Η ανάλυση της διαδικασίας είναι μια μεθοδολογία που περιγράφει τα διάφορα στάδια που συνθέτουν μια διαδικασία.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η ανάλυση καθενός από τα βήματα της διαδικασίας είναι απαραίτητη επειδή ορισμένα από αυτά προσθέτουν αξία και άλλα παράγουν μόνο απόβλητα. Η ανάλυση επιτρέπει τον εντοπισμό των βημάτων που είναι αρνητικά για τη λειτουργία της εταιρείας. Αυτό που επιδιώκεται κατά τη διεξαγωγή μιας ανάλυσης διαδικασίας είναι να μειωθούν ή να εξαλειφθούν τα βήματα που παράγουν απόβλητα.
Από την άλλη πλευρά, η γνώση και η κατανόηση του τρόπου λειτουργίας των διαδικασιών βοηθούν στη βελτίωση και τη διασφάλιση της ανταγωνιστικότητας της εταιρείας. Αυτό, δεδομένου ότι επιτρέπει να εξεταστεί γενικά ο τρόπος λειτουργίας των διεργασιών και ακόμη και να ληφθούν αριθμητικά δεδομένα. Αυτά τα δεδομένα παρέχουν δείκτες του χρόνου που απαιτείται για τη διαδικασία, την ποσότητα των αποβλήτων, τον αριθμό των ατόμων που εμπλέκονται και το απαιτούμενο κόστος.
Τελικά, αυτό που επιδιώκεται κατά την εκτέλεση μιας ανάλυσης διαδικασίας είναι ο διαχωρισμός των βημάτων που συνθέτουν τις διαδικασίες. Στη συνέχεια, μελετήστε κάθε βήμα ξεχωριστά, για να προσδιορίσετε τελικά εάν λειτουργεί σωστά ή αν όχι, αναζητήστε τρόπους για να τα βελτιώσετε.
Σημαντικές έννοιες στην ανάλυση της διαδικασίας
Πρώτα απ 'όλα, οι πιο σημαντικές έννοιες που πρέπει να μάθετε για την καλύτερη κατανόηση μιας ανάλυσης διαδικασίας είναι:
Τι είναι μια διαδικασία;
Μια διαδικασία είναι ένα σύνολο βημάτων ή δραστηριοτήτων που σχετίζονται με το σκοπό της επίτευξης ενός συγκεκριμένου αποτελέσματος. Κάθε διαδικασία περιλαμβάνει μια σειρά εισόδων, οι οποίες μετασχηματίζονται για την απόκτηση εξόδων. Οι έξοδοι αντιστοιχούν στο τέλος ή στο αναμενόμενο αποτέλεσμα.
Τι είναι η ανάλυση;
Τώρα, η ανάλυση είναι μια μέθοδος που συνίσταται στον εντοπισμό των συστατικών που αποτελούν ένα σύνολο ή μια μονάδα. Στη συνέχεια προχωράμε στο διαχωρισμό κάθε στοιχείου. Κάθε συστατικό πρέπει να εξεταστεί λεπτομερώς για να γνωρίζει τα χαρακτηριστικά του, τη φύση του και πώς λειτουργεί.
Βήματα για την ανάπτυξη μιας ανάλυσης διαδικασίας
Τα κύρια βήματα για την ανάλυση μιας διαδικασίας είναι τα εξής:
1. Προσδιορισμός των διαδικασιών
Για να ξεκινήσετε την ανάλυση μιας διαδικασίας, πρέπει πρώτα να προσδιορίσετε τις διαδικασίες που προκαλούν ένα πρόβλημα. Αυτό, για να τα βελτιώσουμε. Οι διαδικασίες που πρέπει να βελτιωθούν θα είναι αυτές που δεν πληρούν τους καθορισμένους στόχους.
2. Διορίστε την ομάδα εργασίας
Αφού εντοπιστούν οι διαδικασίες που πρέπει να βελτιωθούν, το επόμενο βήμα είναι να οριστεί η ομάδα ανθρώπων που θα πρέπει να τις εξετάσουν και να τις αναλύσουν. Το πιο κατάλληλο πράγμα θα είναι να επιλέξετε εκείνους τους ανθρώπους που γνωρίζουν τις διαδικασίες ή σχετίζονται με αυτές.
Η ομάδα εργασίας πρέπει να αποτελείται από:
- Ένα άτομο που αναλαμβάνει το ρόλο του αρχηγού της ομάδας.
- Ένα στέλεχος της εταιρείας που έχει ικανότητα λήψης αποφάσεων.
- Μια ομάδα εργαζομένων εξοικειωμένων με τη διαδικασία.
- Εργαζόμενοι από άλλα τμήματα που θέλουν να παρακολουθούν στενά τις βελτιώσεις.
3. Δημιουργήστε ένα διάγραμμα διαδικασίας
Στη συνέχεια, καταρτίζεται ένα διάγραμμα διαδικασίας. Αυτό το διάγραμμα διευκολύνει την οπτική απεικόνιση της διαδικασίας προς βελτίωση. Το διάγραμμα σας επιτρέπει να κατανοήσετε τη διαδικασία με έναν απλό τρόπο και να κρατήσετε κάθε μέλος της ομάδας υπεύθυνο για τις εργασίες που πρέπει να εκτελέσει. Σε αυτό το βήμα, είναι βολικό να καθορίσετε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της ανάλυσης διαδικασίας.
4. Γνωρίστε την τρέχουσα κατάσταση της διαδικασίας
Αυτό το βήμα σάς επιτρέπει να γνωρίζετε πώς αναπτύσσεται μια διαδικασία. Στη συνέχεια, πρέπει να αναζητηθεί ο βέλτιστος τρόπος για να εφαρμοστεί ώστε να επιτευχθούν καλύτερα αποτελέσματα. Για να επιτευχθεί βελτίωση της διαδικασίας, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε τις απόψεις των εμπλεκόμενων εργαζομένων. Είναι επίσης απαραίτητο να αναθεωρηθούν τα αριθμητικά δεδομένα της αποτελεσματικότητας της διαδικασίας, ποιος είναι ο τελικός στόχος της διαδικασίας και τα εμπόδια που ενδέχεται να την επηρεάσουν.
5. Προσδιορίστε τις πτυχές για βελτίωση
Αφού μάθετε την τρέχουσα απόδοση της διαδικασίας, είναι σημαντικό να προσδιορίσετε ποιες είναι οι πτυχές που πρέπει να βελτιωθούν. Οι πτυχές που πρέπει να βελτιωθούν πρέπει να συσχετίζονται με τους αναμενόμενους στόχους της διαδικασίας.
6. Επανασχεδιάστε τη βελτιωμένη διαδικασία
Τέλος, αφού πραγματοποιήσει όλα τα προηγούμενα βήματα, η νέα βελτιωμένη διαδικασία επανασχεδιάζεται. Αυτός ο επανασχεδιασμός μπορεί να γίνει με όλες τις πληροφορίες που έχουν ληφθεί σε όλα τα παραπάνω βήματα. Ο επανασχεδιασμός της νέας διαδικασίας πρέπει να επικεντρωθεί στην επίτευξη των στόχων. Εάν επιτευχθούν οι αναμενόμενοι στόχοι, η ανάλυση είναι επιτυχής και η εταιρεία θα αποδώσει πιο αποτελεσματικά.
Οφέλη από τη διεξαγωγή ανάλυσης διαδικασίας
Αναμφίβολα, ο στόχος της ανάλυσης της διαδικασίας δεν είναι μόνο η συλλογή δεδομένων και πληροφοριών. Το σημαντικό είναι ότι τα δεδομένα και οι πληροφορίες που λαμβάνονται μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την πραγματοποίηση των αντίστοιχων και απαραίτητων βελτιώσεων στις διαδικασίες. Διαφορετικά, θα σπαταλούσατε μόνο χρόνο, προσπάθεια και πόρους.
Τα οφέλη που μπορούν να επιτευχθούν με τη χρήση αυτής της μεθοδολογίας είναι:
- Βελτιώστε την ποιότητα των διαδικασιών.
- Αυξήστε την αποτελεσματικότητα της εταιρείας.
- Μειώστε το κόστος των εφαρμοζόμενων διαδικασιών.
- Απλοποιήστε την εργασία και τις δραστηριότητες.
- Κάντε την εργασία γενικά πιο αποτελεσματική και ασφαλή.
Τύποι ανάλυσης διαδικασίας
Οι δύο πιο σημαντικοί τύποι ανάλυσης διαδικασίας είναι:
- Ανάλυση εργασιών διαδικασίας: Στην ανάλυση των εργασιών της διαδικασίας, το κύριο επίκεντρο είναι οι δραστηριότητες και οι εργασίες που εκτελούν οι άνθρωποι. Επομένως, το πιο σημαντικό πράγμα σε αυτήν την ανάλυση είναι οι άνθρωποι ή τι κάνουν.
- Ανάλυση προϊόντων επεξεργασίας: Η ανάλυση των προϊόντων εστιάζει στο τι μπορεί να γίνει σε ένα αντικείμενο. Το πιο σημαντικό πράγμα είναι το αντικείμενο ή τι μπορεί να γίνει σε αυτό.
Φυσικά, στην ανάλυση μπορείτε να βρείτε τη σειρά των βημάτων ολόκληρης της διαδικασίας. Αυτά τα βήματα και η αντίστοιχη σειρά τους μπορούν να αναπαρασταθούν γραφικά χρησιμοποιώντας μια συγκεκριμένη συμβολογία.
Φύλλο εργασίας για ανάλυση διαδικασίας
Γενικά, για να πραγματοποιήσετε μια ανάλυση διαδικασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα απλό φύλλο που πρέπει να έχει τις ακόλουθες στήλες:
- Αριθμός: Εδώ σημειώνεται ο αριθμός που αντιστοιχεί σε κάθε ένα από τα βήματα της διαδικασίας, σύμφωνα με την απαιτούμενη σειρά.
- Βήματα: Η στήλη βημάτων χρησιμοποιείται για την καταγραφή και την περιγραφή κάθε βήματος που πρέπει να ακολουθηθεί σε μια διαδικασία.
- Ροή: Η συμβολογία που χρησιμοποιείται για την απεικόνιση της ροής της διαδικασίας τοποθετείται στη στήλη ροής.
- Καιρός: Μια κατάλληλη μονάδα μέτρησης χρόνου χρησιμοποιείται σε αυτήν τη στήλη για την καταγραφή της απόδοσης κάθε βήματος.
- Γραφικά σύμβολα: Σε αυτήν την ενότητα, η σωστή σειρά καθενός από τα βήματα της διαδικασίας αντιπροσωπεύεται από σύμβολα.
Το φύλλο εργασίας ανάλυσης διαδικασίας θα αναπαρασταθεί ως εξής:
Τελειώνοντας, καταλήγουμε λέγοντας ότι η ανάλυση διεργασιών είναι μια πολύ χρήσιμη μεθοδολογία για οποιαδήποτε εταιρεία, καθώς όταν πραγματοποιείται μια επαρκής ανάλυση διεργασιών, είναι πολύ εύκολο να εντοπίσουμε και να αξιολογήσουμε όλα τα βήματα που υπόκεινται σε βελτίωση στις διαδικασίες που παρουσιάζουν κάποιο είδος προβλήματος. Επιπλέον, βοηθά στη λήψη αποφάσεων για την εφαρμογή του επανασχεδιασμού των διαδικασιών που πρέπει να βελτιωθούν, ώστε να επιτευχθούν οι στόχοι.