Η οργάνωση ενός έργου είναι αυτή η δραστηριότητα που επιτρέπει τη διεξαγωγή ομαδοποίησης των ανθρώπινων πόρων της εταιρείας στις πιο κατάλληλες εργασίες. Όλα αυτά, προκειμένου να επιτευχθεί ένας κοινός στόχος.
Η οργάνωση ενός έργου, επομένως, συνίσταται στην οργάνωση ανθρώπων, την ανάθεση σε ορισμένα έργα ανάλογα με τις ιδιότητές τους.
Συνήθως, ο υπεύθυνος έργου εκτελεί αυτήν την εργασία. Με τον ίδιο τρόπο, πρέπει να διαχειρίζεστε τους απαραίτητους πόρους αποτελεσματικά και αποδοτικά. Με αυτόν τον τρόπο, η διαχείριση και η οργάνωση συνδέονται στενά.
Η σημασία της οργάνωσης ενός έργου
Για να λειτουργεί αποτελεσματικά ένα έργο, πρέπει να είναι σωστά οργανωμένο. Αυτό, που φαίνεται απλό, είναι ένα κοινό πρόβλημα στις εταιρείες. Εάν δεν γνωρίζουμε ακριβώς τι θέλουμε και πώς θα χρησιμοποιήσουμε τους πόρους για να το αποκτήσουμε, ο οργανισμός θα αποτύχει. Εξ ου και η σημασία μιας καλής οργάνωσης.
Για τους παραπάνω λόγους, η εκπαίδευση των διαχειριστών έργων πρέπει να περιλαμβάνει αυτήν την πτυχή. Είναι απαραίτητο να διδάξετε πώς να τα οργανώσετε για να μπορέσετε να τα καθοδηγήσετε αργότερα. Ένας τρόπος για τη σωστή κατανομή των διαφόρων πόρων σε κάθε εργασία είναι ένα καλό οργανωτικό σχέδιο. Στην επόμενη ενότητα θα δούμε από τι αποτελείται.
Το σχέδιο οργάνωσης ενός έργου
Το σχέδιο διαχείρισης εστιάζει σε όλες τις δραστηριότητες που πραγματοποιεί η εταιρεία, ωστόσο, το οργανωτικό σχέδιο το κάνει, πάνω απ 'όλα, στον ανθρώπινο παράγοντα. Επειδή το κύριο πράγμα είναι να τοποθετήσετε κάθε άτομο στην πιο κατάλληλη εργασία. Επομένως, συνιστάται να ακολουθήσετε τα ακόλουθα βήματα:
- Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να είμαστε ξεκάθαροι για το ποιοι έχουμε: Πρέπει να κάνετε απογραφή των ανθρώπινων πόρων, με τα δυνατά και αδύνατα σημεία τους. Επειδή πρέπει να γνωρίζουμε σε ποιον είναι καλός ο καθένας για να τους αντιστοιχίσουμε στην πιο κατάλληλη θέση.
- Από την άλλη πλευρά, πρέπει να κάνετε το ίδιο με τις εργασίες: Το έργο πρέπει να αναλυθεί στα μικρότερα μέρη του. Αυτό απαιτεί την έγκριση του υπόλοιπου προσωπικού που εμπλέκεται. Μόλις τα έχουμε, μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν πίνακα διπλής καταχώρησης και με τις δύο μεταβλητές.
- Τρίτον, σε κάθε άτομο πρέπει να ανατεθεί το καθήκον του: Για αυτό πρέπει να γνωρίζουμε ποιος είναι ο πιο κατάλληλος για κάθε δραστηριότητα. Εδώ πρέπει να λάβετε υπόψη το ακαδημαϊκό σας υπόβαθρο, την επαγγελματική σας εμπειρία και, φυσικά, τα προσωπικά σας κίνητρα στην εργασία. Σε αυτό το σημείο μπορεί να χρησιμοποιηθεί μια τεχνική ανάθεσης εργασιών όπως η ουγγρική μέθοδος.
- Τέλος, είναι απαραίτητο να καθοριστούν προθεσμίες ολοκλήρωσης, προβλέψεις για πιθανές καθυστερήσεις και κατάλληλη μορφή ελέγχου.Έτσι, μόλις εκτελεστεί κάθε εργασία, μπορεί να φανεί αν υπήρχαν αποκλίσεις από αυτό που είχε προγραμματιστεί. Όπως θα δούμε παρακάτω, ένα οργανόγραμμα είναι απαραίτητο σε αυτό το βήμα.
Το οργανόγραμμα στην οργάνωση ενός έργου
Τι είναι το οργανόγραμμα; Ένα οργανόγραμμα είναι ένα γράφημα που σας επιτρέπει να παρατηρήσετε τη δομή μιας εταιρείας και να γνωρίζετε ποιος είναι ποιος. Ο διαχειριστής του έργου πρέπει να έχει μια βαθιά κατανόηση των υπαρχόντων υπαλλήλων, με σκοπό να είναι σε θέση να οργανώνει, καθώς και να το κάνει σωστά, τα καθήκοντα και τους υπευθύνους για την πραγματοποίησή τους.
Υπό αυτήν την έννοια, έχουμε κάθετα, ιεραρχικά ή γραμμικά οργανωτικά διαγράμματα, όταν η εξουσία είναι σαφής και η λήψη αποφάσεων συγκεντρώνεται. Από την άλλη πλευρά, έχουμε οριζόντια ή κυκλικά, σε εταιρείες με πιο θολή αρχή. Επίσης, έχουμε άλλους τύπους, όπως αναλυτικούς, που μας επιτρέπουν να γνωρίζουμε διαδικασίες ή μήτρα, ο οποίος είναι χρήσιμος για τη δομή της οργάνωσης με διαδικασίες ή έργα.
Παράδειγμα οργάνωσης ενός έργου
Ας φανταστούμε ότι θέλουμε να πραγματοποιήσουμε ένα έργο. Το έργο βασίζεται στη δημιουργία και την ίδρυση μιας εταιρείας. Για παράδειγμα, μια εταιρεία συμβούλων στη μηχανική υπολογιστών.
Πρώτα απ 'όλα, ο σκηνοθέτης συναντά τους συνεργάτες του έργου
- Από τη μία πλευρά, προετοιμάζουν, από κοινού, τους στόχους που πρέπει να επιτευχθούν και τα απαραίτητα καθήκοντα. Όλα αυτά πρέπει να είναι γραπτά και όσο το δυνατόν πιο λεπτομερή. Μια ενδιαφέρουσα τεχνική είναι η λεγόμενη "καταιγισμού ιδεών", η οποία συνίσταται στο να πούμε όλες τις ιδέες που έρχονται στο μυαλό και στη συνέχεια να τις φιλτράρουμε.
- Μετά από αυτό, πρέπει να ξέρετε ποιοι έχουμε, εκτός από την ομάδα διαφημιστών. Πρώτον, οι εργασίες που θα εκτελέσουν και δεύτερον, οι εργαζόμενοι που θα προσλάβουμε. Πρέπει επίσης να γνωρίζετε τον τύπο των συμβάσεων που θα προτείνουμε και τις αμοιβές που θα λάβετε.
- Στο επόμενο βήμα, είναι καιρός να διανείμετε τις εργασίες και ότι η ουγγρική μέθοδος, που αναφέρεται παραπάνω, μπορεί να βοηθήσει. Οι υπηρεσίες υπολογιστών απαιτούν μια διαδικασία, από το σχεδιασμό έως τον προγραμματισμό και το τελικό αποτέλεσμα. Επομένως, ένα χρήσιμο εργαλείο είναι τα διαγράμματα PERT, τα οποία επιτρέπουν την εύρεση των κρίσιμων διαδρομών κάθε διαδικασίας.
- Τέλος, πρέπει να αναπτύξετε ένα σχέδιο οργάνωσης έργου. Αυτό συνίσταται στο να γράφετε όλα τα παραπάνω γραπτώς. Επιπλέον, θα καθορίσουμε τον τρόπο ελέγχου μέσω ανατροφοδότησης και πώς θα διορθώσουμε τις αποκλίσεις. Όλα αυτά, χωρίς να ξεχνάμε ένα κατάλληλο σχέδιο έκτακτης ανάγκης για απρόβλεπτα γεγονότα.