Τιμολόγιο - Τι είναι, ορισμός και έννοια

Το τιμολόγιο είναι ένα εμπορικό έγγραφο που αντικατοπτρίζει την πώληση ενός αγαθού ή την παροχή μιας συγκεκριμένης υπηρεσίας.

Με άλλα λόγια, είναι η μετάφραση με τη μορφή εγγράφου εμπορικής συναλλαγής που πραγματοποιείται μεταξύ πωλητή και αγοραστή.

Το τιμολόγιο αντιπροσωπεύει την απόδειξη οποιασδήποτε εμπορικής πράξης. Χωρίς τιμολόγιο, η συναλλαγή δεν είναι έγκυρη για επίσημους σκοπούς. Επομένως, παρόλο που η λειτουργία έχει πραγματοποιηθεί αποτελεσματικά, δεν πληροί τις προϋποθέσεις που πρέπει να θεωρηθούν νόμιμες. Αυτό έχει μια σειρά συνεπειών που θα αναλύσουμε σε επόμενες ενότητες.

Χαρακτηριστικά τιμολογίου: ποια είδη πρέπει να περιλαμβάνει;

Αν και δεν υπάρχει τυπικό μοντέλο, όλα αυτά πρέπει να περιλαμβάνουν μια σειρά ελάχιστων περιεχομένων:

• Τοποθεσία και ημερομηνία έκδοσης: Όλα τα τιμολόγια πρέπει να αναφέρουν τον τόπο και την ημερομηνία έκδοσής τους. Συνήθως επισημαίνεται στον τίτλο.
• Αρίθμηση τιμολογίου: Μαζί με τον τόπο και την ημερομηνία, πρέπει να αναφέρεται η αρίθμηση του τιμολογίου. Αυτή η αρίθμηση είναι χρονολογική με βάση τη χρέωση του εκδότη.
• Αναγνώριση αγοραστή και πωλητή: ο αγοραστής και ο πωλητής πρέπει να ταυτοποιηθούν. Συνήθως ο εκδότης του τιμολογίου (δηλαδή αυτός που το κάνει) είναι ο πωλητής, αν και σε ορισμένες περιπτώσεις είναι ο αγοραστής (στην περίπτωση του τιμολογίου).
• Περιγραφή λειτουργίας: Στο σώμα του τιμολογίου, γίνεται μια σύντομη περιγραφή της λειτουργίας ή των λειτουργιών που αποτελούν μέρος του τιμολογίου. Αυτή η περιγραφή αποτελείται συνήθως από τις φυσικές μονάδες που πωλούνται ενός προϊόντος ή τις ημερομηνίες κατά τις οποίες παρέχονται οι υπηρεσίες. Για παράδειγμα: πώληση 4.000 βιδών ή παροχή εκπαιδευτικού προγράμματος που πραγματοποιήθηκε στις 3 και 4 Φεβρουαρίου.
• Φορολογητέα βάση της πράξης (ή αντάλλαγμα χωρίς φόρους): Μαζί με την περιγραφή της πράξης, πρέπει να αναφέρεται η φορολογική βάση κάθε πράξης. Η φορολογική βάση αποτελεί, κατά γενικό κανόνα, το αντάλλαγμα χωρίς να συμπεριλαμβάνονται έμμεσοι φόροι, δηλαδή ο φόρος προστιθέμενης αξίας (ΦΠΑ). Αυτό το ποσό αντιπροσωπεύει το εισόδημα για τον πωλητή.
• Έμμεσοι φόροι που επιβάλλονται στην πράξη (ΦΠΑ): Στο σύνολο της φορολογικής βάσης που λήφθηκε στην προηγούμενη ενότητα, υπολογίζονται οι έμμεσοι φόροι που επιβάλλονται στην πράξη (ΦΠΑ). Αυτό το ποσό δεν προϋποθέτει κανένα εισόδημα για τον πωλητή, καθώς είναι ένα ποσό που πρέπει να καταβληθεί στο Δημόσιο Ταμείο. Εάν η πράξη εξαιρείται (δηλαδή, δεν φορολογείται με ΦΠΑ), το άρθρο που το ρυθμίζει πρέπει να αναφέρεται ρητά.
• Συνολική αντιπαροχή: Το συνολικό τίμημα περιλαμβάνει τη φορολογητέα βάση της πράξης και τους φόρους σε αυτήν. Αυτό είναι το ποσό που ο αγοραστής πρέπει να πληρώσει στον πωλητή.
• Τρόπος πληρωμής: Αν και δεν αποτελεί βασική απαίτηση, η μέθοδος πληρωμής αναφέρεται συνήθως (σε μετρητά, μέσω τραπεζικού εμβάσματος κ.λπ.), καθώς και οι ημερομηνίες λήξης, εάν η πληρωμή πραγματοποιείται σε δόσεις.

Είναι επίσης απαραίτητο να τονιστεί ότι, ως αποτέλεσμα της τεχνολογικής επανάστασης, το ηλεκτρονικό τιμολόγιο έχει την ίδια ισχύ με το φυσικό τιμολόγιο. Με άλλα λόγια, το τιμολόγιο που αποστέλλεται με τηλεματικά μέσα είναι εξίσου έγκυρο με το τιμολόγιο "χαρτιού" που αποστέλλεται με συνηθισμένο ταχυδρομείο.

Γιατί είναι απαραίτητο να κατέχετε το τιμολόγιο;

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, το τιμολόγιο είναι η δικαιολογία για οποιαδήποτε πράξη. Όταν μια εταιρεία αφαιρεί ΦΠΑ εισόδου ή καταγράφει μια πράξη ως εισόδημα, πρέπει να έχει τα τιμολόγια, καθώς είναι η μόνη έγκυρη απόδειξη πριν από την πιθανή επιθεώρηση της Φορολογικής Υπηρεσίας.