Ο πίνακας Eisenhower είναι μια γραφική αναπαράσταση, η οποία δείχνει τις εργασίες που εκκρεμούν για την εκτέλεση, αλλά το κάνει με την ταξινόμησή τους από το βαθμό σπουδαιότητας αυτών των εργασιών. Με αυτόν τον τρόπο, επιτρέποντάς τους να τα οργανώσουμε κατά επίπεδο σπουδαιότητας.
Ο πίνακας Eisenhower είναι μια γραφική αναπαράσταση, όπου εμφανίζεται ένα τεταρτημόριο δύο αξόνων. Αυτοί οι άξονες δείχνουν το βαθμό σπουδαιότητας, καθώς και τον επείγοντα χαρακτήρα που απαιτείται για κάθε εργασία. Υπό αυτήν την έννοια, το τεταρτημόριο μας βοηθά να ταξινομήσουμε τις εργασίες, ανάλογα με το βαθμό σπουδαιότητας και τους χρόνους παράδοσης. Ταυτόχρονα, από την άλλη πλευρά, επιτρέπει την οργάνωση της εργασίας, έτσι ώστε με μια ματιά να μπορούμε να οργανώσουμε όλες τις εργασίες σε εκκρεμότητα.
Ο πίνακας Eisenhower αποτελείται από τέσσερα τετράγωνα.
Η ταξινόμησή του, όπως είπαμε, καθιερώνει τα καθήκοντα με βάση τον επείγοντα χαρακτήρα που απαιτεί αυτή η εργασία, καθώς και τη σημασία τους.
Πώς σχεδιάζεται η μήτρα Eisenhower;
Πρέπει να γνωρίζουμε ότι ο πίνακας Eisenhower, όπως είπαμε, αποτελείται από τέσσερα τεταρτημόρια.
Στο πρώτο τεταρτημόριο είναι οι πιο σημαντικές καθώς και οι επείγουσες εργασίες. Υπό αυτήν την έννοια, μιλάμε για τα πιο σημαντικά έργα, τα οποία απαιτούν μεγαλύτερη προσοχή, καθώς και τον επείγοντα κατά την εκτέλεση τους. Αυτές είναι οι εργασίες προτεραιότητας στην εκτέλεση.
Στο δεύτερο τεταρτημόριο θα ήταν οι εργασίες που, επειδή είναι σημαντικές, απαιτούν λιγότερο επείγοντα χαρακτήρα. Ένα τεταρτημόριο που περιλαμβάνει αυτές τις εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν σε μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, αλλά που απαιτεί πολλή προσοχή, έτσι αυτό το τεταρτημόριο μπορεί να μας βοηθήσει να είμαστε προληπτικοί στην εργασία. Αυτές οι εργασίες πρέπει να προγραμματιστούν, με σκοπό την πρόληψη.
Από την άλλη πλευρά, στο τρίτο τεταρτημόριο έχουμε εκείνες τις εργασίες που, αν και δεν είναι σημαντικές, απαιτούν μεγαλύτερη επείγουσα ανάγκη. Υπό αυτήν την έννοια, πρέπει να προσέξουμε να μην τοποθετήσουμε αυτές τις εργασίες στο πρώτο τεταρτημόριο. Καθορίζει αυτά που, παρά τον επείγοντα χαρακτήρα που απαιτούν, είναι λιγότερο σημαντικά. Αυτά μπορούν να ανατεθούν σε άλλα άτομα.
Τέλος, το τέταρτο τεταρτημόριο αποτελείται από εκείνες τις εργασίες που δεν είναι ούτε επείγουσες ούτε σημαντικές. Υπό αυτήν την έννοια, μιλάμε για το λιγότερο σημαντικό τεταρτημόριο του πίνακα. Λοιπόν, παρακολουθώντας αυτά τα καθήκοντα, πρέπει να γνωρίζουμε ότι αυτές είναι οι τελευταίες στις οποίες δίνεται προσοχή. Αυτά, σε πολλές περιπτώσεις, μπορούν να εξαλειφθούν.
Για να πάρετε μια πιο οπτική ιδέα, παρουσιάζεται ένα παράδειγμα της εμφάνισης του πίνακα Eisenhower:
Πώς λειτουργεί ο πίνακας Eisenhower;
Πρέπει να γνωρίζουμε ότι, όπως και κάθε μήτρα, ο πίνακας Eisenhower έχει μια συγκεκριμένη λειτουργία, την οποία ορίζει ο συγγραφέας, η οποία μας βοηθά να φτιάξουμε τη μήτρα της, καθώς και να την χρησιμοποιήσουμε σωστά.
Υπό αυτήν την έννοια, όπως φαίνεται στη γραφική του αναπαράσταση, έχουμε τέσσερα τεταρτημόρια, τοποθετημένα σε δύο άξονες που μετρούν το βαθμό σπουδαιότητας, καθώς και τον επείγοντα χαρακτήρα όλων των καθηκόντων μας.
Το πρώτο τεταρτημόριο, όπως φαίνεται στον ορισμό του, θα περιλαμβάνει εκείνα τα καθήκοντα με την υψηλότερη προτεραιότητα, και τα οποία, κατά κάποιο τρόπο, μας βοηθούν να επιτύχουμε εκείνους τους στόχους προτεραιότητας που θα καθορίσουν την επίτευξη των στόχων μας. Σε αυτό το τεταρτημόριο, επομένως, θα συμπεριλάβουμε κρίσεις που απαιτούν άμεση λύση, προβλήματα που απαιτούν γρήγορη λύση, σημαντικά έργα που έχουν μεγαλύτερη σημασία.
Δεύτερον, το δεύτερο τεταρτημόριο εστιάζει σε σημαντικές αλλά όχι επείγουσες δραστηριότητες. Υπό αυτήν την έννοια, θα συμπεριλάβουμε εργασίες που σχετίζονται με την παρατήρηση νέων ευκαιριών, την οικοδόμηση σχέσεων, καθώς και άλλες σημαντικές εργασίες, αλλά που δεν απαιτούν επείγουσα ανάγκη.
Τρίτον, έχουμε το τρίτο τεταρτημόριο, το οποίο περιλαμβάνει εργασίες που δεν είναι σημαντικές, αλλά που απαιτούν επείγον. Σε αυτό το τεταρτημόριο θα συμπεριλάβουμε, μεταξύ άλλων, τηλεφωνικές κλήσεις με πελάτες, email, συναντήσεις, θεσμικές δραστηριότητες.
Στην τέταρτη και τελευταία θέση, έχουμε το τέταρτο τεταρτημόριο. Ενσωματώνει εργασίες που δεν είναι ούτε σημαντικές ούτε επείγουσες, επομένως δεν θα της δώσουμε μεγαλύτερη σημασία από ό, τι έχει ήδη. Αυτό το τεταρτημόριο μπορεί να περιλαμβάνει πτυχές όπως το πρωινό στο γραφείο για μεγάλα χρονικά διαστήματα, ορισμένες κλήσεις που δεν συνεισφέρουν τίποτα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχουν καμία σχέση με τη δραστηριότητα εργασίας, τις μη εργασιακές δραστηριότητες, μεταξύ άλλων.
Με αυτά τα τέσσερα τεταρτημόρια, και με τη σωστή παραγγελία των εργασιών, ο στόχος είναι ο εργαζόμενος να αυξήσει την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητά τους.
Στόχοι του πίνακα Eisenhower
Όπως είπαμε, υπάρχει μια σειρά στόχων που πρέπει να επιτευχθούν με την εφαρμογή του εν λόγω πίνακα.
Υπό αυτήν την έννοια, θα μπορούσαμε να συμπεριλάβουμε τους ακόλουθους στόχους, όπως εκείνους που επιδιώκονται κυρίως από αυτόν τον πίνακα:
- Αυξημένη παραγωγικότητα.
- Μεγαλύτερη αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα στη διαχείριση εργασιών.
- Επίτευξη των στόχων εγκαίρως.
- Οργανώστε την εργασία με καλύτερο τρόπο.
- Μεγαλύτερη συγκέντρωση στην προτεραιότητα.
- Διαχείριση κρίσεων.
- Πειθαρχία.
- Ελεγχος.
- Θέα.
Μεταξύ πολλών άλλων στόχων που μπορούν να επιτευχθούν με την εφαρμογή του εν λόγω πίνακα.
