Ένας χάρτης διεργασιών είναι ένα διάγραμμα που σας επιτρέπει να βλέπετε γραφικά όλες τις διαδικασίες που πραγματοποιούνται εντός ενός οργανισμού και τις σχέσεις τους.
Σίγουρα, το διάγραμμα επιτρέπει την παρακολούθηση όλων των διαδικασιών που αναπτύσσονται σε μια εταιρεία. Ομοίως, οι φάσεις που απαρτίζουν καθεμία από τις διαδικασίες με συγκεκριμένο τρόπο. Με αυτό, επιτυγχάνεται το κοινό όραμα όλων των πτυχών που σχετίζονται με κάθε διαδικασία.
Επιπλέον, μπορείτε να δείτε όλες τις σχέσεις μεταξύ των φάσεων κάθε διαδικασίας. Όπως και οι σύνδεσμοι μεταξύ όλων των διαδικασιών, όλες αντανακλώνται σε ένα μόνο γράφημα που είναι ο χάρτης διεργασιών.
Με άλλα λόγια, το γραφικό παρουσιάζει τη γενική απεικόνιση του συστήματος καθώς οργανώνεται ολόκληρη η εταιρεία. Αυτό, μέσω των διαδικασιών του και των σχέσεων του.
Βήματα για τη δημιουργία χάρτη διαδικασίας
Τα πιο σημαντικά βήματα για τη δημιουργία χάρτη διαδικασίας είναι:
1. Οριοθέτηση των διαδικασιών
Όπως όλοι γνωρίζουμε, μια διαδικασία μπορεί να είναι πολύ εκτεταμένη, επομένως είναι βολικό να κάνουμε μια σωστή οριοθέτηση. Αυτό συνεπάγεται ότι όταν οριοθετείτε μια διαδικασία, πρέπει να επεξεργαστείτε ένα σχήμα που συγκεντρώνει όλα τα στοιχεία του συστήματος που θα εκπροσωπούνται. Το σχηματικό επιτρέπει σε αυτήν την εκτεταμένη διαδικασία να γίνεται απλή και καθαρή προβολή.
2. Προσδιορισμός των στοιχείων
Από την άλλη πλευρά, ένα στοιχείο είναι οτιδήποτε μπορεί να επηρεάσει μια διαδικασία και το σύστημα στο σύνολό του. Μπορούν να είναι πτυχές όπως η υποδομή της εταιρείας, καθώς και τα στοιχεία που απαιτούνται κατά την είσοδο και την έξοδο κάθε διαδικασίας. Ο χάρτης διαδικασίας δείχνει όλα αυτά τα στοιχεία και τις σχέσεις που δημιουργούνται μεταξύ τους.
3. Προσδιορισμός της επιχειρησιακής γραμμής
Ομοίως, η αναγνώριση της επιχειρησιακής ή λειτουργικής γραμμής καθιστά δυνατή την παρατήρηση της ακολουθίας που πρέπει να ακολουθηθεί για την εκτέλεση κάθε διαδικασίας. Για αυτόν τον λόγο, στον χάρτη διεργασιών είναι δυνατό να καθοριστεί η δομή και οι διαδρομές που πρέπει να ακολουθηθούν στη γραμμή λειτουργίας.
4. Προσθέστε διαδικασίες υποστήριξης
Φυσικά, οι διαδικασίες υποστήριξης μπορούν να βοηθήσουν στη λειτουργία της γραμμής λειτουργίας και διαχείρισης. Όλες οι διαδικασίες υποστήριξης συμβάλλουν στη βελτίωση της απόδοσης ολόκληρου του συστήματος, γι 'αυτό είναι απαραίτητο να προσαρμοστούν στην επιχειρησιακή γραμμή. Οι διαδικασίες υποστήριξης είναι γενικά διοικητικές δραστηριότητες.
5. Προσθέστε διαδικασίες που επηρεάζουν το σύστημα
Αντίθετα, υπάρχουν διαδικασίες μέσα σε έναν οργανισμό που μπορούν να επηρεάσουν την απόδοση ολόκληρου του συστήματος. Επομένως, σε αυτό το βήμα, όλα τα λειτουργικά όργανα προστίθενται στη διαδικασία που επηρεάζουν ολόκληρο το σύστημα. Θα μπορούσε να είναι τομείς όπως η ανατροφοδότηση και η ποιότητα που επηρεάζουν γενικά ολόκληρη τη διαδικασία.
Γιατί δημιουργείται ένας χάρτης διεργασιών;
Η ανάπτυξη ενός χάρτη διεργασιών μπορεί να δημιουργήσει πολλά οφέλη για την εταιρεία, τα πιο σημαντικά είναι:
- Μάθετε πώς αναπτύσσονται εργασίες και θέσεις εργασίας εντός του οργανισμού, αυτήν τη στιγμή.
- Αυξήστε την ποιότητα όλων όσων γίνονται εντός της εταιρείας.
- Βελτιώστε τις διαδικασίες που πραγματοποιούνται εντός του οργανισμού.
- Δημιουργήστε και αναπτύξτε νέους και διαφορετικούς τρόπους εργασίας, ειδικά όταν περνάτε από περιόδους κρίσης.
- Μετρήστε και αξιολογήστε τι γίνεται. Στη συνέχεια, με αποτελέσματα, ενισχύστε τις ενέργειες και την απόδοση.
Η συμβολογία χρησιμοποιείται σε χάρτες διεργασιών
Ένας μεγάλος αριθμός συμβόλων χρησιμοποιείται σε έναν χάρτη διεργασιών και κάθε ένα έχει νόημα. Μερικά από τα πιο χρησιμοποιημένα σύμβολα είναι:
1. Βέλη
Πράγματι, τα βέλη δείχνουν την κατεύθυνση που ακολουθείται στις ροές. Βοηθά να διαβάσετε ένα διάγραμμα ροής, επειδή δείχνει την κατεύθυνση της διαδικασίας. Για παράδειγμα, από αριστερά προς τα δεξιά ή από πάνω προς τα κάτω.
2. Ορθογώνια
Ενώ, τα ορθογώνια αντιπροσωπεύουν μια λειτουργία που πρέπει να εκτελεστεί και να εκτελεστεί. Χρησιμοποιείται πολύ συχνά, επειδή δείχνει μια ενέργεια, λειτουργία ή εργασία που πρέπει να εκτελεστεί.
3. Οβάλ
Από την άλλη πλευρά, τα ωοειδή δείχνουν την αρχή ή το τέλος μιας διαδικασίας. Είναι τα σημεία σε ένα διάγραμμα ροής που υποδεικνύουν από πού ξεκινάτε και από πού τελειώνετε. Συνήθως υπάρχει μόνο μία αρχή, αλλά μπορούν να έχουν πολλαπλά τελικά σημεία για κάθε βήμα.
4. Διαμάντια
Ομοίως, τα διαμάντια αντιπροσωπεύουν ένα σημαντικό σημείο στο οποίο πρέπει να ληφθεί απόφαση. Βέλη που φέρουν ετικέτα ναι ή όχι γενικά προκύπτουν από αυτό το σχήμα. Φυσικά, μόνο ένα βέλος βγαίνει από κάθε διαμάντι.
Με άλλα λόγια, κάθε σημείο απόφασης ακολουθείται από ένα βέλος με την ένδειξη ναι ή όχι. Μια άλλη επιλογή θα μπορούσε να είναι αληθινή ή ψευδής.
5. Παράλληλο πρόγραμμα
Ομοίως, η χρήση του παραλληλόγραμμου αντικατοπτρίζει τις εισόδους και τις εξόδους των διαδικασιών στα διαγράμματα ροής.
Τύποι διεργασιών
Οι διαδικασίες που μπορούν να απεικονιστούν στους χάρτες διαδικασίας είναι:
1. Βασικές διαδικασίες
Καταρχάς, οι βασικές διαδικασίες προσανατολίζονται στην προστιθέμενη αξία. Επομένως, σχετίζονται άμεσα με τα αγαθά και τις υπηρεσίες που προσφέρει η εταιρεία. Επομένως, το αποτέλεσμα αυτών των διαδικασιών εκτιμάται άμεσα από τον πελάτη.
Φυσικά, αυτές οι διαδικασίες είναι βασικές επειδή πολλές λειτουργικές περιοχές παρεμβαίνουν για να εκτελεστούν και, για αυτόν τον λόγο, απαιτούν περισσότερους πόρους.
Επιπλέον, είναι διαδικασίες που βοηθούν στην επίτευξη στόχων, στη χάραξη πολιτικών, στη χρήση στρατηγικών και στη γενική λειτουργία της εταιρείας.
2. Στρατηγικές διαδικασίες
Δεύτερον, οι στρατηγικές διαδικασίες καθορίζονται από τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη, καθώς καθορίζουν τον τρόπο λειτουργίας του οργανισμού και τον τρόπο δημιουργίας της αξίας. Χρησιμεύουν ως υποστήριξη ειδικά στη λήψη αποφάσεων της στρατηγικής διαδικασίας. Η στρατηγική διαδικασία περιλαμβάνει σχεδιασμό, υλοποίηση στρατηγικής και συνεχή βελτίωση του οργανισμού.
3. Διαδικασίες υποστήριξης
Τρίτον, οι διαδικασίες υποστήριξης υποστηρίζουν βασικές διαδικασίες και στρατηγικές διαδικασίες. Είναι απαραίτητα για την επίτευξη των στόχων όλων των διαδικασιών και του εταιρικού συστήματος γενικά.
Τέλος, μπορούμε να συμπεράνουμε ότι ένας χάρτης διεργασιών είναι απαραίτητος για να έχουμε ένα παγκόσμιο όραμα για τη λειτουργία ενός οργανισμού και όλων των διαδικασιών του. Βοηθά στην κατανόηση και τον καθορισμό σαφώς των λειτουργιών και των ηθοποιών που τις εκτελούν. Όλα αυτά, θεωρώντας τον οργανισμό ως διαχείριση διαδικασιών που αλληλοσυνδέονται για την επίτευξη τελικού αποτελέσματος.