Το πρόγραμμα είναι ένα γραφικό εργαλείο που παρουσιάζει μια λεπτομέρεια των δραστηριοτήτων που πρέπει να αναπτυχθούν κατά τους καθορισμένους χρόνους, τη στιγμή που ένα έργο αναλαμβάνεται.
Ωστόσο, ο στόχος της κατάρτισης ενός προγράμματος είναι να περιγράψουμε με λεπτομερή και συγκεκριμένο τρόπο κάθε δραστηριότητα που πρέπει να εκτελεστεί, καθώς και τους χρόνους που απαιτούνται για την ολοκλήρωση κάθε δραστηριότητας.
Για το λόγο αυτό, είναι απαραίτητο να φτιάξετε ένα χρονοδιάγραμμα όταν ένα έργο πρόκειται να εκτελεστεί, γιατί αυτό που αναμένεται είναι ότι κάθε δραστηριότητα αναπτύσσεται στον καθορισμένο χρόνο, έτσι ώστε να επιτυγχάνεται η βέλτιστη χρήση του χρόνου και κάθε φάση οργανώνεται και τακτοποιείται .
Στη συνέχεια, το πρόγραμμα πρέπει να αναφέρει λεπτομερώς την ημερομηνία έναρξης και λήξης κάθε φάσης ή δραστηριότητας του έργου, επειδή το μόνο που έχει σημασία είναι ότι πληρούνται οι καθορισμένοι χρόνοι, οι ώρες που χρησιμοποιούνται πρέπει να περιλαμβάνουν ήδη την εξέταση όλων των απρόβλεπτων γεγονότων που ενδέχεται να προκύψουν. θα μπορούσε να παρουσιαστεί.
Επιπλέον, το πρόγραμμα πρέπει να προβάλλεται σε φυσική ή ψηφιακή μορφή από όλους όσοι εμπλέκονται στην ανάπτυξη του έργου, έτσι ώστε κάθε φάση ή στάδιο να πραγματοποιείται στις προγραμματισμένες ώρες.
Γιατί είναι σημαντικό να φτιάξετε ένα πρόγραμμα;
Σε γενικές γραμμές, είναι σημαντικό να οργανώσετε ένα πρόγραμμα όποτε θέλετε να υλοποιήσετε ένα έργο. Αυτό το εργαλείο επιτρέπει πρώτα να οργανώσει σωστά όλες τις δραστηριότητες, στη συνέχεια να είναι σε θέση να τις εκτελέσει και τελικά να πραγματοποιήσει μια παρακολούθηση που καταφέρνει να διαπιστώσει ότι εκτελούνται αποτελεσματικά με ομαλό τρόπο και εντός των καθορισμένων προθεσμιών.
Πώς δημιουργείτε ένα πρόγραμμα;
Για να αναπτύξετε ένα πρόγραμμα, πρέπει να κάνετε τα εξής:
- Πρώτον, χωρίστε ολόκληρο το έργο σε μέρη και καθορίστε πόσος χρόνος απαιτείται για κάθε μέρος.
- Στη συνέχεια, το ανθρώπινο δυναμικό οργανώνεται και ο καθένας έχει την ευθύνη που του αντιστοιχεί σε κάθε στάδιο για να ολοκληρώσει επιτυχώς το έργο.
Ποια εργαλεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για το σχεδιασμό ενός προγράμματος;
Για να φτιάξουμε ένα πρόγραμμα μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διαφορετικά εργαλεία. Στη συνέχεια θα δούμε ποια.
1. Γράφημα Gantt
Από τη μία πλευρά, το γράφημα Gantt είναι ένα εργαλείο που περιγράφει μέσω οριζόντιων ράβδων όλες τις εργασίες που πρέπει να αναπτυχθούν καθ 'όλη την υλοποίηση ενός έργου και τους χρόνους που απαιτούνται σε κάθε στάδιο.
Είτε έτσι είτε αλλιώς, είναι η πιο χρησιμοποιημένη τεχνική, γιατί σας επιτρέπει να βλέπετε εύκολα την ημερομηνία έναρξης και λήξης κάθε δραστηριότητας.
2. Διάγραμμα PERT
Από την άλλη πλευρά, το διάγραμμα PERT κάνει τη γραφική αναπαράσταση μέσω ενός δικτύου εργασιών, τοποθετημένων με αλυσοδεμένο τρόπο ακολουθώντας μια συγκεκριμένη σειρά και δομή που επιτρέπουν την επίτευξη των στόχων, κατά τον προγραμματισμό ενός έργου.
Στη συνέχεια, τα βέλη συσχετίζουν σχέσεις αιτιότητας και εξάρτησης μεταξύ καθεμιάς από τις δραστηριότητες και τις διαδικασίες.
3. Το διάγραμμα CPM
Φυσικά, το διάγραμμα CPM είναι γνωστό ως μέθοδος κρίσιμης διαδρομής, δημιουργεί μια σχέση μεταξύ των δραστηριοτήτων που επιδιώκουν να βρουν τις συντομότερες διαδρομές για την υλοποίηση του έργου, έτσι ώστε η διαδικασία παρακολούθησης και ελέγχου του να είναι απλούστερη.
Βήματα για την ανάπτυξη προγράμματος
Τα πιο σημαντικά βήματα για την ανάπτυξη ενός προγράμματος δραστηριοτήτων είναι:
- Αναφέρετε τη λίστα δραστηριοτήτων.
- Καθιέρωση σχέσεων μεταξύ δραστηριοτήτων.
- Σκεφτείτε τους πόρους που χρειάζονται.
- Υπολογίστε τις προθεσμίες και τις ώρες που απαιτούνται για κάθε δραστηριότητα
- Σχεδιάστε το πρόγραμμα.
Τέλος, βλέπουμε ότι η ανάπτυξη ενός προγράμματος δραστηριοτήτων βοηθά στην οργάνωση όλων των δραστηριοτήτων με λογικό και καλά δομημένο τρόπο, γεγονός που καθιστά ευκολότερη την εφαρμογή, την παρακολούθηση και τον καλύτερο έλεγχο της ανάπτυξης ενός έργου. Ένα καλό πρόγραμμα βοηθά στην αποτελεσματική χρήση του χρόνου για τη διαχείριση οποιουδήποτε έργου.
