Το οργανόγραμμα είναι μια γραφική παράσταση της ιεραρχικής και λειτουργικής δομής ενός οργανισμού, επιτρέποντάς του να γίνει γρήγορα κατανοητή οπτικά.
Το οργανόγραμμα είναι ένα εργαλείο που επιτρέπει στις εταιρείες να κατανοήσουν καλύτερα τη δομή τους και τον τρόπο κατανομής των λειτουργιών και των ευθυνών στην αλυσίδα διοίκησης.
Αυτό το εργαλείο είναι χρήσιμο για άτομα που συμμετέχουν στην εταιρεία. Λειτουργεί ως βάση σε κάθε επαγωγή τμήματος ανθρώπινων πόρων.
Πώς πρέπει να είναι ένα οργανόγραμμα;
- Σίγουρος: Για να μπορεί ο καθένας να το κατανοήσει και να το ερμηνεύσει.
Αν και το οργανόγραμμα γενικά έχει εσωτερικό ενδιαφέρον, είναι καλό που είναι ορατό στον ιστότοπο της εταιρείας, έτσι ώστε ένας ενδιαφερόμενος που ενδιαφέρεται να έρθει σε επαφή με αυτό ξέρει με ποιον να το κάνει ειδικά για τους σκοπούς που θέλουν να προσδιορίσουν.
- Σύντομος: Ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλη είναι η εταιρεία, το οργανόγραμμα πρέπει να συνοψίζει τα τμήματα και τις λειτουργίες της. Δεν μπορεί να ισχυριστεί ότι αντικατοπτρίζει όλα τα επίπεδα της εταιρείας στο οργανόγραμμα, γιατί διαφορετικά θα ήταν πολύ μεγάλο. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να ταιριάζει σε μία σελίδα και οι λειτουργικοί τομείς του οργανισμού κατανοούνται με γενικούς όρους.
Εάν ένα άτομο επιθυμεί να λάβει πληροφορίες, για παράδειγμα, από τον διαχειριστή χρέωσης, μπορεί να συμπεράνει ότι επικοινωνώντας με το λογιστικό τμήμα θα είναι εύκολο για αυτούς να επικοινωνήσουν με αυτό το άτομο.
- Διοργάνωσε: Ίσως στο οργανόγραμμα καθορίζονται οι κύριες λειτουργικές περιοχές του οργανισμού και χωράει σε μία σελίδα. Αλλά αν αυτό δεν κατανοεί, για παράδειγμα, δεσμευτικές σχέσεις ή αλυσίδες διοίκησης, τότε δεν θα χρησιμεύσει ως εργαλείο παρουσίασης για την εταιρεία.
Το οργανόγραμμα πρέπει να είναι ομαλό. Δηλαδή, εάν η εταιρεία έχει κάθετη δομή, τότε η αλυσίδα από πάνω προς τα κάτω είναι αισθητή. Ή εάν η εταιρεία είναι οριζόντιας φύσης, αφήστε τις ομάδες εργασίας και τα όργανα λήψης αποφάσεών τους.
Εργαλεία για τη δημιουργία ενός οργανόγραμμα
Γενικά, οι εταιρείες αναθέτουν την ανάπτυξη του οργανόγραμμα σε έναν σχεδιαστή. Του δίνουν ένα σκίτσο και το σχεδιάζει, αλλά ίσως χρειαστεί να το κάνετε μόνοι σας, εάν η εταιρεία δεν διαθέτει τους πόρους για να πληρώσει για έναν σχεδιαστή.
Ακολουθούν ορισμένα διαθέσιμα εργαλεία για τη δημιουργία ενός οργανόγραμμα.
- Το γραφείο της Microsoft: Ναι, στον υπολογιστή σας και με τη βοήθεια του σκίτσου που σας δίνουν, μπορείτε να μετατρέψετε αυτό το σχέδιο σε οργανόγραμμα χρησιμοποιώντας το εργαλείο "Φόρμες", το οποίο θα βρείτε στην επιλογή εντολών του Microsoft Word και του Microsoft Power Point.
Προτείνουμε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικά σχήματα για κάθε βαθμό στην αλυσίδα διοίκησης, καθώς και διαφορετικά χρώματα για τις λειτουργικές περιοχές του οργανισμού. Και από τα δύο εργαλεία της Microsoft μπορείτε να αποθηκεύσετε το οργανόγραμμα σας σε μορφές pdf και jpeg.webp, για να το παρουσιάσετε αργότερα σε μια σύσκεψη ή να το στείλετε μέσω email.
- Διαδίκτυο: Ευτυχώς, το Διαδίκτυο είναι μια τράπεζα γεμάτη βοήθεια για αυτόν τον τύπο εργαλείου και θα μπορείτε να βρείτε ιστοσελίδες όπου πωλούν πρότυπα με πολύ χαμηλό κόστος. Είναι προκατασκευασμένα και μπορείτε να πληρώσετε με πιστωτική κάρτα. Υπάρχουν επίσης δωρεάν πρότυπα που μπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν. Ρίξτε μια ματιά στη μηχανή αναζήτησης Google και μπορείτε να λάβετε ιδέες.
- Λογισμικό σχεδιασμού και επεξεργασίας: Για άτομα με περισσότερη εξειδίκευση, τα προγράμματα επεξεργασίας διαθέτουν εργαλεία πιο εξελιγμένων εντύπων για την εκπόνηση του οργανογράμματος, αν και θα εκπληρώσει τον ίδιο στόχο με τους δύο προηγούμενους. Εάν είστε φωτογράφος, συντάκτης, δημοσιογράφος ή σχεδιαστής, θα γνωρίζετε ότι με τα ίδια εργαλεία που σχεδιάζετε infographics ή διαφημίσεις, μπορείτε να σχεδιάσετε ένα εξαιρετικό οργανόγραμμα.
Τύποι οργανωτικών γραφημάτων
Το κλειδί για τη σύνοψη του οργανισμού σε ένα οργανόγραμμα είναι η δημιουργία όλων των σημαντικών τομέων. Δηλαδή, εκείνα από τα οποία προέρχονται τα καθήκοντα. Φυσικά, δεν υπάρχει καμία διαίρεση. Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι γραφημάτων οργάνωσης. Οι κύριοι τύποι οργανωτικών γραφημάτων είναι:
- Αναλυτικό οργανόγραμμα.
- Κυκλικό οργανόγραμμα.
- Scalar οργανόγραμμα.
- Οριζόντιο οργανόγραμμα.
- Ενημερωτικό οργανόγραμμα.
- Λειτουργικό οργανόγραμμα.
- Γραμμικό οργανόγραμμα.
- Οργανόγραμμα πίνακα.
- Μικτό οργανόγραμμα.
- Κάθετο οργανόγραμμα.
Παράδειγμα οργανωτικού γραφήματος
Εδώ have έχετε ένα παράδειγμα οργανόγραμμα.
