Διοικητικό αρχείο - Τι είναι, ορισμός και έννοια

Το αρχείο διαχείρισης είναι το σύνολο των εγγράφων που χρησιμεύουν ως βάση για ένα διοικητικό όργανο να αποφανθεί επί μιας διοικητικής επίλυσης.

Το αρχείο διαχείρισης πρέπει να αποτελείται από όλα τα σχετικά έγγραφα που βοηθούν τη Δημόσια Διοίκηση να επιλύσει ένα ζήτημα. Με άλλα λόγια, πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα διατάγματα, συμφωνίες, δοκιμές, απόψεις και ακόμη και κοινοποιήσεις.

Έγγραφα που ΔΕΝ ανήκουν στο αρχείο διαχείρισης

Υπάρχουν ορισμένα έγγραφα που δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στο αρχείο διαχείρισης λόγω της ασυμφωνίας τους:

• Έγγραφα που περιέχουν υποκειμενικές γνώμες ή αξιολογήσεις.
• Βοηθητικές ή υποστηρικτικές προπαρασκευαστικές πληροφορίες που δεν παρέχουν νέες πληροφορίες.
• Εσωτερικές επικοινωνίες μεταξύ υπαλλήλων της Δημόσιας Διοίκησης.
• Μη υποχρεωτικές αναφορές.

Χαρακτηριστικά του αρχείου διαχείρισης

Τα κύρια χαρακτηριστικά είναι:

• Ο φάκελος διαχείρισης ενημερώνεται από όλα τα έγγραφα που συλλέγουν διοικητικές ενέργειες ή διαδικασίες από την αρχή μιας αυτεπάγγελτης δράσης από τη διοίκηση ή κατόπιν αιτήματος ενός μέρους.
• Προωθεί ότι αυτό το αρχείο είναι ηλεκτρονικό και όχι σε χαρτί.
• Προκειμένου αυτό το αρχείο διαχείρισης να εκπληρώσει τη λειτουργία του, είναι οργανωμένο χρονολογικά και μεμονωμένα.
• Τα έγγραφα είναι φυλλομετρημένα και κάθε φύλλο πρέπει να έχει μονογραφηθεί.
• Η αρχή οποιασδήποτε διαδικασίας, οποιουδήποτε τύπου, ξεκινά με τη δημιουργία αυτού του αρχείου, όπου συλλέγονται βασικά δεδομένα.
• Αυτά τα αρχεία φέρνουν αιτία διοικητικών πράξεων ή συμφωνιών. Αυτές οι πράξεις ή συμφωνίες μπορούν να προσβληθούν ενώπιον των δικαστηρίων. Επομένως, αυτό το αρχείο χρησιμεύει ως αποδεικτικό στοιχείο για ενδεχόμενη αναθεώρηση ενώπιον των δικαστηρίων της αντιδικίας-διοικητικής δικαιοδοσίας.

Αποστολή του φακέλου στα δικαστήρια

Μια σημαντική πτυχή αυτού του διοικητικού φακέλου, η οποία περιλαμβάνει χρονολογικά όλες τις διαδικασίες, είναι η υποβολή της στα δικαστήρια όταν αμφισβητούνται οι διοικητικές πράξεις. Πώς γίνεται αυτή η αποστολή με όλες τις εγγυήσεις της;

• Το αρχείο πρέπει να αποσταλεί από το διοικητικό όργανο που στηρίχθηκε σε αυτό για να υπαγορεύσει την υπό κρίση προσφυγή.
• Πρέπει να στείλετε αυτό το αρχείο σε σύντομο χρονικό διάστημα που καθορίζεται από το διοικητικό νόμο.
• Εάν το αρχείο δεν αποστέλλεται στο δικαστήριο για να επαληθεύσει εάν η διοικητική πράξη που βασίζεται στον ίδιο φάκελο είναι σύμφωνη με το νόμο, ο δικαστής μπορεί να επιβάλει πρόστιμο στη Δημόσια Διοίκηση για την ανυπακοή της.

Τύποι αρχείων

Οι κύριοι τύποι αρχείων είναι:

• Αρχεία δικαστηρίου: Ξεκινούν με την παρουσίαση της αξίωσης και διαμορφώνεται από τους αξιωματούχους της δικαιοσύνης. Το αρχείο τελειώνει όταν ο δικαστής αποφασίζει το αρχείο της διαδικασίας ή εκδίδει ποινή. Εάν ένας δικηγόρος πρέπει να γνωρίζει σε ποιο στάδιο της διαδικασίας είναι η υπόθεσή σας, μπορείτε να ζητήσετε από το δικαστήριο να παραδώσει τον πλήρη φάκελο, ώστε να μπορείτε να γνωρίζετε όλες τις λεπτομέρειες της δικαστικής διαδικασίας.
• Αρχεία διαχείρισης: Μπορούν να προκύψουν οποιουδήποτε είδους. Μπορεί να είναι πειθαρχικής φύσης. Για παράδειγμα, ένα αρχείο έχει ανοίξει σε έναν υπάλληλο που δεν εκπλήρωσε τις λειτουργίες του. Ή μπορεί να είναι η επίλυση της αναφοράς ενός πολίτη. Για παράδειγμα, έχει ανοίξει ένα αρχείο για να αποκτήσει εθνικότητα.
• Αρχείο αστυνομίας: Αυτό το αρχείο είναι ποινικού χαρακτήρα, δεδομένου ότι αποσκοπεί στη συλλογή των απαραίτητων πληροφοριών για να γνωρίζει αν διαπράττεται έγκλημα που θα παραπεμφθεί ενώπιον του δικαστή και με τη σειρά του είναι σύμφωνο με τον δικαστικό φάκελο.