Η ψηφιοποίηση είναι η διαδικασία με την οποία οι αναλογικές διεργασίες και τα φυσικά αντικείμενα μετατρέπονται σε ψηφιακή μορφή.
Με άλλα λόγια, η ψηφιοποίηση είναι η διαδικασία με την οποία ορισμένες λειτουργίες μπορούν να αρχίσουν να πραγματοποιούνται μέσω ψηφιακών μέσων, όπως υπολογιστές ή smartphone, συνήθως με τη βοήθεια μιας σύνδεσης στο Διαδίκτυο.
Ομοίως, η ψηφιοποίηση αναφέρεται σε μια αλλαγή μορφής, άρθρων ή εγγράφων, από τη φυσική σε ψηφιακή. Δηλαδή, τα αρχεία δεν είναι πλέον σε χαρτί για να μετακινηθούν σε μια οθόνη.
Η ψηφιοποίηση, αξίζει να διευκρινιστεί, είναι μια διαδικασία που δεν πραγματοποιείται μόνο από εταιρείες ή ιδρύματα. Αντίθετα, είναι μια αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι διαχειρίζονται όλα τα είδη πληροφοριών, από χρηματοοικονομικά ή τραπεζικά σε αρχεία φωτογραφιών που δεν εκτυπώνονται πλέον για να βάλουν σε ένα άλμπουμ. Αντ 'αυτού, οι φωτογραφίες αποθηκεύονται συνήθως σε ψηφιακό αρχείο και μπορούν να μεταφορτωθούν, για παράδειγμα, στο σύννεφο.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της ψηφιοποίησης
Μεταξύ των πλεονεκτημάτων της ψηφιοποίησης μπορούμε να επισημάνουμε τα εξής:
- Επιτρέπει εξοικονόμηση σε χαρτί και εκτύπωση μελανιού, καθώς τα έγγραφα αρχειοθετούνται ψηφιακά.
- Συνεχίζοντας το προηγούμενο σημείο, χρησιμοποιώντας λιγότερο χαρτί, παράγονται λιγότερα απόβλητα, βοηθώντας το περιβάλλον.
- Η κοινή χρήση ψηφιακών εγγράφων είναι ευκολότερη. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι διεξάγουμε μια διαδικασία με ένα ίδρυμα που βρίσκεται σε άλλη πόλη ή χώρα. Στη συνέχεια, τα έγγραφα μπορούν να σταλούν μέσω email, φτάνοντας αμέσως. Αυτό, αντί να στέλνετε τα αντίστοιχα έγγραφα, που θα διαρκέσουν ημέρες ή εβδομάδες.
- Είναι πιο εύκολο να εντοπίσετε ένα αρχείο όταν βρίσκεται σε ψηφιακά μέσα. Αυτό, σε σύγκριση με το τι είναι να αναζητήσετε ένα συγκεκριμένο έγγραφο ανάμεσα σε ένα σωρό χαρτιών.
- Η ψηφιοποίηση καταπολεμά επίσης την άτυπη οικονομία και τη διαφθορά της κυβέρνησης.
Ωστόσο, η ψηφιοποίηση έχει επίσης κάποια μειονεκτήματα:
- Δεν μπορούν όλοι οι άνθρωποι να εξοικειωθούν εύκολα με τα ψηφιακά μέσα, ειδικά αν είναι ήδη παλιά. Έτσι, ακόμη και αν μια οντότητα αλλάξει πολλές από τις διαδικασίες της σε ψηφιακή, ορισμένοι από τους χρήστες θα είναι άβολα ή απρόθυμοι για το νέο σύστημα.
- Το ψηφιακό δεν είναι πάντα αλάθητο. Ίσως, λόγω του ανθρώπινου λάθους ή ενός ιού, για παράδειγμα, τα αρχεία να χαθούν.
- Η ψηφιοποίηση δεν είναι συνήθως άμεση, χρειάζεται ορισμένος χρόνος για να μπορέσουμε να μεταφέρουμε όλα τα αρχεία, για παράδειγμα, μιας εταιρείας, από το φυσικό στο ψηφιακό μέσο.
- Όταν οι άνθρωποι μοιράζονται έγγραφα ή πληροφορίες σε ψηφιακά μέσα, μπορεί πάντα να υπάρχει ο κίνδυνος τα δεδομένα να πέσουν στα χέρια αδίστακτων ανθρώπων όπως οι χάκερ.
Παράδειγμα ψηφιοποίησης
Ας υποθέσουμε ότι μια τραπεζική εταιρεία, στο πλαίσιο της διαδικασίας ψηφιοποίησης, αποφάσισε να επιτρέψει την αποστολή των δηλώσεων πιστωτικών καρτών ταχυδρομικώς. Θα το κάνουν σταδιακά, ξεκινώντας χρεώνοντας ένα επιπλέον ποσό για την αποστολή του φυσικού εγγράφου. Με αυτόν τον τρόπο, οι πελάτες ενθαρρύνονται να λαμβάνουν τις πληροφορίες μόνο μέσω email.
Με την πάροδο του χρόνου, όλο και λιγότεροι τραπεζικοί πελάτες θα πρέπει να είναι πρόθυμοι να πληρώσουν για να λάβουν το έντυπο δελτίο τους.
