Μια εντολή αγοράς, που ονομάζεται επίσης εντολή αγοράς, είναι ένα έγγραφο με το οποίο ο αγοραστής ζητά αγαθά από τον πωλητή.
Με αυτόν τον τρόπο, αυτό που κάνουμε είναι να τεκμηριώσουμε τις ανάγκες των προϊόντων μας. Το συνηθισμένο είναι να στείλετε αυτό το έγγραφο στον προμηθευτή έτσι ώστε να μπορεί να παρέχει την εν λόγω παραγγελία. Να μπορείτε να το κάνετε φυσικά ή σχεδόν (email ή ιστότοπος). Ο στόχος είναι να μπορέσουμε στη συνέχεια να αντιπαραθέσουμε το δελτίο παράδοσης με αυτήν την παραγγελία και να σημειώσουμε πιθανά συμβάντα, καθώς και να έχουμε γραπτώς τους όρους της εν λόγω παραγγελίας.
Η διαδικασία σε μια εντολή αγοράς
Πρώτα πρέπει να μάθετε τις ανάγκες που έχουμε. Μόλις επιλεγεί ο κατάλληλος προμηθευτής, εκδίδεται η παραγγελία. Ο πωλητής λαμβάνει το πρωτότυπο και ο αγοραστής κρατά ένα αντίγραφο. Ο πωλητής εξυπηρετεί την παραγγελία και επισυνάπτει ένα σημείωμα παράδοσης που ελέγχεται έναντι αυτής. Εάν δεν υπάρχει κάτι, παραμένει ως εκκρεμότητα.
Αυτό το έγγραφο είναι χρήσιμο και για τα δύο μέρη. Ο αγοραστής μπορεί να ελέγξει τον τύπο ή το ποσό των εξόδων και να κάνει μια πρόβλεψη πληρωμών. Ο πωλητής μπορεί να οργανώσει τις διαφορετικές παραγγελίες του και να προβεί σε πρόβλεψη χρεώσεων. Και στις δύο περιπτώσεις, τα προγράμματα διαχείρισης και ακόμη και ένα υπολογιστικό φύλλο είναι χρήσιμα. Από την άλλη πλευρά, για νομικούς σκοπούς, μόλις γίνει δεκτή, δεσμεύει και τα δύο μέρη στη συμφωνημένη ανταλλαγή.
Περιεχόμενο εγγράφου
Κανονικά, είναι συνήθως τα ίδια δεδομένα που απαιτούνται σε ένα σημείωμα παράδοσης, μόνο ότι η έκφραση "Παραγγελία παραγγελίας" ή παρόμοια θα εμφανίζεται στην κεφαλή επιστολής. Τα περιγράφουμε παρακάτω:
- Λεπτομέρειες αγοραστή και πωλητή. Ο αριθμός φορολογικού μητρώου κάθε χώρας είναι πολύ σημαντικός. Επίσης, η φορολογική διεύθυνση.
- Ημερομηνία και τόπος έκδοσης της παραγγελίας. Το πρώτο είναι απαραίτητο, ειδικά για τον έλεγχο του χρόνου που χρειάζεται ο προμηθευτής μας για την παράδοσή του. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούμε να αποφύγουμε διαλείμματα αποθεμάτων.
- Όνομα προϊόντος και αναφορά. Η ποσότητα που παραγγέλθηκε, η τιμή και οι πιθανές εκπτώσεις, προσφορές ή μπόνους περιλαμβάνονται επίσης.
- Η επιλεγμένη μέθοδος πληρωμής, καθώς και τους όρους και τα ποσά που πρέπει να καταβληθούν, εάν υπάρχουν. Αυτό το σημείο είναι σημαντικό για τη σωστή διαχείριση του ταμείου.
- Συνολικό κόστος, πιθανή μεταφορά, ασφάλιση ή παρόμοια έξοδα και, ως βασικό μέρος, την εξουσιοδοτημένη υπογραφή.
- Ημερομηνία και τρόπος παράδοσης. Σε αυτό το σημείο, κατά την παράδοση, ένα σημείωμα παράδοσης θα σταλεί στον πελάτη για υπογραφή, το οποίο συνήθως επισυνάπτεται στην παραγγελία. Πιθανά συμβάντα ή όσα δεν έχουν παρασχεθεί πρέπει επίσης να σημειωθούν.
Η αλήθεια είναι ότι αυτές οι αυστηρές απαιτήσεις είναι μερικές φορές χαλαρές, ανάλογα με την εμπορική σχέση και την εμπιστοσύνη. Σε πολλές περιπτώσεις, οι παραγγελίες γίνονται προφορικά ή τηλεφωνικώς. Μπορεί ακόμη και να ζητηθεί μέσω email αλλά χωρίς έγγραφο παραγγελίας. Ωστόσο, είναι βολικό να έχετε πάντα έλεγχο αυτών των παραγγελιών.
Ένα παράδειγμα εγγράφου παραγγελίας
Ας δούμε ένα παράδειγμα για το τι θα μπορούσε να είναι ένα έγγραφο παραγγελίας. Σε αυτό μπορούμε να δούμε όλα τα απαραίτητα δεδομένα και πιθανές εκπτώσεις και έξοδα που σχετίζονται με την προμήθεια των εν λόγω αγαθών. Επίσης ο χώρος που προορίζεται για περιστατικά και για την υπογραφή του ατόμου που λαμβάνει τα εμπορεύματα.
Σημείωση: Τα δεδομένα που παρέχονται παραπάνω είναι κατασκευασμένα δεδομένα.
