Ανάθεση είναι η ενέργεια που πραγματοποιείται από ένα άτομο μέσω του οποίου αναθέτει την ευθύνη της ανάληψης μιας εργασίας ή της λήψης απόφασης για την οποία εξουσιοδοτείται, σε άλλο πρόσωπο που πρέπει να το εκτελέσει. Με άλλα λόγια, είναι η ενέργεια της ανάθεσης μιας αποστολής που αντιστοιχεί σε ένα άτομο εξουσιοδοτημένο σε άλλο άτομο.
Η εκπροσώπηση, επομένως, είναι μια δράση που αναλαμβάνεται σε πολλούς τομείς, όπως η πολιτική, οι επιχειρήσεις, η εκπαίδευση, μεταξύ άλλων. Μέσω αυτής της δράσης, ένα άτομο, το οποίο είναι εξουσιοδοτημένο να αναλαμβάνει μια σειρά καθηκόντων, αναθέτει ένα ή όλα τα καθήκοντα, σε ένα άλλο άτομο που πρέπει να τα αναλάβει. Υπό αυτήν την έννοια, ένα άτομο που είναι υπεύθυνο για την εκτέλεση μιας σειράς καθηκόντων αναθέτει αυτήν τη σχέση, εν όλω ή εν μέρει, σε άλλο άτομο που πρέπει να αναλάβει τα εν λόγω καθήκοντα για λογαριασμό του ή για λογαριασμό του.
Όπως είπαμε, η δράση της ανάθεσης είναι πολύ κοινή στον επιχειρηματικό κόσμο, όταν ένας διευθυντής μεταβιβάζει μέρος των καθηκόντων του σε άλλο άτομο, το οποίο πρέπει να τα αναλάβει. Ωστόσο, ο αριθμός του αντιπροσώπου είναι πολύ συχνός σε άλλους τομείς όπως η οικονομία γενικά, η εκπαίδευση, η πολιτική, καθώς και σε άλλα περιβάλλοντα.
Ο εκπρόσωπος
Το πρόσωπο στο οποίο έχει εκχωρηθεί μια εξουσία, δηλαδή, στο οποίο έχει ανατεθεί να αναλάβει ένα συγκεκριμένο καθήκον ή να λάβει μια απόφαση, είναι γνωστό ως «εκπρόσωπος». Αυτό, επομένως, πρέπει να αναλάβει τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί, καθώς και να τα κάνει σωστά.
Ο εκπρόσωπος, επομένως, είναι το πρόσωπο που εκπροσωπεί ένα υπεύθυνο πρόσωπο, ή τον ίδιο τον οργανισμό, μόνιμα ή περιστασιακά, πριν από μια συγκεκριμένη εργασία, ένα γεγονός ή ένα γεγονός. Και το γεγονός είναι ότι ο εκπρόσωπος μπορεί επίσης να οριστεί για να εκτελεί μια σειρά από εργασίες και διαδικασίες. Αυτή είναι η περίπτωση του εκπροσώπου συνδικάτου σε μια εταιρεία, ο οποίος πρέπει να εκπροσωπεί τα συμφέροντα της ένωσης και των εργαζομένων ενώπιον των διευθυντών. Με τον ίδιο τρόπο, ο εκπρόσωπος της τάξης, ο οποίος πρέπει να εκπροσωπεί τα συμφέροντα των μαθητών ενώπιον των εκπαιδευτικών και του διοικητικού συμβουλίου του εκπαιδευτικού ιδρύματος καθ 'όλη τη διάρκεια της θητείας του.
Ο εκπρόσωπος μπορεί να εκλεγεί δημοκρατικά, όπως στον κόσμο της εκπαίδευσης, ή μπορεί επίσης να διοριστεί από ένα συγκεκριμένο άτομο που έχει τη δυνατότητα να εκπροσωπεί.
Χαρακτηριστικά πληρεξούσιου
Δεδομένου ότι ο εκπρόσωπος πρέπει να είναι ένα άτομο που έχει καθήκοντα που φέρουν ευθύνη, πρέπει να διαθέτει μια σειρά χαρακτηριστικών και ικανοτήτων. Μεταξύ αυτών, ξεχωρίζουν τα ακόλουθα:
- Δώρο ανθρώπων και ικανότητα να επικοινωνούν εύκολα.
- Καλή σχέση με την ομάδα.
- Ικανότητα διαχείρισης ομάδων.
- Πρέπει να δείξεις ενσυναίσθηση.
- Πρέπει να είστε υπεύθυνοι και να εκτελείτε καθήκοντα.
- Πρέπει να δείξετε μια στάση διαλόγου.
- Πρέπει να είναι σεβασμός και να έχει τον σεβασμό της ομάδας.
- Πρέπει να είναι ένα παράδειγμα και να υπερασπίζεται τα συμφέροντα εκείνου που ανέθεσε την εξουσία να αναλάβει ένα καθήκον.
Η αντιπροσωπεία στην εταιρεία
Οι ιεραρχικές δομές, όπου το αφεντικό είναι αυτός που λαμβάνει όλες τις αποφάσεις, εξαφανίζεται όλο και περισσότερο στον επιχειρηματικό κόσμο. Για την ενίσχυση της παραγωγικότητας και του ενθουσιασμού στο εργατικό δυναμικό, πολλοί διευθυντές έχουν αρχίσει να αναθέτουν εργασίες στο υπόλοιπο εργατικό δυναμικό τους, προκειμένου να προωθήσουν ένα καλό εργασιακό περιβάλλον, καθώς και τη συμμετοχή και τα κίνητρα των εργαζομένων.
Υπό αυτήν την έννοια, όλο και περισσότεροι διευθυντές αναθέτουν καθήκοντα στο προσωπικό τους, προκειμένου να ενθαρρύνουν τη συμμετοχή τους και ως εκ τούτου να παρακινηθούν στην εργασία τους. Αυτά τα μακροχρόνια αποτελέσματα υλοποιήθηκαν στον εταιρικό κόσμο. Για το λόγο αυτό, οι σύμβουλοι διαχείρισης διαπίστωσαν ότι αυτές οι σειρές εργασιών λειτουργούν και βελτιώνουν τα κίνητρα των εργαζομένων. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η δράση της ανάθεσης είναι όλο και πιο συχνή στις εταιρείες.
Με τη σειρά του, μέσω της δράσης της ανάθεσης, η διοίκηση της εταιρείας είναι πιο αυστηρή και οι διαχειριστές έχουν την ικανότητα να αναλάβουν τη διοίκηση, έχοντας τη δυνατότητα να αναθέσουν άλλα καθήκοντα σε διαχειριστές που, εξ ονόματός τους, εκτελούν τις εν λόγω εργασίες.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της ανάθεσης στην εταιρεία
Μεταξύ των πλεονεκτημάτων και των μειονεκτημάτων της ανάθεσης στον εταιρικό κόσμο, πρέπει να επισημανθούν τα ακόλουθα.
Μεταξύ των πλεονεκτημάτων:
- Εξοικονόμηση χρόνου.
- Διαφοροποίηση των κινδύνων.
- Προώθηση κινήτρων και συμμετοχής.
- Προώθηση της ενσυναίσθησης και ενός καλού εργασιακού περιβάλλοντος.
- Δημιουργεί μια μετάδοση γνώσεων μεταξύ των μελών της ομάδας.
- Ανάπτυξη ομαδικής εργασίας.
- Προωθεί την ανταγωνιστικότητα και την παραγωγικότητα.
Μεταξύ των μειονεκτημάτων:
- Μπορεί να προκαλέσει καθυστέρηση στην παράδοση.
- Η ποιότητα μπορεί να επιδεινωθεί.
- Θα μπορούσε να υπάρχει έλλειψη δέσμευσης.
- Μπορεί να διαβρώσει τη σχέση μεταξύ των εργαζομένων.
- Θα μπορούσε να ενισχύσει τις εντάσεις μεταξύ των μελών.
- Η αποτυχία επικοινωνίας μπορεί να οδηγήσει σε απώλειες.
Πώς να ξεκινήσετε την ανάθεση;
Τώρα που γνωρίζουμε τι είναι η ανάθεση, καθώς και τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά της, τολμάτε να το κάνετε;
Εάν η απάντηση είναι ναι, ας δούμε πώς θα μπορούσαμε να αρχίσουμε να αναθέτουμε καθήκοντα στην ομάδα μας:
- Αρχικά, ορίστε τις εργασίες που θέλετε να αναθέσετε.
- Καταργήστε τα διανοητικά εμπόδια που εμποδίζουν την ανάθεση.
- Καθορίστε τους στόχους και τα αναμενόμενα αποτελέσματα του υποψηφίου.
- Ορίστε τις συναρτήσεις που αποτελούν αυτές τις εργασίες.
- Επιλέξτε αυτά τα προφίλ που μπορούν να καλύψουν καλύτερα αυτές τις λειτουργίες.
- Επιλέξτε τον καλύτερο υποψήφιο, μελετώντας τα προφίλ τους, εκτός από το πρόγραμμα σπουδών.
- Διαχειρίζεται και ενθαρρύνει την καλή επικοινωνία με τον εξουσιοδοτημένο διευθυντή.
- Κάντε περιοδική παρακολούθηση των εργασιών και του βαθμού επίτευξης.
- Τέλος, και αν ο εκπρόσωπος τους αποδεχτεί, θα σας δώσουμε συμβουλές για το πώς να βελτιώσετε.