Ένα έγγραφο είναι η γραπτή εγγραφή, είτε με φυσικό ή εικονικό τρόπο, που αντικατοπτρίζει τα χαρακτηριστικά ενός γεγονότος ή μιας περίστασης.
Δηλαδή, ένα έγγραφο αποτελεί απόδειξη για ένα γεγονός ή μια κατάσταση. Μπορεί να είναι ένα κείμενο γραμμένο σε χαρτί (ή άλλη υποστήριξη υλικού όπως χαρτόνι) ή ένα αρχείο που είναι αποθηκευμένο σε ηλεκτρονική υποστήριξη.
Ένα έγγραφο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την καταγραφή ενός σχετικού γεγονότος. Για παράδειγμα, εάν ένα άτομο ολοκληρώσει τις πανεπιστημιακές του σπουδές, μπορεί να ζητήσει από την εκπαιδευτική οντότητα μια επιστολή με όλα τα θέματα που έχουν ληφθεί και τους βαθμούς που αποκτήθηκαν.
Ομοίως, ένα έγγραφο μπορεί να είναι το αποτέλεσμα μιας εργασίας. Για παράδειγμα, εάν ένας ερευνητής διεξάγει μελέτη σχετικά με τον πιθανό αντίκτυπο της ρύπανσης στην παγκόσμια οικονομία, αυτή θα μεταφραστεί σε κείμενο. Αυτό θα ήταν ένα ακαδημαϊκό έγγραφο.
Στο πιο καθημερινό περιβάλλον, όλοι οι άνθρωποι, όταν διεξάγουμε διαδικασίες ενώπιον των αρχών, χρησιμοποιούν έγγραφα για να υποστηρίξουν τα γεγονότα που θέλουμε να αποδείξουμε. Το πιο συνηθισμένο είναι το έγγραφο ταυτότητας, όπου μπορείτε να δείτε όλα τα προσωπικά δεδομένα του ατόμου, όπως όνομα, επώνυμο, ηλικία, φύλο και διεύθυνση.
Ο στόχος της δημιουργίας ενός εγγράφου είναι να αφήσουμε μαρτυρία για το θέμα που μας ενδιαφέρει και μπορεί στη συνέχεια να διατηρηθεί με την πάροδο του χρόνου.
Θα πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι η τεχνολογία μας επιτρέπει να αποθηκεύουμε και να μοιραζόμαστε πολλές πληροφορίες που περιέχονται σε ψηφιακά έγγραφα. Αυτό, χρησιμοποιώντας email, ένα pendrive ή ακόμα και το cloud.
Τύποι εγγράφων
Τα έγγραφα μπορούν να ταξινομηθούν με διαφορετικά κριτήρια. Για παράδειγμα, ανάλογα με την πηγή, μπορούν να χωριστούν στα ακόλουθα:
- Πρωταρχικός: Είναι αυτές που περιέχουν τις αρχικές πληροφορίες του συγγραφέα. Για παράδειγμα, μια διατριβή που δημοσιεύτηκε από ένα πανεπιστήμιο για ένα θέμα που δεν μελετήθηκε ποτέ πριν.
- Δευτερεύων: Είναι αυτά που έχουν τροποποιηθεί κατά κάποιο τρόπο. Για παράδειγμα, επιστρέφοντας στο θέμα της διατριβής, μπορεί να είναι μια περίληψη από αυτήν.
- Τριτογενής: Είναι αυτά που προκύπτουν από την επεξεργασία δευτερευόντων εγγράφων. Για παράδειγμα, ένα άρθρο εφημερίδας που βασίζεται στην περίληψη της διατριβής που έχουμε ήδη αναφέρει.
Ομοίως, ανάλογα με τον τύπο της οντότητας που τις εκδίδει, μπορεί να είναι:
- Κοινό: Εκδόσεις που εκδίδονται από φορείς του δημόσιου τομέα (Δημόσια διοίκηση).
- Ιδιωτικός: Αναγνωρίζονται από τα ενδιαφερόμενα μέρη, αλλά όχι ενώπιον των αρχών.
Πρέπει επίσης να έχουμε κατά νου ότι ορισμένα έγγραφα πρέπει να νομιμοποιούνται για να είναι έγκυρα ενώπιον των αρχών. Αναφέρουμε, για παράδειγμα, μια διαθήκη ή μια σύμβαση. Με αυτόν τον τρόπο, εάν υπάρχει μη συμμόρφωση από οποιοδήποτε από τα συμβαλλόμενα μέρη, το θιγόμενο μέρος μπορεί να προχωρήσει στην αξίωση ενώπιον των δικαστικών φορέων.
