Η διαχείριση έργου είναι μια διαδικασία που διασφαλίζει ότι το έργο αναπτύσσεται από την αρχή έως το τέλος με όλους τους πόρους που έχουν εκχωρηθεί και στην προγραμματισμένη ώρα.
Η διαχείριση του έργου είναι ένας κλάδος που έχει μάθει κυρίως από την εμπειρία. Σε αντίθεση με αυτό που συμβαίνει γενικά με τη διοίκηση επιχειρήσεων, δεν υπάρχει τόσο σχετική βιβλιογραφία.
Και είναι ότι τα έργα μπορούν να έχουν διαφορετικές φύσεις. εμπορική, περιβαλλοντική, νομική, εκπαιδευτική κ.λπ. και για κάθε περιοχή υπάρχουν περιορισμοί και παράγοντες που θα μπορούσαν να επηρεάσουν το έργο για να υποστούν αλλαγές στον αρχικό του σχεδιασμό, που επεκτείνονται σε χρόνο ή σε πόρους.
Χαρακτηριστικά διαχείρισης έργου
Είναι δύσκολο να το επισημάνω σε έναν ορισμό, αλλά θα μπορούσε να απλοποιηθεί ως εξής.
Ένα έργο έχει έναν στόχο, ο οποίος πρέπει να χωριστεί σε αρκετά πιο συγκεκριμένους. Ναι, πολύ παρόμοιο με μια έρευνα, αλλά για αυτήν την περίπτωση, για κάθε συγκεκριμένο στόχο πρέπει να υπάρχουν τουλάχιστον τα ακόλουθα στοιχεία:
- Χρόνος εκτέλεσης.
- Στόχος εκτέλεσης.
- Σχετικοί πόροι.
- Πρόγραμμα εκτέλεσης (από Μάρτιο έως Δεκέμβριο, για παράδειγμα, συμπεριλαμβανομένων όλων των μη εργάσιμων ημερών, όπως αργίες και αργίες).
- Δείκτες παρακολούθησης.
- Υπεύθυνος για αυτόν τον στόχο.
Ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο για τη διαχείριση του έργου είναι το Διάγραμμα Gantt, το οποίο σας επιτρέπει να απεικονίσετε γραφικά το έργο, διανέμοντας κάθε ένα από τα στάδια του σε χρώμα.
Ένα άλλο πολύ σημαντικό σημείο είναι η μόνιμη παρακολούθηση και ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης για κάθε περίπτωση.
Κατά το σχεδιασμό του έργου είναι καλό να κάνετε μια λίστα με τους πιθανούς κινδύνους και τα μέτρα που πρέπει να ληφθούν εάν πρόκειται να υλοποιηθούν. Αυτό θα σας επιτρέψει να δράσετε γρήγορα χωρίς αυτοσχεδιασμό.
Κοιτάξτε συνεχώς τις δραστηριότητες και τον προϋπολογισμό
Η εκτέλεση των δραστηριοτήτων πρέπει να είναι συνεπής με το ποσοστό του προϋπολογισμού μέχρι σήμερα, επομένως είναι σημαντικό να καθοριστούν στάδια. Για παράδειγμα, ένα έργο με τρία στάδια:
- 1: Μάρτιος έως Ιούνιος 30% των δραστηριοτήτων και 20% του προϋπολογισμού
- 2: Ιούνιος έως Σεπτέμβριος 50% των δραστηριοτήτων και 50% του προϋπολογισμού
- 3: Οκτώβριος έως Δεκέμβριος 100% των δραστηριοτήτων και 100% του προϋπολογισμού
Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, θα ήταν επικίνδυνο εάν, για παράδειγμα, στο στάδιο 2 μόνο το 40% των δραστηριοτήτων είχε εκτελεστεί και, παρόλα αυτά, το 50% του προϋπολογισμού είχε δαπανηθεί. Αυτό αφήνει μείωση κατά 10% των πόρων που πρέπει να προσαρμοστούν στην πορεία, αφήνοντας το έργο ευάλωτο σε περαιτέρω αλλαγές.
Μια άλλη ανάγνωση που έχει αυτό το παράδειγμα είναι ότι το τελευταίο τρίμηνο έχει μια πολύ ευέλικτη και έντονη εκτέλεση, επειδή το ήμισυ του έργου έχει αναπτυχθεί, επομένως, είναι πολύ σημαντικό να το παρακολουθεί.
Γενικά, υπάρχει η τάση να πιστεύουμε ότι τα έργα έχουν αναλογική εκτέλεση. Δηλαδή, οι δραστηριότητες κατανέμονται δίκαια καθ 'όλη τη διάρκεια της περιόδου, αλλά στην πραγματικότητα αυτό θα εξαρτηθεί από τον τύπο του έργου που εκτελείται.
Εάν πρόκειται για εκπαιδευτικό έργο, λογικά αυτό πρέπει να προσαρμοστεί στους μήνες κατά τους οποίους οι μαθητές είναι στο σχολείο, αφήνοντας τους μήνες διακοπών δωρεάν ή με λιγότερες δραστηριότητες.
Ένα άλλο σημαντικό παράδειγμα έχει να κάνει με τον καιρό. Τα κατασκευαστικά έργα, για παράδειγμα, έχουν καθυστερήσεις τους χειμερινούς μήνες, επειδή οι βροχές ή το κρύο προκαλούν αλλαγές και καταστάσεις έκτακτης ανάγκης.
Εν ολίγοις, η διαχείριση έργων απαιτεί προηγούμενη αξιολόγηση στον οικονομικό, τεχνικό, περιβαλλοντικό, νομικό και επικοινωνιακό τομέα, για να δει τι αντίκτυπο θα έχει στο περιβάλλον ή τι πλήγματα θα μπορούσε να υποφέρει κατά την ανάπτυξή του.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο κάθε φορά τα έργα αποτελούνται από πολυτομεακές ομάδες που συνεισφέρουν γνώσεις από διαφορετικούς τομείς με στόχο τη μείωση της αβεβαιότητας και την επίτευξη της επιθυμητής εκτέλεσης στον προγραμματισμένο χρόνο. Αυτό θα ήταν τελικά επιτυχημένη διαχείριση έργων.
