Ο προγραμματισμός είναι το πρώτο βήμα στη διοικητική διαδικασία. Ο σχεδιασμός συνίσταται στον καθορισμό των στρατηγικών που βοηθούν στην επίτευξη των προηγουμένως καθορισμένων στόχων.
Βασικά, ο σχεδιασμός είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται στη διαχείριση για τον καθορισμό στόχων και την επιλογή των μέσων για την επίτευξή τους. Αυτό επιτρέπει μια συγκεκριμένη και καθορισμένη πορεία δράσης. Με τον προγραμματισμό μπορείτε να καθορίσετε τι θα γίνει, πώς θα γίνει, πού και πότε θα γίνει και πόσο θα μας κοστίσει.
Ομοίως, αυτό το εργαλείο σχεδιασμού μας επιτρέπει να αποφασίσουμε προς το παρόν τι θα κάνουμε στο μέλλον. Πρώτα ορίζεται το πρόβλημα, μετά αναλύεται το παρελθόν και καταρτίζεται το σχέδιο που πρέπει να ακολουθήσουμε.
Βήματα προγραμματισμού
Πράγματι, κάθε εταιρεία ή οργανισμός υπάρχει για να επιτύχει έναν συγκεκριμένο στόχο. Ως εκ τούτου, η αποστολή πρέπει να δικαιολογήσει τον λόγο για να είστε μέλος της εταιρείας αυτή τη στιγμή. Ενώ το όραμα δείχνει τι ελπίζει να είναι η εταιρεία στο μέλλον.
Επομένως, ένας σαφής ορισμός της αποστολής, του οράματος και των αξιών μιας εταιρείας καθορίζει τον τύπο των πελατών που εξυπηρετεί, τα προϊόντα που προσφέρει και τις ανάγκες που ικανοποιεί. Ο προγραμματισμός πρέπει να είναι σύμφωνος με αυτές τις θεμελιώδεις πτυχές του οργανισμού.
Τα κύρια βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε στη διαδικασία σχεδιασμού είναι:
1. Αξιολογήστε την τρέχουσα κατάσταση
Πρώτον, η εκτίμηση της κατάστασης πρέπει να περιλαμβάνει ανάλυση των παραγόντων που είναι πιο σημαντικοί για την εταιρεία. Αυτοί οι παράγοντες μπορεί να είναι οικονομικοί δείκτες, τάσεις αγοράς, ανταγωνισμός και πόροι που διαθέτει η εταιρεία.
Δηλαδή, ο προγραμματισμός ξεκινά από το περιβάλλον του οργανισμού. Με αυτό, καθορίζεται ο σκοπός της εταιρείας και καθορίζονται οι βραχυπρόθεσμοι, μεσοπρόθεσμοι και μακροπρόθεσμοι στόχοι που αναμένεται να επιτευχθούν. Επιδιώκοντας να εκμεταλλευτείτε τις ευκαιρίες και να αποφύγετε τις απειλές από το περιβάλλον.
2. Ορισμός των στόχων και των στόχων
Δεύτερον, οι στόχοι και οι στόχοι καθορίζουν τα πιο σημαντικά πράγματα που ένας οργανισμός ελπίζει να επιτύχει βραχυπρόθεσμα, μεσοπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα. Οι στόχοι πρέπει να καθοριστούν με σαφήνεια, επομένως πρέπει να είναι ρεαλιστικοί, μετρήσιμοι και σχετικοί με τον οργανισμό.
Φυσικά, οι στόχοι είναι τα κοινά σημεία για τα οποία πρέπει να εργάζονται όλοι οι εργαζόμενοι μιας εταιρείας. Γίνοντας βασικά σημεία που καθοδηγούν τις ενέργειες και τις δραστηριότητες των ανθρώπων.
3. Προετοιμάστε το σχέδιο δράσης
Τρίτον, εάν πρόκειται να επιτευχθούν οι στόχοι, είναι απαραίτητο να καθοριστεί ένα σχέδιο δράσης. Το σχέδιο δράσης υποδεικνύει τις συγκεκριμένες δραστηριότητες που πρέπει να πραγματοποιηθούν για την επίτευξη των στόχων. Επίσης, αυτές οι συγκεκριμένες ενέργειες μπορούν να είναι στρατηγικές ή τακτικές που πρέπει να πραγματοποιηθούν για την εκπλήρωση των σκοπών του σχεδίου.
4. Κατανομή πόρων
Τέταρτον, οι πόροι που απαιτούνται για την εκτέλεση του σχεδίου μπορεί να είναι ανθρώπινοι, οικονομικοί, φυσικοί και υλικοί. Αυτοί οι πόροι πρέπει να εκχωρηθούν σύμφωνα με τις ενέργειες ή τις δραστηριότητες που ενσωματώνονται στον σχεδιασμό.
Αυτοί οι πόροι θα πρέπει σίγουρα να οργανωθούν αποτελεσματικά στη διαδικασία σχεδιασμού. Ομοίως, μια διαδικασία ελέγχου πρέπει να διατηρείται καθ 'όλη τη διάρκεια της εκτέλεσης του σχεδίου.
5. Εκτελέστε το σχέδιο
Πέμπτον, η εκτέλεση περιλαμβάνει την εφαρμογή του σχεδίου δράσης. Γι 'αυτό, είναι απαραίτητο να ανατεθεί η εξουσία, με τον ίδιο τρόπο να αναθέτει καθήκοντα και ευθύνες για την επίτευξη των στόχων του σχεδίου. Καθ 'όλη την εκτέλεση του σχεδίου, τα σχόλια μπορούν να δοθούν ανάλογα με τις ανάγκες.
6. Έλεγχος
Τέλος, απαιτείται έλεγχος στη διαδικασία σχεδιασμού, ώστε να επιτυγχάνονται οι στόχοι. Για το λόγο αυτό, πρέπει να δοθεί συνέχεια στον τρόπο διεξαγωγής των δραστηριοτήτων και στον τρόπο επίτευξης των στόχων.
Αρχές σχεδιασμού
Οι πιο σημαντικές αρχές σχεδιασμού είναι:
1. Ακρίβεια
Πάνω απ 'όλα, κατά την εκτέλεση της διαδικασίας σχεδιασμού, θα πρέπει να γίνεται όσο το δυνατόν σαφέστερη και ακριβέστερη. Επειδή το σχέδιο πρέπει να καθοδηγήσει τις συγκεκριμένες δράσεις που πρέπει να πραγματοποιηθούν. Γι 'αυτό πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο εξειδικευμένο, ώστε να μην είναι διάχυτο ή πολύ γενικό. Με αυτόν τον τρόπο, θα είναι δυνατόν να επιτευχθεί ότι οι στόχοι επιτυγχάνονται με αποτελεσματικότητα και αποτελεσματικότητα.
Ομοίως, η ακρίβεια αποφεύγει τον αυτοσχεδιασμό ή την ασάφεια κατά την εκτέλεση. Για να λειτουργήσει το σχέδιο, πρέπει να βασίζεται σε πραγματικά δεδομένα και σε ακριβή και ακριβή συλλογισμό.
2. Ευελιξία
Φυσικά, οι οργανισμοί αλλάζουν πάντα, οπότε ο προγραμματισμός πρέπει να είναι ευέλικτος για να προσαρμόζεται εύκολα στις αλλαγές. Επομένως, πρέπει να είναι σε θέση να προσαρμοστεί σε αλλαγές που μπορεί να προκύψουν μετά την κατάρτιση του σχεδίου.
Πράγματι, κάθε σχέδιο πρέπει να έχει περιθώριο χαλάρωσης σε απρόβλεπτες καταστάσεις. Εύρεση νέων οδηγιών δράσης που επιτρέπουν την προσαρμογή σε νέες καταστάσεις.
3. Ενότητα
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι, αν και σε κάθε τμήμα του οργανισμού έχει οριστεί ένας συγκεκριμένος στόχος ή στόχος, ολόκληρο το σχέδιο προσανατολίζεται στην επίτευξη ενός κοινού στόχου. Δηλαδή, αν και υπάρχουν συγκεκριμένα σχέδια για κάθε μονάδα, όλα πρέπει να συντονίζονται με ένα γενικό σχέδιο.
Βεβαίως, όλα πρέπει να είναι απόλυτα ενσωματωμένα ώστε να επιτυγχάνεται επαρκής συντονισμός λειτουργιών, πόρων και δραστηριοτήτων. Μόνο με αυτόν τον τρόπο είναι δυνατόν να επιτευχθούν οι στόχοι.
4. Σκοπιμότητα
Από την άλλη πλευρά, το σχέδιο δεν πρέπει να είναι τόσο φιλόδοξο που είναι αδύνατο να επιτευχθεί. Όμως όχι τόσο αισιόδοξος που φαίνεται ότι είναι πολύ εύκολο να επιτευχθεί. Συνιστάται το σχέδιο να μπορεί να εκτελεστεί, προσαρμόζοντας τις συνθήκες και τις ανάγκες του οργανισμού.
Φυσικά ο σχεδιασμός πρέπει να είναι ρεαλιστικός, επομένως πρέπει να προετοιμαστεί σύμφωνα με την πραγματικότητα, με την εμπειρία και με τους πόρους που διαθέτει η εταιρεία.
Χαρακτηριστικά σχεδιασμού
Τα κύρια χαρακτηριστικά του σχεδιασμού είναι:
- Είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται για τη λήψη σημαντικών αποφάσεων σε έναν οργανισμό.
- Η διαδικασία σχεδιασμού επιδιώκει να βελτιστοποιήσει την επίτευξη των στόχων.
- Επιδιώκει να προσαρμόσει τους στόχους σύμφωνα με τις ανάγκες της εταιρείας και τους πόρους που διαθέτει.
- Καθορίζει συγκεκριμένες δράσεις που υλοποιούνται επί του παρόντος για την επίτευξη μελλοντικών στόχων.
- Ο σχεδιασμός είναι μια λογική και εσκεμμένη διαδικασία.
Τύποι προγραμματισμού
Μεταξύ των τύπων διαδικασιών σχεδιασμού που βρίσκουμε:
1. Στρατηγική
Σε κάθε περίπτωση, ο στρατηγικός σχεδιασμός καθορίζει τις κατευθυντήριες γραμμές δράσης του γενικού σχεδίου του οργανισμού. Διενεργείται από τους ανώτερους διευθυντές μιας εταιρείας. Περιλαμβάνει ολόκληρη την εταιρεία, γενικά μεσοπρόθεσμοι και μακροπρόθεσμοι στόχοι καθορίζονται και καθορίζονται.
2. Τακτική
Από την άλλη πλευρά, ο τακτικός σχεδιασμός περιλαμβάνει συγκεκριμένα σχέδια για κάθε μονάδα ή τμήμα και υπάγονται στο στρατηγικό σχέδιο. Είναι πολύ λεπτομερή σχέδια αφού καθοδηγούν την πορεία δράσης κάθε τμήματος. Αυτός είναι ο λόγος που ονομάζεται επίσης λειτουργικός σχεδιασμός.
Συνήθως, περιλαμβάνει το λεπτομερές σχέδιο για κάθε τομέα διαχείρισης της εταιρείας και εξαρτάται πάντα από το γενικό σχέδιο της εταιρείας. Συνδέονται επίσης με βραχυπρόθεσμες αποφάσεις.
3. Επιχειρησιακό
Είναι γενικά βραχυπρόθεσμα σχέδια, που σχετίζονται στενά με τον τακτικό σχεδιασμό. Είναι ενέργειες και δραστηριότητες που πρέπει να εκτελούνται στα χαμηλότερα επίπεδα του επιχειρηματικού οργανισμού.
Με αυτόν τον τρόπο, ο επιχειρησιακός προγραμματισμός καθορίζει τον τρόπο κατανομής των πόρων για την εφαρμογή του σχεδίου. Είναι ένας βραχυπρόθεσμος προγραμματισμός για κάθε επιχειρησιακό τομέα. Καθορίζει τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν και τους χρόνους που πρέπει να τηρηθούν.
Εν κατακλείδι, μπορεί να ειπωθεί ότι η διαδικασία σχεδιασμού είναι απαραίτητη για μια εταιρεία να επιτύχει υψηλό επίπεδο απόδοσης. Λοιπόν, μέσω του προγραμματισμού, καθορίζονται οι στόχοι και οι στόχοι που αναμένεται να επιτευχθούν. Επιπλέον, τα καταλληλότερα μέσα μπορούν να επιλεγούν για να επιτευχθεί αυτό. Χωρίς σχέδιο, οι ανθρώπινοι, οικονομικοί και υλικοί πόροι που διαθέτει μια εταιρεία δεν μπορούν να διαχειριστούν επαρκώς.