Επίσημη οργάνωση - Τι είναι, ορισμός και έννοια

Η επίσημη οργάνωση είναι αυτή που έχει προγραμματιστεί και καθορίζει ένα σύνολο κανόνων, δομών και διαδικασιών που επιτρέπουν την παραγγελία των δραστηριοτήτων του οργανισμού.

Η επίσημη οργάνωση βασίζεται στον καταμερισμό της εργασίας, στον ορισμό των διαφορετικών επιπέδων εξουσίας και στη δημιουργία διαύλων επικοινωνίας μεταξύ των εργαζομένων.

Η δομή και οι οδηγίες του προγραμματίζονται από τους διαχειριστές του οργανισμού και συνήθως αντικατοπτρίζονται σε έγγραφα, πρότυπα, διαδικασίες και οργανόγραμμα.

Οι σχέσεις εκτός της επίσημης οργάνωσης θεωρούνται άτυπες οργανώσεις, που προκύπτουν αυθόρμητα μεταξύ συναδέλφων.

Στοιχεία της επίσημης οργάνωσης

Ένα καλά καθορισμένο σύνολο κανόνων και διαδικασιών: Που είχαν προηγουμένως σχεδιαστεί για να επιτύχουν κάποιο στόχο ή στόχο.
Στόχοι και στρατηγικές: Οι βραχυπρόθεσμοι και μακροπρόθεσμοι στόχοι καθορίζονται μαζί με στρατηγικές για την επίτευξή τους.
Συμβολική κατάσταση: Η δομή δίνει μια συγκεκριμένη κατάσταση στα μέλη ανάλογα με τη θέση και τη σχετική ισχύ τους.
Καθορισμένες δραστηριότητες: Ο οργανισμός καθορίζει τις δραστηριότητες κάθε μέλους του οργανισμού. Οι υποχρεώσεις και τα όρια καθορίζονται.
Κανάλια επικοινωνίας: Υπάρχουν καθορισμένα κανάλια επικοινωνίας που πρέπει να είναι σύμφωνα με την ιεραρχία και τις διαδικασίες του οργανισμού.
Διαδικασίες συντονισμού: Οι διαδικασίες και οι μηχανισμοί καθορίζονται για το συντονισμό των δραστηριοτήτων των διαφόρων μελών του οργανισμού.

Προέλευση της επίσημης οργάνωσης

Η προέλευση αυτού του τύπου οργάνωσης είναι ο σχεδιασμός που δημιουργήθηκε από τους ιδιοκτήτες και τους διαχειριστές που επιδιώκουν να καθορίσουν στρατηγικές για την επιτυχή επίτευξη των στόχων τους.

Υπάρχουν τουλάχιστον τρία βασικά στοιχεία που ορίζουν αυτόν τον οργανισμό:

Κατανομή της εργασίας: Συνίσταται στη διαίρεση μιας εργασίας σε πολλές στοιχειώδεις δραστηριότητες, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να ειδικευτούν και, συνεπώς, να είναι πιο παραγωγικοί.
Τμηματοποίηση: Αποτελείται από τη δημιουργία διαφορετικών τμημάτων στον ίδιο οργανισμό έτσι ώστε καθένα από αυτά να είναι υπεύθυνο για μια συγκεκριμένη δραστηριότητα ή στόχο. Έτσι, για παράδειγμα: τμήμα μάρκετινγκ ή τμήμα δημοσίων σχέσεων. Καθώς ο οργανισμός μεγαλώνει, τα τμήματα γίνονται πιο περίπλοκα και συνήθως δημιουργούνται τμήματα ή υποδιαιρέσεις.
Ελεγχος: Αποτελείται από τη δημιουργία μηχανισμών για τον έλεγχο και τη μέτρηση της ανάπτυξης των δραστηριοτήτων του οργανισμού.

Σχέση μεταξύ άτυπης και επίσημης οργάνωσης

Ο άτυπος οργανισμός μπορεί να συμπληρώσει ή να ενισχύσει την επίσημη οργάνωση μέσω μιας καλής σχέσης και συνεργασίας μεταξύ των μελών του οργανισμού. Ωστόσο, η άτυπη οργάνωση μπορεί επίσης να αποδυναμώσει την επίσημη. Αυτό συμβαίνει όταν ο φθόνος, ο ανταγωνισμός ή όταν ο άτυπος ρόλος είναι ισχυρότερος από τον επίσημο.

Ένα παράδειγμα στο οποίο το επίσημο δεν συμπίπτει με το άτυπο είναι όταν, σύμφωνα με την καθιερωμένη οργανική δομή, υπάρχει επικεφαλής τμήματος, αλλά στην πράξη, όλοι ακολουθούν τις ιδέες και τις οδηγίες ενός άλλου ατόμου που, αν και δεν έχει θέση αφεντικό, έχει πολύ ισχυρή προσωπικότητα και ηγεσία.