Ένα χρεωστικό σημείωμα είναι ένα έγγραφο ή μια λογιστική απόδειξη μέσω της οποίας ο πελάτης ειδοποιείται για τη χρέωση μιας χρηματικής αξίας στο λογαριασμό του.
Οι εταιρείες δεν πρέπει ποτέ να χρεώνουν μονομερώς τους λογαριασμούς των πελατών τους. Επομένως, μέσω του χρεωστικού σημειώματος, ο πελάτης ειδοποιείται ότι η εταιρεία θα πραγματοποιεί την πληρωμή ενός συγκεκριμένου λογαριασμού, θα χρεώσει ή θα πληρώσει ένα επιπλέον ποσό στην αρχική αξία. Με άλλα λόγια, το χρεωστικό σημείωμα, αφού ειδοποιήσει τον πελάτη, εξουσιοδοτεί την εταιρεία να αυξήσει την αρχική αξία σε ένα έγγραφο.
Υπάρχει μια θεμελιώδης διαφορά μεταξύ του χρεωστικού και του πιστωτικού. Μέσω του χρεωστικού σημειώματος, το ποσό ενός εγγράφου τροποποιείται ή αναδιαρθρώνεται υπέρ της εκδότριας εταιρείας. Εν τω μεταξύ, το πιστωτικό σημείωμα τροποποιεί ή αναδιαρθρώνει το ποσό υπέρ του πελάτη.
Λόγοι που προέρχονται ή προκαλούν την έκδοση του χρεωστικού σημειώματος
Οι λόγοι ή οι περιστάσεις που προκάλεσαν την ειδοποίηση στον πελάτη μέσω του χρεωστικού σημειώματος είναι οι εξής:
- Λόγω λαθών ή λαθών κατά την έκδοση του τιμολογίου. Αυτά μπορεί να οφείλονται σε καταστάσεις στην τιμή ή την ποσότητα των αγαθών. Βασικά, επειδή έχει χρεωθεί μικρότερο ποσό.
- Για το ενδιαφέρον που δημιουργείται. Αυτό μπορεί να οφείλεται σε απλήρωτα ποσά, ναύλους κ.λπ.
- Για τη συλλογή προμηθειών.
- Κόστος αποστολής.
Τυπικό παράδειγμα χρεωστικής σημείωσης
Η μορφή αυτής της σημαντικής απόδειξης σε διαφορετικές εταιρείες είναι πολύ διαφορετική. Ωστόσο, όλα περιλαμβάνουν ένα σύνολο πληροφοριών που είναι απαραίτητες για τη λογιστική διαδικασία. Συνήθως, αυτό το έγγραφο έχει την ακόλουθη μορφή:
Όπως μπορούμε να δούμε, η δημιουργία του χρεωστικού σημειώματος περιλαμβάνει τη συμπερίληψη ορισμένων θεμελιωδών στοιχείων. Όπως το αρχικό ποσό, το επιπρόσθετο ποσό που θα χρεωθεί, το τελικό ποσό που θα χρεωθεί, ο αριθμός εγγράφου στο οποίο θα πραγματοποιηθούν οι χρεώσεις κ.λπ.