Η διοικητική διαδικασία είναι ένα σύνολο σταδίων (σχεδιασμός, οργάνωση, κατεύθυνση και έλεγχος) των οποίων σκοπός είναι η επίτευξη των στόχων μιας εταιρείας ή ενός οργανισμού με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο.
Με ακόμη πιο απλά λόγια, η διοικητική διαδικασία αποτελείται από μια σειρά σταδίων που θα μας βοηθήσουν να επιτύχουμε τους προτεινόμενους στόχους. Η διοικητική διαδικασία είναι συνεχής. Δεν έχει να κάνει με κάθε ένα από τα στάδια και όλα τελειώνουν εκεί. Όταν τελειώνει ένας κύκλος, προχωρά στον επόμενο. Χρησιμοποιείται συνήθως για τον γενικό στόχο της εταιρείας, συγκεκριμένους στόχους ή ακόμη και για μικρά έργα.
Ο Henri Fayol, ήταν ο δημιουργός της διοικητικής διαδικασίας. Από αυτό προέρχονται τα 4 στάδια που συνθέτουν τη διοικητική διαδικασία:
- Να σχεδιάσουν.
- Οργανώνω.
- Οδηγω.
- Ελεγχος.
Για τον Fayol, αυτά τα τέσσερα στάδια ήταν απαραίτητα για την καλή διαχείριση. Κάθε ομάδα διαχείρισης πρέπει να τις κυριαρχήσει και να τις λάβει υπόψη για οποιοδήποτε έργο. Ωστόσο, ο Fayol δεν ήταν ποτέ ακραίος στις ιδέες του και μπορείτε να διαβάσετε στη δουλειά του πώς άφησε χώρο για ευελιξία και προσαρμογή. Έτσι, οι οπαδοί της κλασικής θεωρίας της διοίκησης ολοκληρώνουν, βελτιώνουν και προσαρμόζουν τη διοικητική διαδικασία στους διαφορετικούς τύπους εταιρειών που έχουν γεννηθεί τις τελευταίες δεκαετίες.
Στόχοι μιας εταιρείαςΠροέλευση της διοικητικής διαδικασίας
Οφείλουμε την προέλευση της διοικητικής διαδικασίας στον Henry Fayol. Γύρω στο 1916, μετά από 50 χρόνια ως διευθυντής μιας εταιρείας εξόρυξης, ο Fayol δημοσίευσε το βιβλίο του "Administration Industrielle et Générale". Στα ισπανικά θα ήταν κάτι παρόμοιο με το «Βιομηχανική και Γενική Διοίκηση».
Σε αυτό το βιβλίο ανέπτυξε, με βάση την εμπειρία του, ολόκληρη τη θεωρία του. Ο Fayol, επισήμανε στο έργο του τα διαφορετικά επίπεδα διαχείρισης, διοικητικών λειτουργιών και μια λίστα αρχών για τη σωστή διαχείριση.
Ωστόσο, αξίζει να σημειωθεί ότι το πιο αναγνωρισμένο από όλα τα έργα του είναι οι αρχές του. Συγκεκριμένα 14 αρχές για σωστή χορήγηση.
Χαρακτηριστικά της διοικητικής διαδικασίας
Μια διοικητική διαδικασία έχει πολλά χαρακτηριστικά και ιδιαιτερότητες ανάλογα με την εταιρεία που την αναπτύσσει, αναφέρουμε τα πιο συνηθισμένα:
- Αποτελείται από τέσσερα αλληλένδετα στάδια.
- Πρέπει να συλλάβει όλους τους στόχους που πρέπει να επιτευχθούν μαζί του.
- Όλοι οι εργαζόμενοι που πρόκειται να συμμετάσχουν στη διαδικασία πρέπει να ενημερώνονται για το ίδιο.
- Στόχος του είναι να δημιουργήσει έναν χάρτη πορείας για τη βελτιστοποίηση κάθε ενέργειας που περιλαμβάνεται στη διοικητική διαδικασία όσο το δυνατόν περισσότερο.
- Μπορεί να χρησιμοποιηθεί από οποιαδήποτε εταιρεία, ανεξάρτητα από τα χαρακτηριστικά της.
- Διεξάγεται με έναν προηγουμένως καθορισμένο χρονικό ορίζοντα. Με αυτόν τον τρόπο, προσφέρει κάποια ευελιξία για προσαρμογή στις περιστάσεις.
Στάδια της διοικητικής διαδικασίας
Στον ορισμό, έχουμε πει ότι η διοικητική διαδικασία αποτελείται από μια σειρά από στάδια: σχεδιασμός, οργάνωση, κατεύθυνση και έλεγχος. Σε αυτήν την ενότητα θα τα αναπτύξουμε και θα τα εξηγήσουμε. Φυσικά, πρώτα απ 'όλα, είναι βολικό να γνωρίζουμε πώς διαχωρίζονται αυτές οι δύο φάσεις:
- Μηχανική φάση: Η μηχανική φάση αποτελείται από προγραμματισμό και οργάνωση. Θα μπορούσαμε να πούμε ότι είναι ένα στατικό μέρος της διαδικασίας.
- Δυναμική φάση: Η δυναμική φάση, από την πλευρά της, αποτελείται από κατεύθυνση και έλεγχο. Υπό αυτήν την έννοια, η λέξη δυναμική αναφέρεται στην κίνηση.
Δηλαδή, μόλις σχεδιάσουμε και οργανώσουμε, πρέπει να εκτελέσουμε και να ξεκινήσουμε να δουλεύουμε.
Σε κάθε περίπτωση, πιο σημαντικό από τη διάκριση μεταξύ μηχανικών και δυναμικών είναι να γνωρίζουμε τα διαφορετικά στάδια που το συνθέτουν:
- Σχεδίαση: Προσπαθήστε να προγραμματίσετε τις εργασίες που θα εκτελεστούν και λύστε τις σχετικές ερωτήσεις που θα εκτελεστούν αργότερα.
- Οργάνωση: Η ιδέα είναι να δούμε ποιος θα είναι υπεύθυνος για κάθε εργασία, με ποια σειρά και ποια δομή θα έχει το έργο κατά την εκτέλεση του.
- Κατεύθυνση: Η διεύθυνση δεν είναι μόνο υπεύθυνη για την αποστολή, αλλά είναι επίσης υπεύθυνη για τη βοήθεια, την υποστήριξη και την παρέμβαση σε οποιαδήποτε σύγκρουση που προκύπτει κατά την επίτευξη των στόχων.
- Ελεγχος: Ο έλεγχος βασίζεται στην παρακολούθηση αξιόπιστων μετρήσεων που σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε ότι θα επιτευχθούν οι μεγαλύτεροι στόχοι.
Δείτε λεπτομερώς τα στάδια της διοικητικής διαδικασίας
Σημασία της διοικητικής διαδικασίας
Η διοικητική διαδικασία διαδραματίζει θεμελιώδη ρόλο στη διαχείριση μιας εταιρείας. Υποτίθεται ότι ο χάρτης πορείας που θα ακολουθήσει για μια συγκεκριμένη περίοδο, προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι που καθορίζει η διοίκηση.
Με αυτόν τον τρόπο, ακολουθώντας όλα τα στάδια που καθορίζονται στη διοικητική διαδικασία θα επιτρέψει στον οργανισμό να αυξήσει τον βαθμό αποτελεσματικότητάς του όσον αφορά την επίτευξη των προτεινόμενων στόχων. Αυτή η διαδικασία θα σημαίνει μείωση του αριθμού των πόρων που καταναλώνονται. Για αυτόν τον λόγο, αυτοί οι εξοικονομημένοι πόροι μπορούν να χρησιμοποιηθούν για άλλες ενέργειες που είναι επωφελείς για την εταιρεία.
Μεταξύ των πλεονεκτημάτων που μπορούμε να επισημάνουμε από τη διοικητική διαδικασία επισημαίνουμε τα εξής:
- Επιτρέπει στην εταιρεία να έχει μελλοντικό σχεδιασμό ανά πάσα στιγμή.
- Θα καθοριστούν οι ενέργειες που θα πραγματοποιηθούν σε καθένα από τα πιθανά σενάρια.
- Καθορίζει σαφώς τους στόχους που έχει μια συγκεκριμένη εταιρεία βραχυπρόθεσμα, μεσοπρόθεσμα ή / και μακροπρόθεσμα.
- Οι πόροι βελτιστοποιούνται στο μέγιστο
- Αποφύγετε τις περιττές δαπάνες που δεν είχαν προβλεφθεί προηγουμένως.
- Μπορεί να οδηγήσει σε αυξημένη παραγωγικότητα καθώς βελτιώνει το συντονισμό μεταξύ των μελών της ομάδας.
Τέλος, πρέπει να σημειωθεί ότι μια τέλεια σχεδιασμένη διοικητική διαδικασία θα αποτρέψει την εμφάνιση συμβάντων που θα σπάσουν τα σχέδια των διαχειριστών. Κατά συνέπεια, θα μειωθεί ο αριθμός των αυτοσχέδιων μέτρων που μπορούν να οδηγήσουν σε αποφάσεις που είναι επιζήμιες για τη λειτουργία της εταιρείας.
Παράδειγμα διοικητικής διαδικασίας
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι είμαστε ορειβάτες. Στόχος μας είναι να φτάσουμε στην κορυφή των πέντε ψηλότερων βουνών στον κόσμο. Ο στόχος είναι σαφής, αλλά χρειαζόμαστε μια διαδικασία για την επίτευξη των στόχων μας όσο το δυνατόν ασφαλέστερα. Δηλαδή, χωρίς να θέσουμε σε κίνδυνο την υγεία μας.
Επομένως, θα χρειαστούμε μια διαδικασία για να επιτύχουμε τον τελικό μας στόχο: να φτάσουμε στις πέντε κορυφές. Αν και κάθε κορυφή είναι διαφορετική, με τη σειρά της, θα ακολουθήσουμε μια σειρά από στάδια για να φτάσουμε σε κάθε κορυφή (ενδιάμεσοι στόχοι). Ονομάζουμε αυτήν τη σειρά σταδίων, τα οποία είναι κοινά στην επίτευξη των στόχων, τη διοικητική διαδικασία.
Υπό αυτήν την έννοια, κάθε εταιρεία ή οργανισμός που σκοπεύει να επιτύχει στόχους πρέπει να εφαρμόσει μια διοικητική διαδικασία. Χωρίς τη διοικητική διαδικασία, είναι πολύ δύσκολο να επιτευχθούν οι προτεινόμενοι στόχοι. Σχεδόν αδύνατον. Μπορείτε να φανταστείτε να ανεβαίνετε στο Έβερεστ χωρίς να έχετε προγραμματίσει κάτι, χωρίς να έχετε εκπαιδευτεί και όλα εκτός ελέγχου; Το ίδιο συμβαίνει και στην επιχείρηση.