Η επιχειρησιακή διαδικασία είναι η εισαγωγή μιας σειράς δραστηριοτήτων που σχετίζονται αμοιβαία για τη δημιουργία ενός τελικού αποτελέσματος.
Πρώτα απ 'όλα, οι επιχειρησιακές διαδικασίες είναι γνωστές ως βασικές διαδικασίες μέσα σε μια εταιρεία. Θεωρούνται βασικές διαδικασίες επειδή επηρεάζουν άμεσα την ικανοποίηση ή τη δυσαρέσκεια των πελατών.
Επιπλέον, οι επιχειρησιακές διαδικασίες αποτελούν την αλυσίδα αξίας μιας εταιρείας. Όλες αυτές οι διαδικασίες καταναλώνουν πόρους και μαζί τους διαμορφώνονται τα αγαθά και οι υπηρεσίες που απευθύνονται στους πελάτες για να ικανοποιήσουν τις ανάγκες τους. Αυτές οι διαδικασίες εκτιμώνται από τους μετόχους και τους πελάτες.
Γιατί θεωρούνται βασικές διαδικασίες;
Φυσικά, οι επιχειρησιακές διαδικασίες εντός μιας εταιρείας θεωρούνται βασικές διαδικασίες επειδή επηρεάζουν άμεσα το βαθμό ικανοποίησης των πελατών. Επομένως, επιτρέπουν στις εταιρείες να σχετίζονται με τους καταναλωτές ή τους πελάτες τους.
Προσθέτουν αξία στους πελάτες. Κατά συνέπεια, η σωστή εφαρμογή του θα εξαρτηθεί άμεσα από την απόδοση και την κερδοφορία της εταιρείας.
Οι βασικοί λόγοι για τους οποίους αυτές οι επιχειρησιακές διαδικασίες είναι σημαντικές για μια εταιρεία είναι:
- Επηρεάζουν την ικανοποίηση των πελατών.
- Η κερδοφορία και η επιτυχία της εταιρείας εξαρτάται από αυτά.
- Προσθέτουν αξία στους πελάτες.
- Υποστηρίζουν άλλους τύπους διαδικασιών που εφαρμόζονται στην εταιρεία.
Για όλα αυτά, συνιστάται όλες οι διαδικασίες λειτουργίας να αναγνωρίζονται και να ελέγχονται καλά. Είναι βολικό να τα βελτιώνουμε συνεχώς, γιατί η σωστή λειτουργία του οργανισμού θα εξαρτηθεί από αυτά.
Χωρίς αμφιβολία, οι επιχειρησιακές διαδικασίες είναι ζωτικής σημασίας για κάθε οργανισμό. Ωστόσο, είναι διαφορετικά για κάθε εταιρεία και ανάλογα με το μέγεθός τους, μερικά θα έχουν περισσότερα και άλλα λιγότερα. Οι επιχειρησιακές διαδικασίες δεν μπορούν να θεωρηθούν ως κάτι μοναδικό ή οριστικό. Πρέπει πάντα να προσαρμόζονται και να ενημερώνονται ώστε να ανταποκρίνονται καλύτερα στις απαιτήσεις των πελατών.
Όπως αναφέραμε προηγουμένως, κάθε εταιρεία χρησιμοποιεί διαφορετικές λειτουργικές διαδικασίες.
Παράδειγμα επιχειρησιακών διαδικασιών
Θα παρουσιάσουμε δύο παραδείγματα μιας επιχειρησιακής διαδικασίας. Το πρώτο, για μια εταιρεία τροφίμων. Ενώ το δεύτερο θα περιγράψει τη διαδικασία που πραγματοποιείται από μια εταιρεία υπολογιστών.
Εταιρεία που αγοράζει και πουλά τρόφιμα
Οι λειτουργικές διαδικασίες που εφαρμόζονται είναι οι εξής:
1. Διαδικασία αίτησης παραγγελίας πελατών
Αναλύστε τις ανάγκες των πελατών σύμφωνα με τα προϊόντα που πουλάει.
2. Διαδικασία αγοράς
Σε αυτήν τη διαδικασία, αγοράζονται τα προϊόντα που ζητούν οι πελάτες και των οποίων η εταιρεία δεν διαθέτει διαθέσιμα προς πώληση.
3. Διαδικασία παραγωγής
Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει την προετοιμασία των παραγγελιών που θα παραδοθούν στον πελάτη.
4. Διαδικασία παράδοσης
Είναι όταν παραδίδονται οι παραγγελίες που ζητούνται από τους πελάτες.
5. Διαδικασία εξυπηρέτησης μετά την πώληση
Αμφιβολίες, παράπονα, αξιώσεις ή οποιαδήποτε διαφωνία πελατών αντιμετωπίζονται μετά την παράδοση του προϊόντος.
Εταιρεία που προσφέρει υπηρεσίες υπολογιστή
Στην περίπτωση μιας εταιρείας υπηρεσιών πληροφορικής, οι επιχειρησιακές της διαδικασίες είναι οι εξής:
1. Διαδικασία αίτησης παραγγελίας πελατών
Οι τεχνολογικές ανάγκες του πελάτη αναλύονται ως εφαρμογή, λειτουργικότητα και οποιαδήποτε άλλη απαίτηση.
2. Διαδικασία παραγωγής
Οι απαιτούμενες εφαρμογές υλικού και λογισμικού έχουν σχεδιαστεί και αναπτυχθεί.
3. Διαδικασία παράδοσης προϊόντων
Η εφαρμογή υπολογιστή παραδίδεται στον πελάτη, για αυτό πραγματοποιείται η εγκατάσταση στον διακομιστή και οι δοκιμές που εγγυώνται την ορθή λειτουργία της.
4. Διαδικασία μετά την πώληση
Θα αντιμετωπιστούν αμφιβολίες, ανησυχίες και σφάλματα που μπορεί να παρουσιάσει η εφαρμοζόμενη λύση. Αυτή η υπηρεσία απαιτεί από την εταιρεία να προσφέρει μια εγγύηση για τη σχεδιασμένη ανάπτυξη υπολογιστών.
Σημαντικές επιχειρησιακές διαδικασίες για οποιαδήποτε εταιρεία
Πρέπει να σημειωθεί ότι, παρόλο που κάθε εταιρεία εφαρμόζει διαφορετικές διαδικασίες λειτουργίας, μπορούμε να αναφέρουμε ορισμένες που είναι αποφασιστικές:
1. Μάρκετινγκ και πωλήσεις
Πρώτα απ 'όλα, η διαδικασία μάρκετινγκ σχετίζεται με το σχεδιασμό, την ανάπτυξη και την παράδοση του τελικού προϊόντος στο τμήμα πωλήσεων. Το προϊόν πρέπει να κατασκευάζεται σύμφωνα με τις ανάγκες του καταναλωτή. Η διαδικασία πωλήσεων είναι γενικά υπεύθυνη για την εμπορία του προϊόντος.
2. Ανάπτυξη και παράδοση προϊόντων
Δεύτερον, βρίσκουμε τη διαδικασία ανάπτυξης και παράδοσης του αγαθού ή της υπηρεσίας που ζητούν οι πελάτες. Η διαδικασία μπορεί να ξεκινήσει με την απόκτηση εισροών και πρώτων υλών. Συνεχίζοντας τη διαδικασία κατασκευής και τελειώνοντας με την παράδοση του προϊόντος στον πελάτη. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, πρέπει να ληφθούν υπόψη οι προσδοκίες των πελατών.
3. Διαδικασία χρέωσης και παραλαβής
Τρίτον, όταν η εταιρεία βρίσκει αγοραστές για τα προϊόντα της, ξεκινά η διαδικασία χρέωσης. Ο σκοπός είναι να δημιουργηθούν τα έγγραφα δέσμευσης για την πληρωμή των προϊόντων που πωλούνται και παραδίδονται. Είναι βολικό να διατηρείτε επαρκή έλεγχο έτσι ώστε αυτή η διαδικασία να πραγματοποιείται με τον καθορισμένο χρόνο και τρόπο. Αυτό για τη διατήρηση της επαρκούς οικονομικής απόδοσης της εταιρείας.
4. Εξυπηρέτηση πελατών
Τέλος, η εξυπηρέτηση πελατών σάς επιτρέπει να αντιμετωπίζετε τυχόν ερωτήσεις, ανησυχίες ή προβλήματα που ενδέχεται να παρουσιάσουν οι πελάτες. Η διαδικασία πρέπει να παρέχει μια γρήγορη και αποτελεσματική απάντηση στους αγοραστές, επομένως πρέπει να διατηρούνται κατάλληλοι έλεγχοι.
Χαρακτηριστικά μιας επιχειρησιακής διαδικασίας
Τα κύρια χαρακτηριστικά μιας επιχειρησιακής διαδικασίας είναι:
- Οι επιχειρησιακές διαδικασίες μετασχηματίζουν όλες τις εισόδους σε έξοδο ή τελικό προϊόν, χρησιμοποιώντας πόρους.
- Οι διαδικασίες είναι δυναμικές, έτσι θα μπορούσαν να αλλάξουν και να βελτιωθούν. Επίσης λειτουργούν και διαχειρίζονται.
- Κάθε διαδικασία λειτουργίας επιδιώκει να επιτύχει ένα τελικό αποτέλεσμα.
- Επικεντρώνονται στην κάλυψη των αναγκών των πελατών και όλων των ενδιαφερομένων που σχετίζονται με την εταιρεία.
- Οι δραστηριότητες που διεξάγονται και σχετίζονται με μια διαδικασία μπορούν να γίνουν από άτομα που ανήκουν σε διαφορετικά τμήματα μιας εταιρείας. Αλλά όλα πρέπει να γίνουν επιδιώκοντας την επίτευξη κοινών στόχων.
Πλεονεκτήματα της εφαρμογής επιχειρησιακών διαδικασιών
Τα κύρια πλεονεκτήματα που αποκτά μια εταιρεία που εφαρμόζει σωστά τις λειτουργικές της διαδικασίες είναι:
- Καταφέρνει να κάνει πιο αποτελεσματική χρήση των σπάνιων πόρων.
- Βοηθά στη διευκόλυνση της λήψης αποφάσεων,
- Στη διαδικασία βελτίωσης, δραστηριότητες που δεν προσθέτουν αξία μπορούν να εξαλειφθούν.
- Καθιστούν δυνατή τη μείωση του χρόνου που απαιτείται για κάθε λειτουργία ή δραστηριότητα.
- Καταφέρνει να διατηρεί ικανοποιημένους πελάτες.
Τέλος, μπορούμε να καταλήξουμε δηλώνοντας ότι είναι σημαντικό για τις εταιρείες να έχουν σαφώς προσδιορισμένες και ελεγχόμενες διαδικασίες λειτουργίας τους. Δεδομένου ότι αυτές οι διαδικασίες παράγουν αξία και επηρεάζουν το τελικό αποτέλεσμα, το οποίο είναι το προϊόν που παραδίδεται στον πελάτη. Κάθε εταιρεία εφαρμόζει τις επιχειρησιακές της διαδικασίες με διαφορετικό τρόπο, λαμβάνοντας υπόψη τη διαθεσιμότητα των πόρων της. Τόσο ανθρώπινοι, τεχνολογικοί, οικονομικοί όσο και υλικοί πόροι.
