Η γραφειοκρατική σχολή διοίκησης είναι ένα σχολείο βασισμένο σε ορθολογικές αρχές. Αυτό, προσαρμόζοντας τα μέσα στα άκρα που αναμένεται να επιτευχθούν, διασφαλίζοντας έτσι αποτελεσματικότητα στη διοίκηση.
Πρώτα απ 'όλα, θα διευκρινίσουμε ότι αυτό το σχολείο είναι επίσης γνωστό ως δομική διοίκηση. Ο μεγαλύτερος εκθέτης του είναι ο Max Weber, ο οποίος θεωρεί ότι η γραφειοκρατία είναι ο καταλληλότερος τρόπος διαχείρισης σύγχρονων οργανισμών.
Επίσης, τα προηγούμενα αυτού του σχολείου αναδύθηκαν τον δέκατο έβδομο αιώνα στο τέλος της Ευρωπαϊκής Αναγέννησης. Εμφανίστηκε επίσημα κατά τη διάρκεια της δεκαετίας του 1940, και ήταν αντίθετο με τον μηχανικό τρόπο καθώς λειτουργούσε η κλασική σχολή διοίκησης και στην υποκειμενικότητα της σχολής ανθρωπίνων σχέσεων. Έτσι, εμφανίζεται ως μια νέα πρόταση για αποτελεσματική διαχείριση σύγχρονων οργανισμών.
Τώρα η γραφειοκρατική εφαρμογή διαχείρισης μπορεί να βρεθεί σε διαφορετικούς οργανισμούς. Μπορεί να ισχύει για νοσοκομεία, σχολεία, δικαστήρια, εκκλησίες, στρατούς και δημόσιες και ιδιωτικές εταιρείες.
Τι είναι η γραφειοκρατία;
Κατ 'αρχάς, η γραφειοκρατία μπορεί να νοηθεί ως μια μορφή οργανωτικής δομής ή ενός οργανισμού που χαρακτηρίζεται από το ότι έχει ένα σύνολο ρητών και τακτοποιημένων διαδικασιών. Επιπλέον, ο καταμερισμός ευθυνών, το ιεραρχικό επίπεδο και οι απρόσωπες σχέσεις καθορίζονται με σαφήνεια.
Χαρακτηριστικά της γραφειοκρατίας
Τα κύρια χαρακτηριστικά της γραφειοκρατίας είναι:
1. Ορθολογισμός
Μόνο η ορθολογική χρήση μπορεί να οδηγήσει στην αποτελεσματικότητα του οργανισμού. Επομένως, κάθε δραστηριότητα και εργασία που εκτελείται πρέπει να ακολουθεί την ορθολογική προσέγγιση.
2. Ιεραρχία
Κάθε υπάλληλος χαμηλότερης τάξης πρέπει να υπόκειται στον έλεγχο και την επίβλεψη ανώτερου. Δηλαδή, το σύστημα εξουσίας είναι άκαμπτο. Για το λόγο αυτό, η δομή του οργανισμού πρέπει να είναι ιεραρχική, γραμμική και άκαμπτη.
3. Υπάρχουν κανονισμοί
Οι διοικητικοί κανόνες και οι διαδικασίες καθορίζονται και πρέπει να υπάρχει γραπτό αρχείο. Επομένως, όλοι οι κανονισμοί είναι νόμιμοι.
4. Είναι απρόσωπο
Οι σχέσεις μεταξύ των μελών του οργανισμού βασίζονται σε θέσεις και ιεραρχία, όχι σε ανθρώπους. Δηλαδή, κάθε θέση είναι ανεξάρτητη από το άτομο.
5. Ορίστε τις λειτουργίες
Οι δραστηριότητες και οι λειτουργίες των σταθμών εργασίας πρέπει να εκτελούνται σύμφωνα με καθιερωμένες ρουτίνες και διαδικασίες. Ο καταμερισμός της εργασίας είναι ένας από τους θεμελιώδεις πυλώνες της γραφειοκρατικής διοίκησης.
6. Η επικοινωνία είναι τυπική
Η επικοινωνία είναι επίσημη επειδή οποιαδήποτε δραστηριότητα ή εργασία που εκτελείται από έναν υπάλληλο της εταιρείας πρέπει να αναφέρεται γραπτώς.
Οι πιο σημαντικοί παράγοντες στη γραφειοκρατική σχολή διοίκησης
Οι πιο σχετικοί παράγοντες για τη γραφειοκρατική σχολή διοίκησης είναι:
1. Ο άνθρωπος
Ο άνθρωπος θεωρείται απλώς ως ένας ακόμη πόρος που χρησιμοποιείται στον οργανισμό για την επίτευξη των στόχων και των στόχων. Σε αυτό το σύστημα, ο άνθρωπος πρέπει να υπακούει στους κανονισμούς και τα πρότυπα που ορίζονται στον χώρο εργασίας τους.
2. Κίνητρα
Το κίνητρο που αντιμετωπίζεται σε αυτό το οργανωτικό σύστημα εμφανίζεται με δύο διαφορετικούς τρόπους. Μία μορφή κινήτρου είναι ότι ο εργαζόμενος μπορεί να ανέβει στην ιεραρχία.
Η δεύτερη μορφή κινήτρου είναι προσωπική, με την έννοια ότι ο εργαζόμενος επιθυμεί να ακολουθήσει μια επαγγελματική σταδιοδρομία στη γραφειοκρατία.
3. Επικοινωνία
Η επικοινωνία εντός του οργανισμού αντιμετωπίζεται με δύο τρόπους, αύξουσα και φθίνουσα. Το κατάντη είναι βασικά η μετάδοση εντολών από τον ανώτερο που πρέπει να υπακούει ο υφιστάμενος.
Ο ανερχόμενος πηγαίνει από τον δευτερεύοντα στον ανώτερο. Σε γενικές γραμμές, είναι αναφορές ή αναφορές της εργασίας και των αποτελεσμάτων που επιτεύχθηκαν. Επίσης, ο υφιστάμενος μπορεί να εκφράσει τις διαφωνίες που βρίσκει στη δουλειά του.
4. Ηγεσία
Η ηγεσία δεν είναι ένα σημαντικό χαρακτηριστικό σε αυτό το σύστημα διαχείρισης, καθώς ο ανώτερος πρέπει να εκτελεί μόνο τις συγκεκριμένες λειτουργίες της θέσης που κατέχει.
5. Ισχύς
Η εξουσία σε αυτή τη μορφή οργάνωσης παρέχεται από τη θέση και όχι από το άτομο. Η εξουσία είναι επίσημη. Το απλό γεγονός της κατοχής ανώτερης θέσης προσδίδει κυριαρχία στους υφισταμένους.
6. Η σύγκρουση
Γενικά, θεωρείται ότι δεν υπάρχουν διενέξεις, καθώς οι λειτουργίες και οι εργασίες οριοθετούνται σαφώς. Έτσι, κάθε θέση ή τμήμα πρέπει να λειτουργεί αποτελεσματικά.
7. Λήψη αποφάσεων
Οι αποφάσεις λαμβάνονται μηχανικά. Εάν υπάρχει πρόβλημα, σχετίζεται με τους καθιερωμένους κανόνες και με αυτόν τον τρόπο αποφασίζεται πώς να το λύσει.
8. Συμμετοχή
Φυσικά, το επίπεδο συμμετοχής είναι εντελώς μηδενικό. Κάθε υπάλληλος περιορίζεται στην ικανοποίηση των απαιτήσεων της θέσης που κατέχει.
9. Η αλλαγή
Η αλλαγή είναι κάτι που φοβάται πολύ. Εάν πρέπει να αλλάξει, η δομή θεωρείται ότι έχει αποτύχει επειδή πρέπει να τροποποιήσει τις ενέργειές της.
10. Το περιβάλλον
Το περιβάλλον θεωρείται κάτι που δεν αλλάζει και που παραμένει πάντα αμετάβλητο. Θεωρείται πρακτικά ως κάτι στατικό.
Πλεονεκτήματα της γραφειοκρατικής σχολής διοίκησης
Μεταξύ των σημαντικότερων πλεονεκτημάτων του βρίσκουμε:
- Η εργασία επιδιώκει την επίτευξη των στόχων.
- Κάθε μέλος γνωρίζει ποια είναι τα καθήκοντά του.
- Οι γραπτοί κανόνες είναι σαφείς και ακριβείς.
- Οι διαδικασίες είναι ρουτίνες, είναι πιο αυτοματοποιημένες και έχουν μικρότερο περιθώριο σφάλματος.
- Η εταιρεία έχει συνέχεια, αν και υπάρχει αλλαγή στο προσωπικό.
- Υπάρχει λιγότερη σύγκρουση, γιατί όλοι γνωρίζουν τι να κάνουν.
- Είναι αξιόπιστο επειδή οι διαδικασίες έχουν δοκιμαστεί και λειτουργούν.
Μειονεκτήματα της γραφειοκρατικής σχολής διοίκησης
Τα πιο σημαντικά μειονεκτήματα είναι:
- Οι σχέσεις είναι απρόσωπες.
- Δημιουργεί συμμόρφωση στην εργασία, το ίδιο πράγμα γίνεται πάντα.
- Τα επιχειρηματικά μοντέλα μπορεί να είναι πολύ άκαμπτα.
- Υπάρχει σπατάλη χρόνου για γραφειοκρατία και περίπλοκες επίσημες διαδικασίες.
- Μπορεί να προκαλέσει κατάχρηση εξουσίας.
- Προκαλεί την αντίσταση στην αλλαγή.
Συμπερασματικά, μπορούμε να πούμε ότι η γραφειοκρατική σχολή διαχείρισης επιδιώκει να επιτύχει αποτελεσματικότητα μέσω της εφαρμογής ορθολογικών αρχών. Η γραφειοκρατική δομή διαχείρισης είναι επιστημονικά σχεδιασμένη έτσι ώστε όλα να λειτουργούν με ακρίβεια, ειδικά για την επίτευξη των στόχων και των στόχων του οργανισμού.