Ο εσωτερικός έλεγχος είναι μια διαδικασία που αποτελεί μέρος του ελέγχου των πόρων και των περιουσιακών στοιχείων μιας εταιρείας και χρησιμεύει για τη διατήρηση της δραστηριότητας και της ιχνηλασιμότητας της.
Καθώς οι εταιρείες μεγαλώνουν, καθίσταται όλο και πιο δύσκολο να παρακολουθείτε τι συμβαίνει με τους πόρους, τα περιουσιακά τους στοιχεία, τα εργαλεία τους και τους ανθρώπους.
Γι 'αυτό κατέστη απαραίτητο να δημιουργηθεί ένας μηχανισμός που επιτρέπει την καταγραφή της χρήσης αυτών των πόρων, καθώς και των δραστηριοτήτων.
Παραδείγματα εσωτερικού ελέγχου σε χρηματοοικονομικούς πόρους και περιουσιακά στοιχεία
Ορισμένες χρήσεις εσωτερικού ελέγχου που ισχύουν για εμπορεύματα είναι οι έλεγχοι εισόδου και εξόδου των οχημάτων που ανήκουν στην εταιρεία. Αυτό ελέγχει τη δραστηριότητα του οχήματος, τη φθορά, την κατανάλωση καυσίμου και το άτομο που είναι υπεύθυνο για αυτό.
Όταν ασχολούνται με εταιρικά οχήματα, οι οδηγοί πρέπει να φέρουν ημερολόγιο όπου καταγράφεται η έναρξη και το τέλος της διαδρομής, μαζί με τις ώρες κάθε ορόσημου.
Ένα άλλο παράδειγμα είναι ο έλεγχος αποθεμάτων των υλικών στην αποθήκη. Τα συστήματα FIFO και LIFO απαιτούν απαραίτητα έλεγχο εσωτερικού ελέγχου για να γνωρίζουν ημερομηνίες και τύπους υλικού ή αποθέματος. Πρόκειται για λογιστική εισροή, η οποία θα μπορούσε επίσης να χρησιμοποιηθεί για την απόσβεση αγαθών.
Όσον αφορά τους οικονομικούς πόρους, πραγματοποιείται εσωτερικός έλεγχος πριν από την εκτέλεση εξόδων, για παράδειγμα, στο GAV (Έξοδα διαχείρισης και πωλήσεων) που προέρχονται από τις εργασίες αυτών των λειτουργιών. Ωστόσο, πρέπει να ελέγχεται ώστε να μην υπερβαίνει αυτό που είναι απαραίτητο για αυτήν την εκτέλεση κατά τη διάρκεια της περιόδου.
Για παράδειγμα, εάν για έναν μήνα πωλήσεων απαιτείται να αγοράσετε φύλλα χαρτιού, μολύβια και μελάνι εκτυπωτή, ο εσωτερικός έλεγχος θα πρέπει να έχει μια εκτίμηση του τι δαπανάται κάθε μήνα και να το ελέγχει κάθε μήνα, για να προστατεύσει αυτό το περιθώριο δαπανών.
Αντίγραφα ασφαλείας εσωτερικού ελέγχου
Ακριβώς όπως γίνεται μια στιγμιαία εγγραφή πόρων και δραστηριοτήτων, είναι σημαντικό να το αρχειοθετήσετε για να δημιουργήσετε ένα αρχείο σχετικά με κάθε ελεγχόμενο στοιχείο.
Υπάρχουν διαφορετικά λογισμικά εσωτερικού ελέγχου που μπορούν να προσλάβουν εταιρείες ή ένα υπολογιστικό φύλλο Microsoft Excel είναι αρκετό, εάν παραγγελθεί.
Για να αποφύγετε τις απώλειες, μπορείτε να αγοράσετε ένα εικονικό cloud storage και να ανεβάσετε αυτά τα αρχεία εκεί για να αποφύγετε την απώλειά τους.
Εάν έχετε επίσης την έντυπη υποστήριξη με υπογραφές ευθύνης, είναι βολικό να ψηφιοποιήσετε αυτά τα έγγραφα. Για παράδειγμα, μέσω του σαρωτή και της εκκένωσης σε ψηφιακούς φακέλους.
Επικεφαλής εσωτερικού ελέγχου
Τα άτομα που είναι υπεύθυνα για τις ενέργειες εσωτερικού ελέγχου πρέπει να είναι τακτικά, οργανωμένα και ικανά να εργάζονται σε σενάρια υψηλής ζήτησης, καθώς, για παράδειγμα, θα μπορούσαν να έχουν ταυτόχρονα έλεγχο πολλών στοιχείων: οικονομικός έλεγχος των εξόδων, έλεγχος των αποθεμάτων, έλεγχος των χρήση περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας και τον έλεγχο της εισόδου και εξόδου των ατόμων.
Εάν κάτι αποτύχει σε αυτήν τη διαδικασία εγγραφής, θα μπορούσαν να υπάρξουν αποκλίσεις στη λειτουργική πραγματικότητα και το κεφάλαιο της εταιρείας, σε σχέση με τα περιουσιακά στοιχεία της. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο εσωτερικός έλεγχος πρέπει να αποτελεί μέρος ενός ομαλού και αλυσοδεμένου συστήματος λειτουργιών.
Ο εσωτερικός έλεγχος παρέχει πολύτιμη υποστήριξη στην επιχειρησιακή διαχείριση του οργανισμού, διασφαλίζοντας διαφανείς και ασφαλείς διαδικασίες ιχνηλασιμότητας.
Επομένως, η σημασία του έγκειται στο γεγονός ότι οι εταιρείες, ανεξάρτητα από τη δομή και το μέγεθός τους, εφαρμόζουν κάποιο σύστημα εσωτερικού ελέγχου, προκειμένου να διατηρήσουν ένα καλύτερο αρχείο των περιουσιακών τους στοιχείων και να είναι σε θέση να διαγνώσουν πού υπάρχουν υλικοτεχνικές αποκλίσεις, προκειμένου να να βελτιώσει τις διαδικασίες στην αλυσίδα αξίας της.