Ο σχεδιασμός έργου αποτελείται από μια συστηματική διαδικασία οργάνωσης των διαφόρων εργασιών που πρέπει να εκτελεστούν, καθώς και από τους απαραίτητους πόρους για την πραγματοποίησή τους.
Ο σχεδιασμός ενός έργου, συνεπώς, συνίσταται στην υλοποίηση ενός σχεδίου δράσης για όλες τις φάσεις ενός έργου. Υπό αυτήν την έννοια, μιλάμε για συστηματική οργάνωση, διότι απαιτεί μια σειρά από βήματα που πρέπει να γίνουν. Επιπλέον, πρέπει να γνωρίζετε τι έχετε ή μπορεί να έχετε για να επιτύχετε τους σκοπούς.
Γιατί είναι σημαντικός ο προγραμματισμός έργων;
Όταν εμφανιστεί κάτι που δεν περιμένουμε, ο αυτοσχεδιασμός μπορεί να είναι μια επιλογή. Ωστόσο, δεν είναι καλή ιδέα να το κάνετε κατά τη διαχείριση ενός έργου. Ενώ είναι αλήθεια ότι υπάρχουν διαδικασίες που μπορεί να φαίνονται απλές, οι περισσότερες από αυτές περιλαμβάνουν μεγάλη πολυπλοκότητα. Ως εκ τούτου, ο σχεδιασμός τους γίνεται απαραίτητη δραστηριότητα.
Επομένως, πρέπει να είμαστε σαφείς σχετικά με το τι θέλουμε και πώς θέλουμε να το επιτύχουμε, έτσι ώστε εάν κάνουμε ένα λάθος να λάβουμε διορθωτικά μέτρα. Το να έχουμε ένα καλό σχέδιο είναι απαραίτητο όταν θέλουμε να αναπτύξουμε μια ιδέα, μια νέα μορφή παραγωγής, μια τεχνολογική πρόοδο ή οποιοδήποτε άλλο έργο.
Πώς να εκτελέσετε τον προγραμματισμό έργων
Στη συνέχεια, θα δούμε τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσουμε για να σχεδιάσουμε ένα έργο σωστά. Με τη σειρά του, πρέπει να γνωρίζουμε ότι αυτά είναι σημαντικά επειδή μας επιτρέπουν να δομήσουμε τις δραστηριότητες και τον χρόνο που αφιερώνουμε σε κάθε μία. Με τον ίδιο τρόπο, δεν πρέπει να λησμονούμε το γεγονός ότι το σχέδιο είναι, με τη σειρά του, ένα από τα στάδια υλοποίησης ενός έργου.
- Το πρώτο και κύριο πράγμα είναι να γνωρίζουμε ακριβώς τι θέλουμε: Πρέπει να καθορίσετε το πεδίο εφαρμογής του έργου. Για να το κάνουμε αυτό, πρέπει να γνωρίζουμε όλες τις λεπτομέρειες του τι θέλουμε να επιτύχουμε.
- Από την άλλη πλευρά, ως συμπλήρωμα του προηγούμενου βήματος, είναι απαραίτητο να αναλυθεί η σκοπιμότητα: Μια καλή ιδέα είναι άχρηστη αν δεν είναι βιώσιμη. Αυτό σημαίνει ότι το έργο πρέπει να μπορεί να εκτελεστεί σε κατάλληλες συνθήκες.
- Επιπλέον, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ποιος θα είναι ο προϋπολογισμός μας και ποιοι πόροι (συμπεριλαμβανομένου του ανθρώπου) θα έχουμε: Αυτή η φάση του έργου είναι αυτή που σας επιτρέπει να βρείτε επενδυτές, συνεργάτες, συνεργάτες και ακόμη και υπαλλήλους.
- Από την άλλη πλευρά, είναι απαραίτητο να επεξεργαστούμε τις διάφορες διαδικασίες εργασίας: Αυτό το τρίτο βήμα αναφέρεται στην πρόταση πώς θα ξεκινήσει το έργο. Πρέπει να καθορίσετε ποιες θα είναι οι εργασίες ή οι δραστηριότητες και πώς θα εκτελεστούν. Όσο περισσότερες λεπτομέρειες συμπεριλαμβάνουμε, τόσο το καλύτερο.
- Αξιολόγηση των αποτελεσμάτων: Τώρα είναι απαραίτητο να περιγράψουμε πώς θα αξιολογηθούν και αξιολογηθούν τα αποτελέσματα του έργου. Είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε δείκτες, παραμέτρους ή μεταβλητές που πρέπει να μετρηθούν. Αυτό το βήμα είναι σημαντικό για την αύξηση πιθανών διορθώσεων και σχεδίων έκτακτης ανάγκης.
Όλα αυτά τα στάδια θα τελειώσουν με την προετοιμασία μιας έκθεσης που θα είναι το Σχέδιο Έργου. Αυτό το εγχειρίδιο θα επιτρέψει σε όλους να γνωρίζουν τη διαδρομή, πώς θα διανυθεί και ποια θα είναι η συμβολή τους.
Παράδειγμα προγραμματισμού έργου
Ας φανταστούμε ότι θέλουμε να πραγματοποιήσουμε ένα έργο που αποτελείται από τη δημιουργία ενός εργοστασίου τσιπς πατάτας. Έχουμε επιβεβαιώσει ότι η αγορά απαιτεί αυτά που φάγαμε όταν ήμασταν παιδιά στις εκθέσεις της πόλης μας. Λοιπόν, πρέπει να κατεβείτε στη δουλειά και να σχεδιάσετε καλά τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε.
Μπορούμε να δούμε ότι αυτό που κάνουμε είναι να ακολουθήσουμε τις φάσεις για την εκτέλεση του σχεδιασμού ενός έργου. Πρώτον, ορίζουμε αυτό που θέλουμε, το εργοστάσιο τσιπς πατάτας. Αργότερα, αναλύουμε εάν είναι βιώσιμο, κάνουμε μια μελέτη αγοράς και επαληθεύουμε ότι είναι ένα απαιτούμενο προϊόν. Τρίτον, ο προϋπολογισμός, πρέπει να γνωρίζουμε τι χρειαζόμαστε για να τους κατασκευάσουμε και πώς θα τον χρηματοδοτήσουμε. Στη συνέχεια, δημιουργούμε τις διαδικασίες εργασίας και πώς να τις αξιολογήσουμε στο μέλλον.