιχεία μιας παράτυπης κατάστασης ενός εργαζομένου:

• Έχει νομική αξία. Αυτοί οι τύποι προειδοποιήσεων από μια εταιρεία ισχύουν ως αποδεικτικά στοιχεία στο δίκη εργασιακού χαρακτήρα, αναφέροντας λεπτομερώς απουσίες από τον εργαζόμενο.
• Δείχνουν λεπτομερώς τον λόγο της κύρωσης και τον αντιπαραβάλλουν με τους κανονισμούς εργασίας που ισχύουν στην επικράτεια στην οποία λειτουργεί η εταιρεία και αυτό επηρεάζει τα εν λόγω γεγονότα.
• Η πιθανή παραβίαση πρέπει να είναι συγκεκριμένη. Επομένως, πρέπει να υποδείξετε τον σκοπό της ειδοποίησης, καθώς και την ημερομηνία που έγινε.
• Εάν υπάρχει προσωπικό που παρακολουθεί την καταγγελθείσα πράξη, πρέπει να αναφέρεται. Στις περισσότερες περιπτώσεις, λαμβάνεται υπόψη ο ρόλος του υπόλοιπου προσωπικού, καθώς και οι άμεσες εποπτικές αρχές του επαγγελματία.
• Ένας σημαντικός ρόλος με αυτήν την έννοια είναι αυτός της τεχνολογίας παρακολούθησης βίντεο, του ελέγχου της πρόσβασης σε σταθμούς εργασίας ή του λογισμικού που χρησιμοποιείται από την εταιρεία, τα οποία λειτουργούν ως όργανα παρακολούθησης των ενεργειών των εργαζομένων και μπορούν να χρησιμεύσουν ως αποδεδειγμένη απόδειξη της πιθανής αμέλειας τους.
• Εκτός από την αναφορά συγκεκριμένων συμβάντων, πρέπει να αναφέρετε τις πιθανές συνέπειες της κύρωσης. Δηλαδή, αν συμβαδίζει με χρηματικά πρόστιμα ή αν είναι ένα προκαταρκτικό βήμα για αποφάσεις μεγαλύτερης σημασίας, όπως μια επικείμενη απόλυση

Πέρα από την επιβλητική φύση του εγγράφου, μια διοικητική πράξη δίνει τη δυνατότητα στο άτομο που ειδοποιείται να δείξει τους ισχυρισμούς ή τις ενδείξεις του σχετικά με αυτό εντός συγκεκριμένης περιόδου.

Κύριες αιτίες για τη σύνταξη μιας διοικητικής πράξης

Οι περισσότερες διοικητικές πράξεις ανταποκρίνονται σε αποτυχίες ή παραβάσεις που απορρέουν από τον κώδικα συμπεριφοράς που μπορεί να έχει δημιουργήσει μια εταιρεία.

Λαμβάνονται επίσης υπόψη όλοι οι τύποι εγκλημάτων ή παραβάσεων που διέπονται από τη νομοθεσία της περιοχής στην οποία ασκεί την οικονομική της δραστηριότητα.

Έτσι, οι κύριες αιτίες ομαδοποιούνται στους ακόλουθους τύπους:

• Αδικαιολόγητη απουσία εργασίας ή μη συμμόρφωση με τις ώρες εργασίας που έχουν υπογραφεί στη σύμβαση εργασίας μεταξύ της εταιρείας και του εργαζομένου.
• Ενέργειες κατά της δημόσιας υγείας ή βλάβες που σχετίζονται με την υγιεινή και την ασφάλεια στις εγκαταστάσεις.
• Ακατάλληλη ή ασεβής συμπεριφορά συναδέλφων ή / και εποπτών στο εργασιακό περιβάλλον.
• Βίαιες πράξεις ή πράξεις που οφείλονται στην κατανάλωση αλκοόλ ή ναρκωτικών στο εργασιακό περιβάλλον.
• Ανεύθυνη χρήση των στοιχείων των παγίων στοιχείων της εταιρείας ή της αδικαιολόγητης επιδείνωσης των πόρων της εταιρείας.

Τα τελευταία χρόνια, η εμφάνιση νέων τεχνολογιών και η προσαρμογή των εταιρειών στο ψηφιακό περιβάλλον έχουν παρακινήσει την ανάπτυξη νέων εργασιακών συμπεριφορών.

Σε συνδυασμό με αυτό, έχουν προκύψει νέες αξιόποινες ψηφιακές συμπεριφορές. Σε αυτά περιλαμβάνονται η εικονική παρενόχληση συναδέλφων, η χρήση εξοπλισμού υπολογιστών για ενέργειες εκτός εργασίας και πολλά άλλα ψηφιακά εγκλήματα.