Το πεδίο εφαρμογής ενός έργου είναι το σύνολο των διαδικασιών που απαιτούνται για τον τερματισμό του έργου. Υπό αυτήν την έννοια, διαδικασίες όπως ο σχεδιασμός, η εκτέλεση και ο έλεγχός της. Το πεδίο εφαρμογής καθορίζεται από τους ενδιαφερόμενους στο έργο.
Όταν ένας οργανισμός σκέφτεται ένα έργο, πρέπει να κάνει κάποιες προκαταρκτικές αξιολογήσεις. Αυτή είναι η περίπτωση της οικονομικής αξιολόγησης του έργου, των νομικών, περιβαλλοντικών, κοινωνικών, οικονομικών αξιολογήσεων κ.λπ. Μέχρι, τελικά, και έχοντας επιτύχει ευνοϊκά αποτελέσματα σε αυτές τις αξιολογήσεις που περιγράφονται, αποφασίζεται να ξεκινήσει το έργο.
Αλλά εκτός από την εξέλιξη, η έναρξη ενός έργου σημαίνει επίσης τον καθορισμό της ακτίνας δράσης του έργου, καθώς και ό, τι χρειάζεται για την εκτέλεση του. Για αυτόν τον λόγο, είναι σημαντικό να γνωρίζετε το πεδίο εφαρμογής του και να το ορίσετε εκ των προτέρων.
Πεδίο εφαρμογής των στόχων
Ένα έργο μπορεί να είναι από μια μέθοδο για την επίλυση ενός προβλήματος, τη βελτίωση της κατάστασης ενός οργανισμού, έως την επένδυση που πραγματοποιείται σε κάτι που, στο μέλλον, θα αποφέρει οφέλη. Αλλά είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ότι το έργο δεν θα λύσει όλες τις πτυχές του οργανισμού, αλλά μόνο εκείνες στις οποίες σχετίζονται οι στόχοι του.
Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία αποφασίσει να κατασκευάσει μια νέα αποθήκη για την αποθήκευση αποθεμάτων, αυτό το έργο θα λύσει προβλήματα χώρου, χωρητικότητας αποθεμάτων, παραγωγής (επειδή έχοντας περισσότερο χώρο για αποθήκευση, μπορεί να παράγει λίγο περισσότερο) και ταχύτερη διανομή.
Αυτό οφείλεται στο μεγαλύτερο διαθέσιμο απόθεμα, το οποίο θα επιτρέπει την αποστολή προϊόντων πιο συχνά. Ωστόσο, αυτό το έργο δεν χρειάζεται να επηρεάσει την ποιότητα των προϊόντων που κατασκευάζονται, καθώς οι στόχοι του σχετίζονται με το απόθεμα, το χώρο και την αποθήκευση. Όχι όμως στην προηγούμενη αλυσίδα παραγωγής.
Πεδίο εφαρμογής των ενδιαφερομένων
Το εύρος του έργου είναι μια διαδικασία που προγραμματίζεται με τα άτομα που ενδιαφέρονται για το έργο, είτε επειδή συμμετέχουν απευθείας σε αυτό (μηχανικοί, λογιστές, επόπτες και διευθυντές) είτε επειδή χρηματοδοτούν αυτό το έργο.
Ο καθορισμός του πεδίου εφαρμογής των ενδιαφερομένων είναι σημαντικός καθώς καθορίζει πώς και πότε θα συμμετάσχουν στο έργο.
- Μηχανικοί στο στάδιο σχεδιασμού και επίβλεψης.
- Λογιστές κατά την εκτέλεση για τον έλεγχο των εξόδων?
- Επόπτες κατά τη φάση εκτέλεσης εργασιών
- Και οι επενδυτές πριν, κατά τη διάρκεια και μετά, αλλά μόνο για λόγους λογοδοσίας.
Αυτό επιτρέπει στο έργο να μην παρεμβαίνει υπερβολικά με προσωπικές εκτιμήσεις, αφήνοντας κάθε συμμετέχοντα να συμμετάσχει με τον τρόπο που τους αντιστοιχεί.
Πεδίο δραστηριοτήτων
Οι δραστηριότητες του έργου, από τον ιδεασμό, το σχεδιασμό, τη φάση εκτέλεσης έως τη φάση κλεισίματος, πρέπει να καθορίζονται από μια λίστα και τον επόμενο προγραμματισμό, με τους αντίστοιχους διαχειριστές τους, τους απαραίτητους οικονομικούς και επιχειρησιακούς πόρους. Υπό αυτήν την έννοια, ένα γράφημα Gantt ή εργαλεία λογισμικού διαχείρισης έργων μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την καλύτερη παρακολούθηση κάθε σταδίου.
Το πεδίο των δραστηριοτήτων επιτρέπει, με τη σειρά του, να οριοθετήσει την ώρα του έργου, τα απαραίτητα άτομα και τους οικονομικούς και μη χρηματοδοτικούς πόρους για την εκτέλεση του.
Μπορεί να τροποποιηθεί το πεδίο του έργου;
Φυσικά ναι. Και είναι πολύ πιθανό ότι ένα έργο απαιτεί τροποποιήσεις στο πεδίο εφαρμογής του, καθώς είναι πολύ δύσκολο να δημιουργηθεί μια εντελώς ισχυρή γραμμή βάσης, επειδή οι δραστηριότητες και οι πόροι σχεδιάζονται χωρίς να γνωρίζουν τα ενδεχόμενα που μπορεί να εμφανιστούν.
Το σημαντικό πράγμα με αυτήν την έννοια είναι ότι όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη συμμετέχουν και πάλι στις τροποποιήσεις του πεδίου του έργου, προκειμένου να δώσουν την έγκρισή τους και να γνωρίζουν τον νέο προγραμματισμό και τις προσαρμογές.
Ωστόσο, δεν είναι καλό σημάδι να κάνετε πάρα πολλές τροποποιήσεις στο πεδίο εφαρμογής ενός έργου, καθώς δείχνει ότι υπήρχαν πολλές πτυχές που δεν είχαν προβλεφθεί. Επομένως, είναι η αιτία της αδυναμίας τεχνικού σχεδιασμού.
Υπό αυτήν την έννοια, συνιστάται στη μελέτη του πεδίου εφαρμογής ενός έργου, εάν τα ενδιαφερόμενα μέρη δεν έχουν αρκετή εμπειρία για να το ορίσουν, να ενσωματωθεί ένας εμπειρογνώμονας στην περιοχή ή παρόμοια έργα, για να εκδώσει την εκτίμησή τους και τις συστάσεις τους. Με αυτόν τον τρόπο, επίσης, μπορούμε να ελαχιστοποιήσουμε τους κινδύνους που συνεπάγεται η συνεχής τροποποίηση του έργου. Λοιπόν, αν ναι, με αυτό θα επιβαρυνόμασταν με την κατανάλωση περισσότερων πόρων, την ίδια στιγμή που οι χρόνοι για την ολοκλήρωσή τους και την απόκτηση παροχών θα επιμηκύνονταν.
Ευθύνες στο πλαίσιο ενός έργου
Μια αρχή στον έλεγχο της διαχείρισης είναι να καθιερωθούν άτομα υπεύθυνα για κάθε στρατηγική γραμμή. Έτσι, στη διαχείριση έργων είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ποιος θα είναι υπεύθυνος για κάθε στάδιο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να ζητηθούν εκθέσεις για παρακολούθηση της διαχείρισης έργων. Και, επιπλέον, θα μπορέσουμε να γνωρίζουμε εάν πραγματοποιείται σωστά στο γρανάζι του κύκλου του έργου.
Αυτοί που είναι υπεύθυνοι είναι αυτοί που θα μπορούν να προειδοποιούν εάν απαιτείται παράταση χρόνου, αύξηση πόρων ή άτομα.
Εν ολίγοις, το εύρος ενός έργου είναι μια προκαταρκτική δομή χρόνου, πόρων, ανθρώπων, στόχων και αναμενόμενων αποτελεσμάτων του έργου, το οποίο αναπτύσσεται με μια ομάδα ανθρώπων που συμμετέχουν ή / και θα επωφεληθούν από αυτό.
Αν και το πεδίο εφαρμογής του έργου ενδέχεται να υποστεί τροποποιήσεις, συνιστάται να το σχεδιάσετε με ευελιξία και με ρεαλιστική εικόνα της εκτέλεσης και των αποτελεσμάτων του. Ο στόχος αυτού δεν είναι να υποστούν απογοητεύσεις που δεν είχαν προβλεφθεί με επαρκή τεχνική αυστηρότητα.