Η μείωση του κόστους είναι μια πρακτική ενσωματωμένη στο DNA κάθε εταιρείας. Σήμερα πρέπει να αγωνιστούμε για να είμαστε όλο και πιο ανταγωνιστικοί. Διαδικασίες φωτισμού, στοιχήματα για καινοτομία, βελτιστοποίηση πόρων και χρήση ΤΠΕ (Τεχνολογίες Πληροφορίας και Επικοινωνίας) είναι μερικά από τα βασικά σημεία που αποτελούν το ευρετήριο του εγχειριδίου του επιχειρηματία.
Μία εφαρμογή των ΤΠΕ στον επιχειρηματικό κόσμο είναι η διαχείριση εγγράφων, η οποία μειώνει το κόστος και το χρόνο.
Μια εταιρεία διαχειρίζεται μεγάλο αριθμό εγγράφων, τα οποία διαβιβάζονται από το ένα τμήμα στο άλλο, όπως απαιτείται ή αποθηκεύονται, εάν είναι απαραίτητο, για να μπορούν να τα σώσουν όταν χρειάζεται. Επομένως, η ύπαρξη ενός είδους τάξης είναι ζωτικής σημασίας. Αυτά τα έγγραφα συσσωρεύονται όλο και περισσότερο, καταλαμβάνοντας χώρο και καθιστώντας τις εργασίες αρχειοθέτησης μια στοιχειώδη εργασία. Πάρα πολύ χαρτί που θα μπορούσε να μειωθεί με τη μηχανογράφηση, προς όφελος του περιβάλλοντος και της ίδιας της εταιρείας.
Η λύση προέρχεται από το χέρι των ΤΠΕ, ας εξελίσσουμε και μηχανογραφούμε τα έγγραφα της εταιρείας. Η καλή διαχείριση εγγράφων θα μας εξοικονομήσει κόστος και κινδύνους αποθήκευσης, εκτός από τη διευκόλυνση της μετάδοσης και της χρήσης πληροφοριών.
Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε τι αποτελείται αυτή η διαχείριση εγγράφων.
Η διαχείριση εγγράφων συνίσταται στην εξωτερική ανάθεση εργασιών που σχετίζονται με έγγραφα της εταιρείας. Μια εταιρεία που ειδικεύεται στη διαχείριση εγγράφων θα είναι υπεύθυνη για αυτούς.
Τι υπηρεσίες προσφέρει μια εταιρεία αφιερωμένη στη διαχείριση εγγράφων;
Κατ 'αρχάς, ελευθερώστε το ράφι σας. Η επιτήρηση στις αποθήκες της όλα αυτά τα έγγραφα που δεν χρειάζονται καθημερινά αλλά πρέπει να φυλάσσονται. Ότι μια μέρα τα χρειάζεστε, μπορείτε να τα έχετε χωρίς πρόβλημα. Κατατάσσονται έτσι ώστε, αν απαιτείται, να βρεθούν εύκολα.
Ένα άλλο πλεονέκτημα είναι η ψηφιοποίηση των εγγράφων που δημιουργείτε με ακρίβεια και η εισαγωγή τους στη βάση δεδομένων της εξειδικευμένης εταιρείας, από όπου μπορείτε να έχετε τα αρχεία ανά πάσα στιγμή και με μεγάλη ευκολία (ταξινομημένο από διαφορετικά πεδία) από οποιοδήποτε εξουσιοδοτημένο τερματικό και εργασία με πιο γρήγορα.
Μια άλλη υπηρεσία που προσφέρουν οι εταιρείες διαχείρισης εγγράφων είναι η ασφαλής καταστροφή εγγράφων που δεν χρειάζονται πλέον. Μπορεί να φαίνεται σαν μια απλή εργασία, αλλά εάν ελευθερώσετε χώρο μειώνετε το κόστος και αυτό είναι το θέμα.
Με λίγα λόγια, η συμμετοχή στο συγκρότημα διαχείρισης εγγράφων στοιχηματίζει σε εξορθολογισμό διαδικασιών. Σήμερα, γίνεται όλο και πιο σημαντικό, επειδή οι εταιρείες συνειδητοποιούν ότι για να επιβιώσουν από τον έντονο ανταγωνισμό, όχι μόνο πρέπει να καινοτομήσουν στο τελικό προϊόν ή την υπηρεσία αλλά και στη δική τους δομή για να είναι πιο αποτελεσματικές.