Η παρακολούθηση ενός έργου αναφέρεται στην εκτέλεση μιας σειράς δράσεων με σκοπό την επαλήθευση της σωστής εξέλιξης της εκτέλεσης του.
Η παρακολούθηση ενός έργου, επομένως, και αφού έχει προγραμματιστεί, ξεκινά με την υλοποίηση του έργου.
Το στάδιο παρακολούθησης συνίσταται στην επαλήθευση του κατά πόσον εκτελούνται οι διάφορες φάσεις του έργου, εγκαίρως και σχηματίζουν κάθε μία από αυτές. Για να γίνει αυτό, χρησιμοποιείται μια σειρά παραμέτρων και μεταβλητών που μας επιτρέπουν να ανακαλύψουμε εάν υπάρχουν ή όχι αποκλίσεις από το αρχικό σχέδιο.
Σημασία της παρακολούθησης του έργου
Αυτό το στάδιο είναι απαραίτητο για τον καθορισμό των απαραίτητων μέτρων για την επίλυση των προβλημάτων που αντιλαμβάνονται κατά την εκτέλεση. Δεν μπορούμε να ξεκινήσουμε κάτι εάν δεν έχουμε προηγουμένως έναν χάρτη πορείας, καθώς και μια διαδικασία για να επαληθεύσουμε ότι το έργο εκτελείται σωστά. Για το λόγο αυτό, πρέπει να καθιερωθεί μια σαφής, συνοπτική και λεπτομερής παρακολούθηση, με όλα όσα είναι απαραίτητα για τη λήψη αποφάσεων.
Επιπλέον, όπως θα δούμε στην επόμενη ενότητα, είναι σημαντικό να προσδιορίσουμε με σαφήνεια πώς θα διεξαχθεί αυτή η παρακολούθηση. Είναι σημαντικό όλοι να γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς και ποια θα πρέπει να είναι η δράση τους σε περίπτωση πιθανής έκτακτης ανάγκης.
Φάσεις παρακολούθησης έργου
Ας δούμε τώρα λεπτομερώς ποιες θα μπορούσαν να είναι οι πιο σημαντικές φάσεις στην παρακολούθηση ενός έργου, καθώς και οι κύριες απαιτήσεις του.
- Μετρούν: Πρώτα, πρέπει να μετρήσετε. Η μέτρηση είναι απαραίτητη όταν θέλουμε να ελέγξουμε κάτι. Πρέπει να ξέρουμε πόσο μακριά μπορούμε να προχωρήσουμε ή ποια είναι τα όρια για να θεωρήσουμε την επιτυχία ή την αποτυχία. Επομένως, είναι απαραίτητο να αυξηθούν οι παράμετροι και οι μεταβλητές, καθώς και οι διαδικασίες που χρησιμοποιούνται για την ανάλυσή τους.
- Συνάντηση και ανάλυση: Στη συνέχεια, πρέπει να συναντήσετε και να αναλύσετε τις αποκλίσεις. Οι συναντήσεις πρέπει να είναι συνοπτικές, ακριβείς και άμεσες. Πρέπει να μιλήσετε για το θέμα με τους δείκτες στο χέρι και με ένα αντίγραφο για κάθε συμμετέχοντα. Από τη συνάντηση πρέπει να συναχθεί σαφώς ποιο είναι το πρόβλημα, καθώς και τα αίτια και οι συνέπειές του.
- Αναζητήστε λύσεις: Στο επόμενο βήμα, πρέπει να αποφασίσετε ποια διαδρομή θα ακολουθήσετε για να επιλύσετε αυτές τις αποκλίσεις. Για αυτήν τη φάση, είναι καλύτερο για όλους να εργάζονται στην περιοχή τους και με τη δική τους ομάδα ή μεμονωμένα. Σε μια επόμενη συνάντηση, αυτές οι λύσεις θα εξεταστούν προκειμένου να επιλεγούν οι πιο κατάλληλες.
- Εκ νέου μέτρηση: Τέλος, πρέπει να μετρήσετε ξανά. Μόλις πραγματοποιηθούν οι διορθώσεις, η ανάλυση πρέπει να χρησιμοποιηθεί ξανά για να διαπιστωθεί εάν έχουν λειτουργήσει. Εάν έχουμε επιτύχει, το έργο συνεχίζεται. Διαφορετικά, θα είναι απαραίτητο να ξεκινήσετε εκ νέου.
Παράδειγμα παρακολούθησης έργου
Στη συνέχεια, θα δούμε ένα παράδειγμα για να τελειώσουμε.
Ας φανταστούμε μια εταιρεία που κατασκευάζει παπούτσια. Αυτή η εταιρεία παράγει παπούτσια και τα διανέμει σε διάφορα καταστήματα πολλαπλών εμπορικών σημάτων.
Ας δούμε πώς θα ήταν η διαδικασία.
Σε αυτήν την εικόνα, μπορούμε να δούμε πώς θα πραγματοποιείται η παρακολούθηση ενός έργου. Πρώτον, τον καθορισμό των παραμέτρων και των μεταβλητών μέτρησης. Για παράδειγμα, αριθμός κατασκευασμένων παπουτσιών ή αριθμός παπουτσιών που πωλήθηκαν. Στη συνέχεια, πρέπει να ελέγξετε ποιος τύπος παπουτσιών λειτουργεί καλύτερα. Από την άλλη πλευρά, πρέπει να λάβετε υπόψη τις νέες τάσεις που προκαλούν το ενδιαφέρον του αγοραστή. Τέλος, πρέπει να ελέγξετε ξανά και να λάβετε διορθωτικά μέτρα εάν είναι απαραίτητο.
