Λειτουργίες βοηθού διαχείρισης

Οι λειτουργίες ενός βοηθού διαχείρισης είναι αυτές που προέρχονται από μια διοικητική εργασία στο γραφείο. Περιλαμβάνονται από την εξυπηρέτηση πελατών έως τη διαχείριση εγγράφων μιας εταιρείας.

Η εργασία ενός βοηθού διαχείρισης έχει πολλαπλά καθήκοντα και αποτελεί τη βάση της καθημερινής δραστηριότητας μιας εταιρείας από διοικητική άποψη.

Αν και συνήθως αυτή η επαγγελματική θέση είναι αυτή με τη χαμηλότερη κατάταξη και μισθό στη δομή μιας εταιρείας, αυτός ο τύπος προφίλ εκτελεί πολλές και ποικίλες βασικές λειτουργίες για την πορεία μιας εταιρείας.

Για τη δουλειά τους, ένας βοηθός πρέπει να έχει αποδεδειγμένες γνώσεις και δεξιότητες σε στοιχεία ενός γραφείου.

Ιδιαίτερα σημαντικό είναι ο τομέας του βασικού λογισμικού αυτοματισμού γραφείου που επεκτείνεται μεταξύ του επιχειρηματικού ιστού, καθώς και άλλων ειδικών προγραμμάτων για συγκεκριμένους τομείς (γραφιστική, διανυσματική, προγραμματισμός, αναλογιστικές επιστήμες …)

Επιπλέον, είναι συνήθως απαραίτητο για αυτό το προφίλ να χειρίζεται εξοπλισμό υπολογιστή ή περιουσιακά στοιχεία που είναι ευρέως διαδεδομένα σε γραφεία κάθε είδους. Παραδείγματα αυτού είναι υπολογιστές, φωτοτυπικά μηχανήματα και άλλος εξοπλισμός επεξεργασίας εγγράφων και αρχειοθέτησης.

Λειτουργίες βοηθού διαχείρισης

Ένας βοηθός διαχείρισης εκτελεί μεγάλο αριθμό καθηκόντων καθημερινά μιας εταιρείας. Όλα αυτά μπορούν να κατηγοριοποιηθούν ως εξής και απαιτούν μια σειρά ικανοτήτων:

• Εξυπηρέτηση πελατών πρόσωπο με πρόσωπο: Ο βοηθός είναι το πρώτο άτομο που είναι διαθέσιμο στο κοινό και χρησιμεύει ως φίλτρο για τους πελάτες των εγκαταστάσεων κάθε εταιρείας.
• Διαχείριση επικοινωνιών: Αυτός ο επαγγελματίας πρέπει να οργανώνει επαφές τηλεφώνου και email. Είναι επίσης κοινό για εσάς να συντονίζετε κοινωνικά δίκτυα ή στοιχεία ιστού απουσία ειδικών επαγγελματιών για αυτές τις λειτουργίες.
• Παραλαβή, διαχείριση και αποστολή τεκμηρίωσης: Είναι σύνηθες για τους διοικητικούς βοηθούς να ενεργούν ως διαχειριστές αποσκευών και εγγράφων, διανέμοντάς τους σε διάφορα τμήματα.
• Καθημερινές εργασίες διαχείρισης: Πολύ συχνά αυτοί οι εργαζόμενοι εκτελούν στοιχειώδεις εργασίες αυτοματισμού γραφείου, όπως η δημιουργία διαφόρων τύπων περιεχομένου και η προετοιμασία της ατζέντας του προσωπικού. Οι πιο σημαντικοί είναι εκείνοι της χρέωσης, της λογιστικής ή της διαχείρισης εγγράφων και αρχείων.
• Σχέση με τρίτα μέρη: Οι εταιρείες πρέπει να δημιουργήσουν επικοινωνία με άλλους, όπως προμηθευτές ή δημόσιες ρυθμιστικές αρχές. Συχνά ο διοικητικός βοηθός είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση αυτής της ροής πληροφοριών άπταιστα.
• Υποστήριξη ανώτερου προσωπικού ή εποπτών: Όπως στο προηγούμενο σημείο, πολλοί βοηθοί εκτελούν καθήκοντα υποστήριξης για άλλους τομείς της εταιρείας από διοικητική άποψη.

Η θέση του διοικητικού βοηθού

Αυτός ο τύπος επαγγελματία μπορεί να βρεθεί σε όλους τους τύπους εταιρειών, ανεξάρτητα από το μέγεθός τους και τον οικονομικό τομέα στον οποίο συμμετέχουν.

Ταυτόχρονα, υπάρχει τόσο σε ιδιωτικές όσο και σε δημόσιες εταιρείες με πρόσβαση μέσω αντιπολίτευσης.

Χάρη στην ανάπτυξη νέων ψηφιακών περιβαλλόντων και την άνοδο των νέων τηλεπικοινωνιών, το επαγγελματικό προφίλ ενός διοικητικού βοηθού έχει αποκτήσει νέες λειτουργίες για εκτέλεση.

Αυτό επηρέασε την ανάγκη κατάρτισης για να καλύψει αυτή τη θέση σε μια εταιρεία. Συνήθως αυτή η προετοιμασία ρυθμίζεται σε μαθήματα επαγγελματικής κατάρτισης που στοχεύουν στη γνώση της διοίκησης ή της χρηματοδότησης της εταιρείας.