Ο πίνακας RACI χρησιμοποιείται για την εκχώρηση και τον ορισμό του βαθμού ευθύνης που αντιστοιχεί σε καθένα από τα άτομα που συμμετέχουν στην εκτέλεση ενός έργου.
Είναι επίσης γνωστό ως πίνακας κατανομής ευθύνης. Σκοπός του είναι να είναι σε θέση να καθορίσει τους διαφορετικούς ρόλους και ευθύνες που κάθε άτομο που σχηματίζει κατά την εκτέλεση ενός έργου πρέπει να αναλάβει.
Κατά συνέπεια, συνιστάται να προετοιμαστεί στην αρχή ενός έργου. Έτσι, από την αρχή είναι ξεκάθαρο και καθορισμένο ο ρόλος και η ευθύνη που κάθε άτομο που συμμετέχει σε ένα έργο θα αναλάβει. Αυτό διασφαλίζει επίσης ότι επιτυγχάνεται μεγαλύτερη συνεργασία από όλους τους συμμετέχοντες.
Τι σημαίνει κάθε γράμμα που αποτελεί το όνομα του πίνακα RACI
Το όνομα του πίνακα RACI αποτελείται από τέσσερα γράμματα και κάθε γράμμα έχει νόημα. Η έννοια κάθε γράμματος έχει ως εξής:
Γράμμα R
Αναμφίβολα, το R είναι το γράμμα που δείχνει ποιος αναλαμβάνει την ευθύνη. Αυτή η επιστολή ορίζει το ρόλο του ατόμου που είναι υπεύθυνο για την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης εργασίας. Επομένως, αναλαμβάνετε την ευθύνη για την παράδοση της ολοκληρωμένης εργασίας στην ώρα και με τον καθορισμένο τρόπο.
Γράμμα Α
Ομοίως, το γράμμα Α καθορίζει ποιος εγκρίνει. Ο ρόλος του ατόμου που θα ενεργήσει ως υπεύθυνος έγκρισης είναι να αποδεχτεί και να εγκρίνει την εργασία που υπέβαλε ο υπεύθυνος. Με άλλα λόγια, ο υπεύθυνος έγκρισης πιστοποιεί ότι η εργασία έχει πραγματοποιηθεί σύμφωνα με τις απαιτούμενες απαιτήσεις.
Γράμμα Γ
Από την πλευρά του, το γράμμα C υποδεικνύει ποιος ζητείται η γνώμη. Συνήθως είναι ειδικοί ή γνώστες σχετικά με ένα θέμα και μια εργασία, με τους οποίους ζητείται η γνώμη τους για την άποψή τους και την πρόταση σχετικά με κάποια πτυχή των εργασιών του έργου. Ο εξωτερικός συμβουλεύτηκε τη γνώμη του σχετικά με κάποια πτυχή που πρέπει να ληφθεί υπόψη κατά την υλοποίηση του έργου, καθώς είναι ειδικός στο θέμα.
Γράμμα Ι
Τέλος, το γράμμα I καθορίζει ποιος αναφέρει. Ο ρόλος αυτών των ανθρώπων περιλαμβάνει κάθε άτομο που πρέπει να ενημερωθεί για τη διαδικασία εξέλιξης και ανάπτυξης των εργασιών που αποτελούν μέρος του έργου. Πρέπει επίσης να ενημερώνονται όταν έχουν ολοκληρωθεί τα καθήκοντα.
Οφέλη από τη δημιουργία ενός πίνακα RACI
Τα κύρια οφέλη που πρέπει να επιτευχθούν όταν δημιουργείται μια μήτρα RACI είναι:
- Οι ρόλοι και οι ευθύνες καθενός από τους συμμετέχοντες που συμμετέχουν σε ένα έργο καθορίζονται με σαφήνεια.
- Είναι δυνατόν να προσδιοριστεί ποιο άτομο αναλαμβάνει την ευθύνη της απόδοσης λογαριασμών σε σχέση με τα καθήκοντα ή τις εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν.
- Επιτρέπει την εξισορρόπηση του φόρτου εργασίας μεταξύ των ανθρώπων, των ομάδων ή των τμημάτων που συμμετέχουν στην ανάπτυξη του έργου.
- Διευκολύνει τη διατήρηση μιας ελεγχόμενης παρακολούθησης της εξέλιξης και της εκτέλεσης των εργασιών και των εργασιών που απαιτούνται για την επιτυχή ολοκλήρωση της ανάπτυξης του έργου.
Πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα RACI
Για να αναπτύξετε μια μήτρα RACI, πρέπει να ακολουθήσετε τα ακόλουθα βήματα:
Βήμα 1
Πρώτον, οι εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν μέσα σε ένα έργο προσδιορίζονται και τοποθετούνται ως σειρές που απαρτίζουν τον πίνακα.
Βήμα 2
Δεύτερον, τα άτομα που εμπλέκονται στην ανάπτυξη του έργου αναγνωρίζονται και τοποθετούνται με τη μορφή στηλών στο σχηματισμό μήτρας.
Βήμα 3
Τρίτον, τοποθετούνται τα γράμματα της λέξης που αποτελούν το όνομα του πίνακα RACI. Αναθέτοντας κάθε γράμμα σε κάθε εργασία, είναι δυνατόν να καθοριστεί ποιος από τους εμπλεκόμενους θα είναι υπεύθυνος, ποιος θα εγκρίνει, ποιος θα συμβουλευτεί και ποιος πρέπει να ενημερωθεί για την εκτέλεση κάθε εργασίας του έργου.
Βήμα 4
Τέλος, θα είναι δυνατό να προσδιοριστεί εάν όλη η εργασία είναι καλά κατανεμημένη, εάν υπάρχει κενός χώρος και εάν υπάρχουν διπλές. Αυτό για να επιβεβαιωθεί ότι όλα είναι καλά διαμορφωμένα και να αποφευχθούν μεταγενέστερα προβλήματα.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της εφαρμογής μιας μήτρας RACI
Τα πλεονεκτήματα που μπορούν να επιτευχθούν κατά την εκτέλεση ενός έργου με την εφαρμογή του πίνακα RACI είναι τα ακόλουθα:
1. Υπάρχει μια ευέλικτη και απλή διαδικασία επικοινωνίας
Η επικοινωνία συνήθως αποδεικνύεται απλούστερη και γρηγορότερη, δεδομένου ότι ο πίνακας RACI σας επιτρέπει να απεικονίσετε με σαφήνεια τον ρόλο και τη λειτουργία που πρέπει να παίζει κάθε άτομο. Αυτό δεν εξαλείφει, αλλά ελαχιστοποιεί τα προβλήματα επικοινωνίας μεταξύ των ατόμων που συμμετέχουν στο έργο.
2. Βελτίωση της παραγωγικότητας
Προφανώς, ελαχιστοποιώντας τα προβλήματα επικοινωνίας, αυτό συμβάλλει στην καλύτερη χρήση του χρόνου και κατά συνέπεια επιτυγχάνεται αύξηση της παραγωγικότητας. Ο χρόνος ολοκλήρωσης για κάθε εργασία μειώνεται και αυτό βελτιστοποιεί τη συνολική διαδικασία εκτέλεσης.
3. Σωστή κατανομή της εργασίας
Επιπλέον, ο πίνακας RACI σας επιτρέπει να απεικονίσετε τις ευθύνες και τις λειτουργίες, οπότε μπορεί να προσδιοριστεί εάν ο φόρτος εργασίας κατανέμεται με αναλογικό τρόπο. Εάν είναι δυνατόν να προσδιοριστεί ότι ο υπεύθυνος έχει εκχωρήσει υπερβολικό φόρτο εργασίας, γίνονται οι απαραίτητες προσαρμογές πριν από την εκτέλεση του έργου. Επίτευξη μιας πιο ισορροπημένης κατανομής επιβαρύνσεων και ευθυνών.
4. Οι προσδοκίες ικανοποιούνται
Πράγματι, κατά την εφαρμογή αυτού του εργαλείου, τα αποτελέσματα που λαμβάνονται στο τέλος ενός έργου είναι πολύ παρόμοια με τα αποτελέσματα που αναμένονται στην αρχή του έργου. Αυτό συμβαίνει επειδή μπορείτε να ελέγχετε καλύτερα όλες τις εργασίες που πρέπει να αναπτυχθούν. Επιπλέον, κάθε άτομο γνωρίζει συγκεκριμένα τι είναι υπεύθυνο για ολόκληρη τη διαδικασία εκτέλεσης του έργου.
Αν και τα πλεονεκτήματα είναι μεγάλα και πολυάριθμα, μπορεί επίσης να υπάρχουν μειονεκτήματα στον πίνακα RACI.
- Στην αρχή μπορεί να είναι υπερβολικά περίπλοκο να εφαρμοστεί, το οποίο έχει αρνητική επίδραση στην κατανόησή του.
- Παρά το γεγονός ότι ο πίνακας RACI είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο, δεν αρκεί απλώς να το δημιουργήσετε, αλλά πρέπει επίσης να συμμορφωθείτε με αυτό.
- Σύμφωνα με τα παραπάνω, για όσους δεν είναι εξοικειωμένοι με τη μήτρα, μπορεί να είναι ακριβό να δημιουργηθεί για πρώτη φορά.
- Υπάρχει η πιθανότητα να υπάρχουν έργα που δεν απαιτούν σχεδιασμό αυτού του τύπου, επομένως η δημιουργία του πίνακα μπορεί να είναι κάτι περισσότερο που επιβραδύνει το έργο, παρά κάτι που το οδηγεί.
Συμπερασματικά, ο πίνακας RACI είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο που μπορεί να εφαρμοστεί σε κάθε τύπο έργου. Δεδομένου ότι καθορίζει τους ρόλους και τις λειτουργίες όλων των ανθρώπων που συμμετέχουν στην υλοποίησή του. Αυτό ευνοεί τον καλύτερο έλεγχο και την επίτευξη καλύτερων αποτελεσμάτων στο τέλος του έργου.