Η διαδικασία ελέγχου είναι ένα σύνολο τεχνικών και πρακτικών που πραγματοποιούνται από κοινού κατά την αξιολόγηση και τη μέτρηση σε βάθος των πλεονεκτημάτων και των αδυναμιών μιας εταιρείας ή ενός οργανισμού.
Με τη διεξαγωγή μιας διαδικασίας ελέγχου, οι εταιρείες και τα ιδρύματα μπορούν να λάβουν απαντήσεις σχετικά με τα δικά τους χαρακτηριστικά και αυτά τα σημεία για βελτίωση στη δραστηριότητά τους.
Μέσω μιας συγκεκριμένης μεθοδολογίας, ένας ελεγκτής ερευνά και επαληθεύει τα βασικά σημεία ανάλογα με τη φύση της εργασίας τους. Είναι δυνατή η διενέργεια ελέγχων που επικεντρώνονται σε διαφορετικές πτυχές, όπως η λογιστική ή η διαχείριση, μεταξύ άλλων.
Οποιαδήποτε διαδικασία αυτού του τύπου, ανεξάρτητα από την εν λόγω πρωτοβουλία, πρέπει να μοιραστεί μια σειρά από στάδια που πρέπει να ακολουθήσουν.
Δηλαδή, υπάρχουν κοινά στοιχεία μελέτης που αποτελούν το βασικό σχήμα ελέγχου.
Από την άλλη πλευρά, υπάρχει μια μεγάλη πηγή κριτηρίων αξιολόγησης στην επιχειρηματική και οικονομική θεωρία. Με τον ίδιο τρόπο, ένα συγκεκριμένο μέρος της ελεγκτικής πρακτικής συγκεντρώνεται σε διεθνή πρότυπα αναφοράς και ισχύει για τα εποπτικά ιδρύματα κάθε περιοχής.
Φύση της διαδικασίας ελέγχου
Οποιαδήποτε μεθοδολογία αφιερωμένη στον έλεγχο βασίζεται στην κύρια ιδέα της διεξοδικής παρακολούθησης του οργανισμού. Ωστόσο, μελετά επίσης τη λειτουργία της για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο και την έκφραση των συμπερασμάτων της σε μια έκθεση ελέγχου στο τέλος της διαδικασίας.
Προκειμένου να επιτευχθούν αυτά τα βήματα, ο επαγγελματίας ελεγκτής θα καθορίσει μια σειρά συγκεκριμένων φάσεων για την εφαρμογή των αρχικών μηχανισμών παρατήρησης. Μόλις ολοκληρωθεί, θα ξεκινήσει με το ερμηνευτικό του έργο για τα αποτελέσματα που έχουν επιτευχθεί και, τέλος, μια προετοιμασία μεταγενέστερων συμπερασμάτων.
Στάδια συστατικών της διαδικασίας ελέγχου
Το έργο ελέγχου μοιράζεται μια σειρά τυποποιημένων βημάτων στις περισσότερες περιπτώσεις, που συνοψίζονται στα ακόλουθα σημεία:
- Προωθητικός προγραμματισμός: Κυμαίνεται από προηγούμενες συναντήσεις με τους επαγγελματίες της διοίκησης του οργανισμού που πρέπει να ελεγχθούν έως την απόκτηση μελετών και αποθεμάτων. Για παράδειγμα, υλικοτεχνικά μέσα, προηγούμενη ανάλυση SWOT, γνώση του τομέα στον οποίο δραστηριοποιείται, μεταξύ άλλων. Ταυτόχρονα, δημιουργείται ένα ημερολόγιο που καθορίζει τις προθεσμίες για τον έλεγχο και κάθε στάδιο.
- Διεξαγωγή εργασιών έρευνας και παρατήρησης: Σε ένα κλίμα συνεχούς επικοινωνίας και συνεργασίας με την ελεγχόμενη οντότητα, ο ελεγκτής ελέγχει την τεκμηρίωση, τους δείκτες παραγωγής και την εξέλιξη της εταιρείας ή του ιδρύματος στο πλαίσιο της συνήθους δραστηριότητάς της.
- Επαλήθευση και αντίθεση των δεδομένων που λαμβάνονται: Ένας επαγγελματίας ελεγκτής πρέπει να προσαρμόσει τη λειτουργία που παρατηρείται στο κανονιστικό πλαίσιο στο οποίο βρίσκεται ο οργανισμός. Εάν υπάρχουν ασυνεπή σημεία, πρέπει να τα επισημάνετε και να προτείνετε επίσημα λύσεις για την εξαφάνισή τους και να διασφαλίσετε τη σωστή λειτουργία βάσει του νόμου.
- Δημοσίευση συμπερασμάτων και δράσεων που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη μέσω έκθεσης ελέγχουΠέρα από την παροχή νομικής εγκυρότητας στην οργανωτική λειτουργία, μια τελική έκθεση πρέπει να επισημαίνει θετικά και αρνητικά σημεία. Αυτές οι πληροφορίες πρέπει να είναι χρήσιμες και έγκυρες για την εταιρεία έναντι τρίτων.
Συνήθως προστίθεται ένα σύντομο χρονικό διάστημα στα βήματα που περιγράφονται στα οποία τα συμπεράσματα που προκύπτουν από τη διαδικασία πρέπει να κοινοποιούνται δεόντως.
Υπό αυτήν την έννοια, θα μιλούσαμε για τις συνέπειες για τους δημόσιους αξιολογητές και ακόμη και τους ιδιοκτήτες εταιρειών, όπως στην περίπτωση των συνεδριάσεων των μετόχων.