Τα λογιστικά βιβλία είναι εκείνα τα έγγραφα όπου όλες οι οικονομικές, χρηματοοικονομικές και λογιστικές πληροφορίες μιας εταιρείας αντικατοπτρίζονται και αντικατοπτρίζονται. Δηλαδή, όλα τα απαραίτητα δεδομένα εμφανίζονται στα λογιστικά βιβλία για να κατανοήσουν την οικονομική-χρηματοοικονομική λειτουργία μιας εταιρείας.
Αυτά τα βιβλία ενημερώνονται περιοδικά και συμπίπτουν με τη λογιστική χρήση. Όταν ξεκινά μια νέα οικονομική χρήση, δημιουργούνται επίσης νέα βιβλία. Για παράδειγμα, κατά τη διάρκεια του 2016 η εταιρεία κατέγραψε τις πληροφορίες στα βιβλία της ίδιας χρονιάς. Στις αρχές του έτους 2017, τα βιβλία του έτους 2016 θεωρούνται οριστικά και δημιουργούνται νέα βιβλία, τα οποία θα είναι τα βιβλία του έτους 2017. Σε ορισμένες χώρες το οικονομικό έτος δεν συμπίπτει με το ημερολογιακό έτος
Παραδοσιακά, στα λογιστικά βιβλία, οι πληροφορίες αντικατοπτρίζονταν σε χαρτί. Ωστόσο, με την άνοδο των νέων τεχνολογιών, έχει ήδη αρχίσει να δέχεται λογιστικά βιβλία σε ψηφιακή ή ηλεκτρονική μορφή.
Τα λογιστικά βιβλία μπορεί να είναι υποχρεωτικά ή εθελοντικά.
Τ λογαριασμόςΥποχρεωτικά λογιστικά βιβλία
Υπάρχει μια σειρά λογιστικών βιβλίων που είναι υποχρεωτικά επειδή το θεσπίζει ο νομοθέτης. Αν και το ένα ή το άλλο μπορεί να δημιουργηθεί σε κάθε χώρα, τα πιο συνηθισμένα είναι τα ακόλουθα:
- Βιβλίο ημερολογίου: Όλες οι ενέργειες που πραγματοποιούνται από την εταιρεία λογίζονται. Οπτικά, διαμορφώνεται ως διαδοχή λογιστικών εγγραφών, ταξινομημένων χρονολογικά.
- Βιβλίο αποθέματος: Περιλαμβάνει το λεγόμενο υπόλοιπο των ποσών και τα υπόλοιπα των δοκιμαστικών υπολοίπων. Με άλλα λόγια, όλοι οι λογαριασμοί με το υπόλοιπο της εταιρείας (περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις, καθαρή αξία, έξοδα και έσοδα) ενημερώνονται περιοδικά. Το τελευταίο υπόλοιπο των ποσών και των υπολοίπων πρέπει να συμπίπτει με τον ισολογισμό που καταρτίζεται για τους ετήσιους λογαριασμούς. Επιπλέον, το βιβλίο απογραφής πρέπει να περιλαμβάνει το αρχικό υπόλοιπο και το λεγόμενο απόθεμα αποθέματος, δηλαδή τις φυσικές μονάδες που αποτελούν το απόθεμα της εταιρείας και την αποτίμησή τους (χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε από τις αποδεκτές μεθόδους αποτίμησης).
- Ετήσιοι λογαριασμοί: Είναι αναφορές που αντικατοπτρίζουν τις οικονομικές-χρηματοοικονομικές πληροφορίες της εταιρείας. Υπάρχουν 5 έγγραφα: Ισολογισμός, κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, κατάσταση μεταβολών ιδίων κεφαλαίων, κατάσταση ταμειακών ροών και μνήμη. Οι ετήσιοι λογαριασμοί καταρτίζονται μία φορά το χρόνο, δηλαδή δεν τροποποιούνται περιοδικά, όπως και οι προηγούμενοι.
Τα υποχρεωτικά λογιστικά βιβλία πρέπει να κατατεθούν και να νομιμοποιηθούν στο Εμπορικό Μητρώο. Εκτός από αυτό, προηγουμένως έπρεπε να εγκριθούν από τη Γενική Συνέλευση των Μετόχων.
Έλεγχος υπολοίπουΕθελοντικά λογιστικά βιβλία
Υπάρχει μια άλλη σειρά λογιστικών βιβλίων στα οποία ο νομοθέτης δεν αποδεικνύει τον υποχρεωτικό χαρακτήρα του. Ωστόσο, για την εσωτερική λειτουργία της εταιρείας, αυτά τα λογιστικά βιβλία είναι πολύ χρήσιμα και μπορούν να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα της εταιρείας. Στα εθελοντικά λογιστικά βιβλία δεν υπάρχει υποχρέωση έγκρισης από τους συνεργάτες, ούτε υποχρέωση κατάθεσης και νομιμοποίησης στο Εμπορικό Μητρώο. Τα πιο συνηθισμένα είναι τα ακόλουθα:
- Καθολικό: Αντιπροσωπεύει μια σύνοψη όλων των λογαριασμών καθολικών. Οπτικά, διαμορφώνεται σε σχήμα Τ, σημειώνοντας όλες τις κινήσεις που επηρεάζουν τη χρέωση και την πίστωση του αντίστοιχου λογαριασμού. Μας δίνει μια πολύ πρακτική οπτική εικόνα του υπολοίπου που έχει ένας λογαριασμός οποιαδήποτε στιγμή του έτους. Το υπόλοιπο είναι η διαφορά μεταξύ της χρέωσης και της πίστωσης, καθώς είναι το χρεωστικό υπόλοιπο όταν η χρέωση είναι μεγαλύτερη από την πίστωση και το πιστωτικό υπόλοιπο, όταν η πίστωση είναι μεγαλύτερη από τη χρέωση. Το καθολικό θα αποτελείται από όλα τα T των λογαριασμών λογιστικής (όπως αυτό που μπορούμε να δούμε παρακάτω).
- Άλλα βοηθητικά βιβλία: Μεταξύ των υπόλοιπων εθελοντικών βιβλίων, μπορούμε να βρούμε το τραπεζικό βιβλίο (που αντικατοπτρίζει τις κινήσεις των τραπεζών), το βιβλίο μετρητών (το οποίο αντικατοπτρίζει τις κινήσεις των μετρητά ή μετρητά - πληρωμές και εισπράξεις), το βιβλίο λήξης (όπου οι λήξεις των τιμολογίων προς πληρωμή και προς είσπραξη αντικατοπτρίζονται και παραγγέλλονται χρονολογικά) κ.λπ.