Ο μηδενικός προϋπολογισμός είναι ένα έγγραφο που αντικατοπτρίζει πόσα και πού κατανέμονται οι πόροι μιας εταιρείας, με στόχο την επίτευξη περισσότερης κερδοφορίας και αποτελεσματικότητας με ανακατανομή στοιχείων δαπανών.
Με άλλα λόγια, ο μηδενικός προϋπολογισμός υπερβαίνει τον κανονικό προϋπολογισμό ή μια τυπική έκθεση.
Είναι μια οικονομική και λογιστική τεχνική που μας επιτρέπει να εντοπίσουμε αναποτελεσματικά και ακόμη και άχρηστα έξοδα. Ξεκινώντας από αυτή τη βάση, ο στόχος είναι να προωθήσουμε τα στοιχεία δαπανών που έχουν μεγαλύτερο θετικό αντίκτυπο για την εταιρεία. Πως? Η μείωση ή η εξαφάνιση αυτών που δεν αξίζουν τον κόπο.
Ένα κοινό παράδειγμα είναι όταν διπλασιάζονται παρόμοια έξοδα. Θα μπορούσε να συμβαίνει ότι μια εταιρεία είχε συνάψει δύο ταυτόχρονες γραμμές διαδικτύου από διαφορετικούς παρόχους. Σε αυτό το σενάριο, θα πρέπει να εξετάσουμε το ενδεχόμενο να εξαλείψουμε έναν από τους δύο παρόχους και να διατηρήσουμε αυτόν που μας παρέχει την ίδια υπηρεσία στη χαμηλότερη τιμή.
Στάδια μηδενικού προϋπολογισμού
Κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας του μηδενικού προϋπολογισμού, πρέπει να ακολουθηθεί μια σειρά από βήματα, έτσι ώστε το αποτέλεσμα να είναι αυτό που πραγματικά περιμένουμε. Αυτός ο προϋπολογισμός αναμένεται να μεταμορφώσει την εταιρεία γενικά. Αυτό, δεδομένου ότι η ανακατανομή των δαπανών θα επηρεάσει όλα τα επίπεδα και τα τμήματα αυτού.
Στη συνέχεια, η διαδικασία δημιουργίας μηδενικού προϋπολογισμού θα γίνει ως εξής:
Με αυτόν τον τρόπο, με βάση αυτά τα πέντε στάδια, μπορεί να γίνει μια αλλαγή σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού με πρακτικά περιεκτικό τρόπο.
- Καθορισμός πρωταρχικού στόχου: Σχετικά με το να είμαστε ξεκάθαροι πριν αρχίσουμε να αναπτύσσουμε το έργο, ο προϋπολογισμός με μηδενικό τρόπο υποθέτει τι θέλουμε να επιτύχουμε ή να βελτιώσουμε στην εταιρεία μας. Ένα παράδειγμα εμφανίζεται όταν ο στόχος είναι η μείωση των εξόδων για την αντιστάθμιση μιας συγκεκριμένης χαμηλής φάσης εισοδήματος της εταιρείας. Αυτό συμβαίνει εάν η εταιρεία διαθέτει μια επιχείρηση που λειτουργεί καλύτερα σε ορισμένες εποχές του έτους. Ένα καλό παράδειγμα αυτού είναι τα θεματικά πάρκα το καλοκαίρι και το χειμώνα.
- Ορισμός των επιπέδων αποφάσεων: Αυτή η φάση είναι υπεύθυνη για τον καθορισμό των επιπέδων ελέγχου που καθορίζονται μεταξύ των διαφόρων γραμμών εντολών της εταιρείας. Γι 'αυτό, το βέλτιστο πράγμα είναι να έχουμε λίγες γραμμές αλλά με μεγάλη ευχέρεια επικοινωνίας και παρουσία στην οποία σχεδόν όλα τα επίπεδα μπορούν να αισθάνονται ταυτοποιημένα. Ένα παράδειγμα είναι η περίπτωση της μεγάλης εταιρείας που χωρίζεται σε πολλά τμήματα. Προκειμένου να υπάρχει καλή επικοινωνία μεταξύ τους και να κινηθεί προς την ίδια κατεύθυνση, οι εντολές των τμημάτων μαζί με τις γενικές εντολές της εταιρείας πρέπει να είναι καλά καθορισμένες. Έτσι, προβλήματα που μπορεί να υπάρχουν σε διάφορα τμήματα, για παράδειγμα, θα μπορούσαν να εντοπιστούν και να αναλυθούν.
- Ανάπτυξη στρατηγικών αποφάσεωνΜε βάση έναν ή περισσότερους καθορισμένους στόχους και αποτελεσματικά επίπεδα αποφάσεων, θα προχωρήσουμε στην εφαρμογή της στρατηγικής που μας επιτρέπει να επιτύχουμε τους στόχους σε όλα τα επίπεδα. Ένα παράδειγμα είναι οι ελάχιστοι στόχοι που καθορίζονται στις συμβάσεις εργασίας που αμείβονται με μεταβλητό τρόπο ανάλογα με τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που πωλούνται.
- Εκτέλεση στρατηγικών: Εκεί ξεκινά η στρατηγική που αναπτύχθηκε σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού για την επίτευξη των καθορισμένων στόχων. Σε αυτή τη φάση, δοκιμάζονται οι στόχοι και η νέα πραγματικότητα της εταιρείας και γίνονται ορισμένες αλλαγές για τη βελτίωση της διαδικασίας. Ορισμένες περιπτώσεις που μπορούν να χρησιμεύσουν ως παράδειγμα είναι όταν μια μέση διοίκηση θεωρεί ότι οι στόχοι είναι πάνω ή κάτω από τις δυνατότητες του υπευθύνου προσωπικού της. Κατά συνέπεια, το ελάχιστο φορτίο που θα επιτευχθεί θα μειωθεί ή θα αυξηθεί.
- Ανασκόπηση διαδικασίας: Σε αυτό το τελικό στάδιο της διαδικασίας, ελέγχεται εάν πληρούνται οι στόχοι, οι προθεσμίες και ο τρόπος με τον οποίο αναπτύχθηκε η στρατηγική. Με αυτό θέλουν να εντοπίσουν, για παράδειγμα, κακίες που μπορεί να προκύψουν. Μία κάπως συχνή περίπτωση είναι η συσσώρευση ορισμένων γενικών εξόδων χωρίς να προσδιορίζεται η συγκεκριμένη χρησιμότητα ή προορισμός τους. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να αντιμετωπιστεί από την απόκτηση καφέ για υπαλλήλους, έως τα άτομα για το γραφείο. Ο καθορισμός αυτών των εξόδων μας επιτρέπει να αναλύσουμε τις ανάγκες της εταιρείας και πώς θα μπορούσε να βελτιωθεί η διαδικασία.
Έτσι, αν και η διαδικασία έχει πέντε στάδια και καθένα από αυτά απαιτεί το προηγούμενο που προηγείται, ανάλογα με το επιχειρηματικό μοντέλο και την ανάγκη του, θα μπορούσε να προσαρμοστεί με ακόμη περισσότερα στάδια.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα του μηδενικού προϋπολογισμού
Δεδομένου ότι ο μηδενικός προϋπολογισμός απαιτεί πολλή δουλειά και επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο γίνονται τα πράγματα στην εταιρεία, τα ακόλουθα πρόκειται να αποκαλύψουν τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες που μπορεί να συνεπάγεται η εφαρμογή και η εφαρμογή του:
Λαμβάνοντας υπόψη ότι τα πλεονεκτήματα υπερτερούν των μειονεκτημάτων μόνο κάνοντας τη διαδικασία σωστά, είναι επικερδές σε όλα τα επίπεδα να υιοθετηθεί ένας μηδενικός προϋπολογισμός.
Με άλλα λόγια, ολοκληρώνοντας με επιτυχία κάθε ένα από τα στάδια της διαδικασίας, η εταιρεία πηγαίνει από μια κατάσταση ορισμένης αναποτελεσματικότητας και αβεβαιότητας, στον καθορισμό ορισμένων στόχων, ενός περιορισμένου προϋπολογισμού και μιας ανακατανομής πόρων. Αυτό θα κάνει την εταιρεία πιο βιώσιμη από οικονομική άποψη.
Παραδείγματα προϋπολογισμού μηδενικής βάσης
Οι καταστάσεις στις οποίες η πραγματοποίηση ενός μηδενικού προϋπολογισμού οδήγησε στον εντοπισμό ορισμένων ανισορροπιών ή προβλημάτων σε μια εταιρεία θα εξηγηθούν παρακάτω:
- Επικάλυψη δαπανών: Προσδιορίστε τα διπλά έξοδα, δηλαδή, παρέχουν την ίδια υπηρεσία και μία εταιρεία που την παρέχει χρήσιμη για εμάς. Παραδείγματα είναι η τηλεφωνία, οι συνδρομές παρόμοιου λογισμικού, η αγορά προϊόντων ίδιας φύσης κ.λπ.
- Προσδιορισμός περιττών ή περιττών δαπανών: Κατά τη διαδικασία μηδενικού προϋπολογισμού, ενδέχεται να βρούμε στοιχεία δαπανών που δεν έχουν νόημα. Παραδείγματα είναι τα έξοδα αποζημιώσεων για εργαζομένους χωρίς να ταξιδεύουν οπουδήποτε.
- Πρόβλεψη δαπανών: Προσπαθούμε να ξοδεύουμε σύμφωνα με τις ανάγκες της εταιρείας, χωρίς υπερβολές. Αυτό συμβαίνει, για παράδειγμα, σε εποχιακές επιχειρήσεις που πρέπει να προσαρμόσουν την κατανομή των πόρων σύμφωνα με τη θερινή περίοδο. Ένα παράδειγμα είναι ότι για ένα εστιατόριο, η αγορά παγωτού θα γίνει σε μεγαλύτερο βαθμό το καλοκαίρι από ό, τι το χειμώνα.
- Κατανομή δαπανών σύμφωνα με αναλογίες: Παρόλο που όλα τα τμήματα μπορούν να έχουν τη δική τους συγκεκριμένη κατανομή, το τμήμα που έχει την υψηλότερη απόδοση επένδυσης σε ό, τι επενδύεται σε αυτό, θα είναι το πιο κερδοφόρο για την αύξηση της επένδυσης σε αυτό. Ένα τμήμα που βασίζεται σε μεγάλο βαθμό σε αυτόν τον τύπο οράματος είναι το τμήμα μάρκετινγκ.
Αυτές είναι μερικές από τις καταστάσεις που μπορούν να βρεθούν σε εταιρείες. Ανάλογα με τον τομέα, το μέγεθος και το επιχειρηματικό μοντέλο του οργανισμού, ένα ή άλλα σημεία βελτίωσης ή διόρθωσης θα τείνουν να βρεθούν κατά την προετοιμασία του μηδενικού προϋπολογισμού.
Προεπιλεγμένο κόστος
