Το φυσικό απόθεμα είναι η μη αυτόματη καταμέτρηση όλων των αποθεμάτων μιας εταιρείας. Αυτό, λαμβάνοντας υπόψη τις εισροές, τα προϊόντα σε διαδικασία, τα τελικά αγαθά, τα πάγια περιουσιακά στοιχεία, μεταξύ άλλων.
Με άλλα λόγια, η πραγματοποίηση φυσικής απογραφής είναι παρόμοια με την οργάνωση απογραφής του πληθυσμού μιας χώρας. Και οι δύο, επιπλέον, προορίζονται να χρησιμεύσουν ως βάση για τη λήψη αποφάσεων.
Πρέπει να θυμόμαστε ότι το φυσικό απόθεμα είναι μέρος της διαχείρισης αποθέματος.
Τον έλεγχο της απογραφήςΣημασία της φυσικής απογραφής
Η σημασία του φυσικού αποθέματος έγκειται στα ακόλουθα σημεία:
- Επιτρέπει την επαλήθευση ότι υπάρχει ό, τι σημειώνεται στα λογιστικά αρχεία (πιθανώς ψηφιοποιημένο).
- Επιβεβαιώστε τον κύκλο εργασιών του προϊόντος, δηλαδή πόσο γρήγορα πωλούνται ή κυκλοφορούν τα προϊόντα. Με αυτόν τον τρόπο, η διοίκηση είναι σε θέση να ανακαλύψει, για παράδειγμα, εάν υπάρχουν κάποια εμπορεύματα που κατασκευάζονται σε πολύ μεγαλύτερο αριθμό από τη ζήτηση που επηρεάζει τα αποτελέσματα της εταιρείας.
- Αποκαλύπτει τις απώλειες για προϊόντα σε κακή κατάσταση, η οποία είναι ιδιαίτερα σημαντική στην περίπτωση ευπαθών ή ευπαθών αντικειμένων. Μπορεί, για παράδειγμα, η εταιρεία να εντοπίσει αστοχία στα ψυκτικά της συστήματα.
- Η εταιρεία μπορεί να βρει απαρχαιωμένα περιουσιακά στοιχεία κεφαλαίου, όπως παλιά μηχανήματα, τα οποία πρέπει να αποδεσμεύσει.
Διαδικασία φυσικής απογραφής
Η διαδικασία φυσικής απογραφής περιλαμβάνει διάφορες εργασίες:
- Ενημέρωση και συμμετοχή υπαλλήλων.
- Καθορίστε την ημερομηνία ή τις ημέρες που έχουν προγραμματιστεί για την καταμέτρηση, κοιτάζοντας όσο το δυνατόν περισσότερο ότι είναι εποχές μικρής δραστηριότητας στην εταιρεία.
- Καθαρισμός και παραγγελία αποθηκών για τη διευκόλυνση της προετοιμασίας των αποθεμάτων.
- Αναφέρετε λεπτομερώς τα χαρακτηριστικά όλων των προϊόντων, κυρίως την κατηγορία τους (είδος προϊόντος) και τη μέτρησή τους (σε λίτρα, μέτρα ή κιλά). Για παράδειγμα, στην περίπτωση ενός φαρμακείου, μπορεί να ταξινομηθεί μεταξύ άλλων σε αντιφλεγμονώδη, αντιβιοτικά, είδη προσωπικής υγιεινής.
- Τοποθετήστε τα προϊόντα σύμφωνα με το σύστημα κατάταξης έτσι ώστε τα αντικείμενα να μπορούν να μετακινηθούν πιο γρήγορα. Αυτό συνεπάγεται, για παράδειγμα, ότι οι εργαζόμενοι που χρειάζονται μια συγκεκριμένη συμβολή για την εκτέλεση της εργασίας τους, μπορούν να το βρουν κοντά στην τοποθεσία τους.
Αποτίμηση αποθέματος
Το φυσικό απόθεμα αποτιμάται με βάση το κόστος του, δηλαδή την τιμή κτήσης στην περίπτωση των εισροών. Για τελικά προϊόντα και προϊόντα που βρίσκονται σε διαδικασία επεξεργασίας, χρησιμοποιείται οποιαδήποτε από τις ακόλουθες τρεις μεθόδους:
- Μέθοδος αποτίμησης FIFO: Η αξία του αγαθού εκτιμάται λαμβάνοντας υπόψη ότι η πρώτη ύλη που χρησιμοποιήθηκε πρώτη είναι η παλαιότερη στην αποθήκη.
- Μοντέλο αποτίμησης LIFO: Είναι το αντίθετο της προηγούμενης υπόθεσης. Αυτή τη φορά οι πιο πρόσφατα αγορασμένες εισροές είναι αυτές που χρησιμοποιούνται για την κατασκευή των εμπορευμάτων.
- Μέση σταθμισμένη τιμή (PMP): Ο μέσος όρος υπολογίζεται μεταξύ της αξίας της πρώτης ύλης που καταχωρήθηκε στην αρχή της διαδικασίας παραγωγής και της αξίας εκείνης που εισερχόταν ενώ έγινε το τελικό αγαθό.
Από την άλλη πλευρά, η περίπτωση των πάγιων περιουσιακών στοιχείων είναι πολύ ιδιαίτερη επειδή χάνουν αξία με την πάροδο του χρόνου. Αυτό είναι γνωστό ως απόσβεση.