Η διαχείριση του προϋπολογισμού συνίσταται στη διαχείριση και την κατανομή των χρηματικών κονδυλίων σε συγκεκριμένα τμήματα ή έργα μιας εταιρείας.
Με άλλα λόγια, η διαχείριση του προϋπολογισμού είναι ένα εργαλείο σχεδιασμού που μας επιτρέπει να κάνουμε μια στρατηγική μαζί με τους αντίστοιχους στόχους της.
Στόχος της διαχείρισης του προϋπολογισμού
Η σωστή διαχείριση του προϋπολογισμού, εφόσον διανέμεται καλά, θα μας επιτρέψει να επιτύχουμε όχι μόνο τους οικονομικούς στόχους των προϋπολογισμών, αλλά και τους επιμέρους στόχους που δίνονται σε αυτούς.
Μπορεί να συμβαίνει όταν ένας προϋπολογισμός έχει ως στόχο τη μείωση του ελλείμματος του προϋπολογισμού και με τη σειρά του στόχους που ενθαρρύνουν τη χρήση καθαρής ενέργειας, για παράδειγμα.
Αν και υπάρχει μεγάλη διαφορά μεταξύ της διαχείρισης του προϋπολογισμού μιας ιδιωτικής εταιρείας και εκείνης μιας κυβέρνησης, είναι το ίδιο εργαλείο.
Έλεγχος προϋπολογισμούΜέθοδοι διαχείρισης προϋπολογισμού
Ακόμα κι αν εκ των προτέρων Αυτή η ταξινόμηση προέρχεται από τους τύπους προϋπολογισμών με βάση τον υπολογισμό και τη μεθοδολογία τους, μπορούν να επεκταθούν στη διαχείριση αυτών. Επομένως, οι τύποι διαχείρισης προϋπολογισμού που μπορούμε να βρούμε είναι:
- Σταθερός. Είναι ένας εντελώς άκαμπτος προϋπολογισμός σε ποσότητες και κατανεμημένη κατανομή ως αποτέλεσμα μιας πολύ καλής θεωρητικής πρόβλεψης της δραστηριότητας. Αυτό θα μας επιτρέψει να είμαστε αποτελεσματικοί στη χρήση των πόρων και να αποφύγουμε το αρνητικό κόστος ευκαιρίας για την εταιρεία.
- Μεταβλητός. Σε αυτήν την περίπτωση, αποτελείται από έναν προϋπολογισμό που αλλάζει ανάλογα με τον όγκο της δραστηριότητας. Ενώ είναι αλήθεια ότι είναι αρκετά ευέλικτο και μας επιτρέπει να ελέγξουμε τι σχεδιάζεται με αυτό που πραγματικά συμβαίνει, είναι πολύ περίπλοκο να πραγματοποιηθεί, καθώς χρειάζεται συνεχή ενημέρωση.
- Μηδενική βάση. Δεν απαιτούνται στατιστικά στοιχεία από προηγούμενα χρόνια για να καθοριστούν τυχόν αποφάσεις. Μέρος του μηδέν όπως υποδηλώνει το όνομά του, με το επακόλουθο πλεονέκτημα μιας υποτιθέμενης προσαρμογής στην αγορά ενόψει πιθανών απρόβλεπτων αλλαγών. Από την άλλη πλευρά, έχει το μειονέκτημα ότι εάν η αγορά παραμείνει σταθερή, θα ήταν ένα επίπονο έργο με μικρή ανταμοιβή.
- Προγραμματικός. Πρόκειται για τη διαίρεση των στοιχείων όχι μόνο σε τμήματα, αλλά σε τμήματα και υποενότητες αυτών των τμημάτων. Αυτό επιτρέπει μεγαλύτερο έλεγχο του ποσού που διατίθεται στον προϋπολογισμό σε κάθε τμήμα ή επιχειρηματική περιοχή.
- Με δραστηριότητες. Τελικά, αυτός ο προϋπολογισμός επικεντρώνεται στις επιχειρηματικές διαδικασίες και όχι στα ίδια τα τμήματα. Με άλλα λόγια, επιδιώκει αποτελεσματικότητα στην κατανομή των κονδυλίων στον προϋπολογισμό, προβλέποντας την ανάγκη για πόρους για κάθε δραστηριότητα που συμβαίνει στην εταιρεία. Αναλύει κάθε δραστηριότητα στην αλυσίδα παραγωγής, εκτός από άλλες δραστηριότητες όπως αυτές που σχετίζονται με την εφοδιαστική, το μάρκετινγκ κ.λπ.
Αν και η ευέλικτη διαχείριση του προϋπολογισμού θα μπορούσε να συνδυάσει όλες τις διαδικασίες που καθορίζονται εάν προκύψει η υπόθεση, είναι επίσης αλήθεια ότι από την άλλη πλευρά μπορούμε να προσαρμόσουμε τη διαχείριση στις ανάγκες της εταιρείας μας, συμπεριλαμβανομένων των διαδικασιών περισσότερων από μία διευθύνσεων.
Παραδείγματα χρήσης διαχείρισης προϋπολογισμού
Για να κατανοήσουμε καλύτερα τη χρησιμότητα κάθε διαχείρισης προϋπολογισμού, παρουσιάζονται τα ακόλουθα παραδείγματα χρήσης:
- Εταιρείες με μεγάλο όγκο σταθερών δαπανών και που δεν έχουν επίσης μεταβλητό κόστος που διαταράσσει τις ταμειακές ροές κατά τη διάρκεια της δραστηριότητάς τους: οι σταθμοί παραγωγής ηλεκτρικής ενέργειας, όπως οι σταθμοί παραγωγής ενέργειας ή οι μονάδες εξόρυξης πετρελαίου και φυσικού αερίου είναι ένα καλό παράδειγμα στο οποίο μπορούν να προσαρμοστούν αυτοί οι τύποι προϋπολογισμών .
- Εποχιακή επιχείρηση. Σαφή παραδείγματα αυτών είναι εταιρείες που έχουν περισσότερους από έναν τομείς δραστηριότητας και οι οποίες, με τη σειρά τους, συνήθως δεν είναι πλήρως συμβατές. Η περίπτωση του τουρισμού στην παραλία και του ήλιου δεν είναι από μόνη της πολύ συμβατή με αυτή του κρύου και του βουνού, επομένως η τυπολογία του κόστους και οι ανάγκες σε μετρητά ποικίλλουν ανάλογα με την εποχή.
- Από προεπιλογή, αυτός ο προϋπολογισμός χρησιμοποιείται από το λεγόμενο ξεκίνα, δεδομένου ότι στην αρχή δεν έχουν τα δικά τους δεδομένα για να προβλέψουν τη λειτουργία του. Επιπλέον, η ανάπτυξή τους τα πρώτα χρόνια είναι εκθετική, οπότε πρέπει να προσαρμοστούν ξανά και ξανά έως ότου φτάσουν σε ένα ορισμένο ανώτατο όριο και συνεπώς σταθερότητα όσον αφορά την ανάπτυξη.
- Παραδοσιακά, αυτός ο τύπος προϋπολογισμού αποδίδεται στο δημόσιο τομέα, δεδομένου ότι η λογοδοσία και ο αντίστοιχος έλεγχός του είναι θεωρητικά ο στόχος της. Παρά τον προγραμματικό χαρακτήρα του, στον οποίο πρέπει να υπάρχει κάποια σαφήνεια στη χρήση των πόρων, υπήρξαν πολλές περιπτώσεις κατάχρησης αυτών.
- Οι εταιρείες ταχυμεταφορών ή μεταφορών είναι ένα καλό παράδειγμα στη χρήση προϋπολογισμών ανά δραστηριότητα, καθώς η χρέωση και οι δαπάνες είναι άμεσα ανάλογες με τη δράση του υπαλλήλου ή του εργαζομένου.