Το τμήμα είναι μια διαδικασία με την οποία η εργασία χωρίζεται σε έναν οργανισμό. Σύμφωνα με τις δραστηριότητες ή τις συναρτήσεις που είναι παρόμοιες και που σχετίζονται λογικά.
Το πιο σημαντικό είναι ότι η τμηματοποίηση επιτρέπει το διαχωρισμό και την ομαδοποίηση των λειτουργιών της εταιρείας μέσω του καταμερισμού της εργασίας. Έτσι, όλες οι εργασίες οργανώνονται λογικά και ταυτόχρονα όλες αυτές που έχουν ορισμένες ομοιότητες μπορούν να ομαδοποιηθούν. Όλα αυτά δημιουργούν τη διαδικασία εξειδίκευσης και συμβάλλουν στη βελτίωση των επιπέδων παραγωγικότητας.
Στην πραγματικότητα, η ομαδοποίηση μπορεί να γίνει από διάφορους παράγοντες. Αυτές μπορεί να είναι συναρτήσεις, δραστηριότητες, προϊόντα, πελάτες και διαδικασίες που είναι παρόμοιες στον οργανισμό. Ο διαχωρισμός σε τμήματα επιτρέπει τη διαχείριση τους πιο αποτελεσματικά και εύκολα.
Τι είναι το τμήμα;
Πράγματι, ένα τμήμα είναι καθένα από τα μέρη στα οποία διαιρείται μια εταιρεία. Αυτή η διαίρεση μπορεί να είναι από συναρτήσεις, από πελάτες, από προϊόντα, από διαδικασίες, από γεωγραφική θέση, ανά έργο και μήτρα.
Επομένως, ένα τμήμα είναι μια περιοχή ή μια υποδιαίρεση που διαχειρίζεται ένας διευθυντής, διευθυντής, αφεντικό ή επόπτης. Αυτός ο διαχειριστής αναλαμβάνει την εξουσία σε αυτόν τον συγκεκριμένο τομέα του οργανισμού, επιτυγχάνοντας εξειδίκευση στην εργασία. Με την εξειδίκευση της εργασίας αυξάνεται το επίπεδο αποτελεσματικότητας της επιχείρησης.
Οι πιο συνηθισμένοι τύποι τμηματοποίησης
Οι πιο συνηθισμένοι τρόποι για την ενοποίηση μιας εταιρείας είναι:
1. Τμηματοποίηση ανά λειτουργίες
Με απλά λόγια, αυτός ο τύπος τμηματοποίησης ομαδοποιεί τα καθήκοντα και τις δραστηριότητες μιας εταιρείας σύμφωνα με τις κύριες λειτουργίες που αναπτύσσονται. Τα τμήματα κατά λειτουργίες μπορούν να είναι η παραγωγή, το ανθρώπινο δυναμικό, η χρηματοδότηση, το μάρκετινγκ και οι πωλήσεις, μεταξύ των πιο σημαντικών.
Αναμφίβολα, αυτή η τμηματοποίηση επιτρέπει την εκπαίδευση του προσωπικού να είναι απλούστερη. Η εξειδίκευση εργασίας επιτυγχάνεται και η διαδικασία ελέγχου είναι ευκολότερη. Για τον ίδιο λόγο, η απόδοση μεγιστοποιείται.
2. Διανομή από πελάτες
Είναι λογικό ότι αυτός ο τύπος τμηματοποίησης χωρίζει την εταιρεία σε τομείς των οποίων ο κύριος στόχος είναι η εξυπηρέτηση διαφορετικών τύπων πελατών. Τα χαρακτηριστικά των πελατών που πρέπει να ληφθούν υπόψη είναι η ηλικία, το φύλο, η κοινωνικοοικονομική κατάσταση και ο τύπος κατανάλωσής τους.
Φυσικά, αυτή η μορφή τμηματοποίησης χρησιμοποιείται ευρέως σε εμπορικές εταιρείες ή αποθήκες που εξυπηρετούν μια μεγάλη ποικιλία πελατών. Αυτή η μορφή οργάνωσης επιτρέπει την καλύτερη εξυπηρέτηση κάθε τύπου συγκεκριμένου πελάτη.
3. Τμηματοποίηση ανά προϊόντα
Τώρα, αυτός ο τύπος τμηματοποίησης ομαδοποιεί τις εργασίες που υποστηρίζονται από τα διάφορα αγαθά και υπηρεσίες που προσφέρει η εταιρεία στην αγορά. Καθώς ο καταμερισμός εργασίας εφαρμόζεται με βάση τα διάφορα προϊόντα που πωλεί η εταιρεία, εστιάζει περισσότερο στα αποτελέσματα.
Γενικά, χρησιμοποιείται από εταιρείες που έχουν πολλές διαφορετικές σειρές και σειρές προϊόντων, οπότε η γνώση κάθε προϊόντος πρέπει να είναι εξαιρετικά εξειδικευμένη.
4. Τμηματοποίηση των διαδικασιών
Από την πλευρά της, η τμηματοποίηση μέσω διαδικασιών συνδέει δραστηριότητες με βάση τα στάδια ή τις φάσεις στις οποίες πραγματοποιείται μια διαδικασία παραγωγής. Με την εξειδίκευση σε κάθε φάση της διαδικασίας, επιτυγχάνεται εξοικονόμηση χρόνου και αυξημένη απόδοση.
Χρησιμοποιείται ευρέως από μεταποιητικές και βιομηχανικές εταιρείες όπου απαιτείται να ακολουθεί μια λογική ακολουθία διαδικασιών παραγωγής που μπορεί να είναι περίπλοκες.
5. Τμηματοποίηση ανά γεωγραφική περιοχή
Πρέπει να υποτεθεί ότι η κατανομή κατά γεωγραφική περιοχή απαιτεί την ομαδοποίηση δραστηριοτήτων ανάλογα με την τοποθεσία του τόπου όπου θα εκτελεστεί η εργασία.
Μπορεί επίσης να είναι ανάλογα με την περιοχή της αγοράς που πρέπει να εξυπηρετεί η εταιρεία. Χρησιμοποιείται ευρέως από εταιρείες που εξυπηρετούν και εξυπηρετούν μεγάλες γεωγραφικές περιοχές.
Τύποι τμηματοποίησηςΣτόχοι της ενοποίησης
Μεταξύ των πιο σημαντικών στόχων που ελπίζει να επιτύχει η υπηρεσία, βρίσκουμε:
- Καλύτερη κατανόηση και εφαρμογή της κατανομής καθηκόντων και λειτουργιών σε μια εταιρεία.
- Επίτευξη μεγαλύτερης αποτελεσματικότητας των εργαζομένων αναθέτοντας συγκεκριμένες και εξειδικευμένες εργασίες σε κάθε εργαζόμενο.
- Αξιοποιήστε στο έπακρο τη διαδικασία εξειδίκευσης εργασίας. Αύξηση της συσσωρευμένης εμπειρίας των εργαζομένων και των δεξιοτήτων τους. Αυτό βελτιώνει την ποιότητα της εργασίας.
- Βελτιώστε την επιλογή ατόμων σε κάθε εργασία.
- Κάντε τη διαδικασία ελέγχου και εποπτείας ευκολότερη για τους επικεφαλής κάθε τμήματος.
Πλεονεκτήματα της τμηματοποίησης
Μερικά από τα κύρια πλεονεκτήματα που μπορούν να αποκτήσουν οι εταιρείες που εφαρμόζουν τη δομή τμηματοποίησης είναι:
- Η εταιρεία είναι δομημένη με βάση την εξειδίκευση στην εργασία.
- Η δομή του τμήματος είναι η λογική αναπαράσταση της οργάνωσης της εταιρείας.
- Αυξάνει την αποτελεσματικότητα στις εργασίες, επιτρέποντας στην ομάδα εργασίας να κατανοήσει καλύτερα τις λειτουργίες της.
- Επιτρέπει καλύτερη οργάνωση της δομής της εταιρείας και αποτελεσματικότερο έλεγχο.
Μειονεκτήματα της τμηματοποίησης
Τα πιο σημαντικά μειονεκτήματα της τμηματοποίησης είναι:
- Ο καταμερισμός της εργασίας μπορεί να αποτελέσει εμπόδιο για τη συνεργασία μεταξύ διαφορετικών τμημάτων.
- Μπορεί να επηρεάσει το εύρος των γενικών στόχων της εταιρείας, λόγω της υπερβολικής εξειδίκευσης κάθε τομέα.
- Οι αλλαγές στον οργανισμό μπορεί να είναι επικίνδυνες για την εταιρεία, επειδή οι διαδικασίες προσαρμογής μπορεί να είναι πολύ αργές.
Τέλος, μπορούμε να πούμε ότι η ενοποίηση είναι ο τρόπος με τον οποίο μπορούν να διαιρεθούν οι λειτουργίες μιας εταιρείας. Επιπλέον, ο τμηματοποίηση ομαδοποιεί παρόμοιες λειτουργίες, για να εκμεταλλευτεί καλύτερα τον καταμερισμό εργασίας και την εξειδίκευση. Με μεγαλύτερη εξειδίκευση, τα επίπεδα παραγωγικότητας και παραγωγικής αποτελεσματικότητας των οργανισμών βελτιώνονται.