Ο έλεγχος αποθέματος είναι η διαδικασία με την οποία μια εταιρεία διαχειρίζεται τα αγαθά που διατηρεί στην αποθήκη. Αυτό, προκειμένου να συλλεχθούν πληροφορίες σχετικά με την είσοδο και την έξοδο των προϊόντων, αναζητώντας επίσης εξοικονόμηση κόστους.
Με άλλα λόγια, ο έλεγχος αποθεμάτων επιτρέπει, μεταξύ άλλων σκοπών, να παρακολουθεί τα αποθέματα της εταιρείας. Έτσι, με βάση τα εν λόγω δεδομένα, μπορούν να ληφθούν αποφάσεις, για παράδειγμα, για την εταιρεία να διατηρεί όσο το δυνατόν λιγότερο ακινητοποιημένο απόθεμα, πράγμα που συνεπάγεται κόστος αποθήκευσης.
Πρέπει να θυμόμαστε ότι το απόθεμα αναφέρεται συνήθως σε πρώτες ύλες, ενδιάμεσα προϊόντα και τελικά προϊόντα που προσφέρει η εταιρεία στους πελάτες της.
Υποδιαιρέσεις ελέγχου αποθέματος
Ο έλεγχος αποθέματος υποδιαιρείται σε δύο κύριες εργασίες:
- Διαχείριση αποθεμάτων: Ο στόχος σας είναι να διατηρήσετε την παραγωγικότητα στη διαχείριση αποθέματος. Δηλαδή, η εκτέλεση όλων των εργασιών στο συντομότερο χρονικό διάστημα και με την ελάχιστη δυνατή προσπάθεια. Αυτό επιτυγχάνεται, για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας γραμμικούς κώδικες για γρήγορη αναγνώριση αποθηκευμένων αγαθών ηλεκτρονικά. Ομοίως, μέρος αυτών των εργασιών είναι η στρατηγική διανομή των εμπορευμάτων, έτσι ώστε τα εμπορεύματα με τον υψηλότερο κύκλο εργασιών να πλησιάζουν πιο κοντά στην έξοδο από την αποθήκη και να μπορούν να αποσταλούν σε λιγότερο χρόνο.
- Βελτιστοποίηση αποθέματος: Επιδιώκει να χρησιμοποιεί πόρους με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο. Δηλαδή, επιδιώκει τα καλύτερα οικονομικά αποτελέσματα, μειώνοντας το κόστος. Αυτό επιτυγχάνεται, για παράδειγμα, με τον υπολογισμό (βάσει ιστορικών δεδομένων) της βέλτιστης ποσότητας εισροών που θα ζητηθεί από τον προμηθευτή, έτσι ώστε να μην υπάρχει υπερβολική πρώτη ύλη που δεν χρησιμοποιείται και να μπορεί να χαλάσει.
Εργασίες στον έλεγχο αποθέματος
Ο έλεγχος αποθέματος περιλαμβάνει διάφορες εργασίες, όπως οι ακόλουθες:
- Ταξινόμηση αποθέματος: Μπορούν να προσδιοριστούν διαφορετικές κατηγορίες. Για παράδειγμα, σύμφωνα με τη συχνότητα των πωλήσεων χρησιμοποιώντας την ανάλυση ABC.
- Ορίστε τα μέγιστα και τα ελάχιστα αποθέματα: Με βάση τις ιστορικές πληροφορίες, η εταιρεία θα μπορούσε να καθορίσει την ελάχιστη και τη μέγιστη ποσότητα εμπορευμάτων που θα έπρεπε να διαθέτει προς πώληση. Αυτό, για να αποφευχθεί η υπερβολική δαπάνη αποθήκευσης, αλλά η πρόβλεψη απροσδόκητων αυξήσεων της ζήτησης.
- Ορίστε τη συχνότητα με την οποία θα γίνει ο έλεγχος αποθέματος: Σε αυτό το σημείο, πρέπει να θυμόμαστε ότι υπάρχουν δύο μέθοδοι:
- Διαρκές απόθεμα: Γίνεται καθημερινή και μόνιμη καταγραφή των αποθεμάτων.
- Περιοδικό απόθεμα: Η συχνότητα καθορίζεται κατά την οποία μετράται τα εμπορεύματα, για παράδειγμα, κάθε εβδομάδα. Στη συνέχεια, μια ώρα της εργάσιμης ημέρας εκχωρείται σε αυτήν την εργασία.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι, αν υποτεθεί ότι η εταιρεία διατηρεί ένα αέναο σύστημα απογραφής με τη βοήθεια λογισμικού, είναι επίσης σημαντικό να πραγματοποιηθεί μια φυσική απογραφή. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να προσδιορίσετε εάν υπάρχουν λείπουν εμπορεύματα που ενδέχεται να έχουν χαθεί ή κλαπεί.