Petty Cash - Τι είναι, ορισμός και έννοια
Μικρά μετρητά είναι η ομάδα μετρητών μιας εταιρείας που προορίζεται να καλύψει έκτακτες και επείγουσες απαιτήσεις βραχυπρόθεσμα, συνήθως μικρών ποσών.
Με άλλα λόγια, τα μικρά μετρητά είναι ένα ταμείο που θα χρησιμοποιηθεί για την κάλυψη εξόδων έκτακτης ανάγκης που δεν έχουν προγραμματιστεί στον προϋπολογισμό της εταιρείας και δεν μπορούν να πληρωθούν με επιταγή ή με πίστωση.
Η ιδέα είναι να είμαστε σε θέση να διαθέσουμε τα μικρά ταμεία έναντι απρόβλεπτων δαπανών, χωρίς να απαιτείται η έγκριση της διοίκησης. Ωστόσο, αυτά τα έξοδα πρέπει να αιτιολογούνται και συνήθως απαιτείται η αντίστοιχη απόδειξη πληρωμής.
Ένα άλλο ζήτημα που πρέπει να ληφθεί υπόψη είναι ότι τα μικρά μετρητά φυλάσσονται συνήθως από έναν υπάλληλο, τον οποίο θα ονομάσουμε ταμείο. Θα είναι υπόλογος στη διαχείριση για τη διαχείριση των κεφαλαίων.
Ομοίως, είναι σημαντικό να υπογραμμιστεί ότι τα μικρά μετρητά δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν ελεύθερα, ούτε από υπαλλήλους ούτε από διευθυντές εταιρειών.
Το ποσό αυτών των μικρών μετρητών είναι επίσης ανανεώσιμο από καιρό σε καιρό, διατηρώντας ένα ελάχιστο ποσό που ορίζει ο οργανισμός.
Δαπάνες που χρηματοδοτούνται με μικρά μετρητά
Μεταξύ των εξόδων που χρηματοδοτούνται με μικρά μετρητά, βρίσκουμε κυρίως:
- Δίαιτες και ταξίδια: Προϋπολογισμός που ανατέθηκε σε έναν υπάλληλο για να πραγματοποιήσει ένα ταξίδι, σε αυτήν την περίπτωση, για λόγους δραστηριότητας εργασίας.
- Κινητικότητα: Απαραίτητα έξοδα για την κάλυψη της μεταφοράς εργαζομένων, ώστε να μπορούν να εκπληρώσουν το έργο που απαιτεί η εταιρεία από αυτούς.
- Προμήθειες γραφείου: Με τα μικρά μετρητά, χαρτικά όπως χαρτικά, μελάνι εκτύπωσης και άλλα θα μπορούσαν να αγοραστούν.
- Κουτί πρώτων βοηθειών: Απόκτηση φαρμάκων και άλλων αντικειμένων που η εταιρεία πρέπει να αντιμετωπίσει σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης.
- Επισκευές: Μπορεί να είναι απαραίτητη η συντήρηση των εγκαταστάσεων ή οποιωνδήποτε μηχανημάτων που απαιτούνται για τη λειτουργία της εταιρείας.
Μικρά μετρητά και ταμειακές ροές
Για να διατηρηθεί ένα μικρό ταμειακό υπόλοιπο χωρίς να δημιουργηθεί χρέος, είναι απαραίτητο για την εταιρεία να δημιουργήσει θετική ταμειακή ροή. Αυτό σημαίνει ότι δεν είναι μόνο σημαντικό να αποκτήσετε περιθώριο κέρδους για την εμπορική δραστηριότητα, αλλά και να διασφαλίσετε το εισόδημα μετρητών στον οργανισμό.
Για να το καταλάβετε καλύτερα, ας υποθέσουμε ότι μια εταιρεία πραγματοποιεί πωλήσεις που δημιουργούν κερδοφορία. Ωστόσο, εάν ένα σημαντικό μέρος αυτών των εργασιών δόθηκε με πίστωση και υπάρχουν δυσκολίες στη συλλογή, η εταιρεία θα μπορούσε να έχει προβλήματα κατάθεσης χρημάτων και διατήρησης κεφαλαίων σε μικρά μετρητά, εκτός εάν χρεώνεται για να έχει μετρητά.
