Οι τύποι παραγγελιών είναι οι διάφορες μορφές αιτήματος για αγορά υλικού ή υπηρεσιών που μια εταιρεία υποβάλλει στους προμηθευτές της.
Είναι σημαντικό να πούμε ότι το αίτημα για παραγγελίες υποβάλλεται από το τμήμα αγορών μιας εταιρείας. Αυτές οι παραγγελίες διατυπώνονται σύμφωνα με τις απαιτήσεις για υλικά και υπηρεσίες που πραγματοποιούνται από τα τμήματα παραγωγής ή αποθήκης.
Από την πλευρά της, το τμήμα παραγωγής κάνει αυτές τις απαιτήσεις, λαμβάνοντας υπόψη ότι ο οργανισμός διαθέτει τα αγαθά και τις υπηρεσίες που θα είναι απαραίτητες για τη διεξαγωγή της παραγωγικής διαδικασίας.
Εν τω μεταξύ, το τμήμα αποθήκης ή αποθήκης το κάνει για να έχει την απαραίτητη διαθεσιμότητα προϊόντων. Αυτό, για να ικανοποιήσει τα αιτήματα των πελατών που αγοράζουν τα προϊόντα που πωλεί η εταιρεία.
Τύποι παραγγελιών
Υπάρχουν διαφορετικές ταξινομήσεις παραγγελιών, μεταξύ των πιο σημαντικών που μπορούμε να αναφέρουμε τα εξής:
1. Με τους όρους που καθορίζονται μεταξύ των μερών
Σύμφωνα με τους όρους που καθορίζονται μεταξύ των μερών, οι παραγγελίες μπορούν να ταξινομηθούν σε:
προς την. Υπό όρους παραγγελία
Φυσικά, η παραγγελία υπό όρους είναι ένας τύπος παραγγελίας του οποίου η εκπλήρωση περιορίζεται από ένα σύνολο εμπορικών συνθηκών που ο αγοραστής απαιτεί από τον πωλητή. Αυτές οι προϋποθέσεις θα μπορούσαν να είναι μερικά οφέλη όπως εκπτώσεις, τρόποι πληρωμής, χρόνοι παράδοσης και προϋποθέσεις για το μέλλον της ζήτησης.
Επομένως, η εκπλήρωση της συμφωνίας εξαρτάται από την αποδοχή των όρων της σύμβασης από τον πωλητή. Δηλαδή, αυτή η φόρμα παραγγελίας ονομάζεται πρόταση παραγγελίας.
σι. Εταιρική παραγγελία
Αυτός ο τύπος παραγγελίας προκύπτει όταν ο αγοραστής και ο πωλητής συμφωνούν για όλους τους καθορισμένους όρους. Δεν απαιτεί οποιαδήποτε διαπραγμάτευση ή τροποποίηση για συμμόρφωση. Αυτό, δεδομένου ότι όλοι οι όροι έχουν καθοριστεί προηγουμένως και έχει υπογραφεί η αντίστοιχη σύμβαση. Το έγγραφο είναι ήδη σημείωμα παραγγελίας.
2. Με το ζητούμενο αντικείμενο
Σύμφωνα με το ζητούμενο αντικείμενο, οι παραγγελίες μπορεί να είναι:
προς την. Αίτημα για υπηρεσίες
Φυσικά, είναι το επίσημο αίτημα για την παροχή μιας υπηρεσίας ή μιας εργασίας από έναν πελάτη. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να περιλαμβάνει ή όχι τα υλικά που απαιτούνται για την εκτέλεση της εργασίας. Εάν δεν συμπεριλάβετε τα υλικά, ο αιτών παραγγελία είναι υπεύθυνος για το κόστος των υλικών.
σι. Παραγγελία Υλικών
Η σειρά των υλικών χρησιμοποιείται από εταιρείες που απαιτούν ορισμένα προϊόντα ή υλικά για την εκτέλεση των καθηκόντων τους και τη δυνατότητα λειτουργίας τους. Μπορούν να είναι εργοστάσια που μετατρέπουν υλικά σε προϊόντα ή εταιρείες διανομής που πωλούν προϊόντα. Δηλαδή, τα υλικά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να καταναλωθούν ή για την αναπλήρωση αποθεμάτων προϊόντων.
3. Από τον προορισμό του υλικού
Ανάλογα με τον προορισμό του ζητούμενου υλικού, οι παραγγελίες μπορεί να είναι:
προς την. Παραγγελία αντικατάστασης
Αναμφίβολα, οι παραγγελίες αναπλήρωσης ζητούνται από την αποθήκη ή το τμήμα αποθήκης μιας εταιρείας. Αυτές οι απαιτήσεις γίνονται προκειμένου να διατηρηθεί το ελάχιστο ποσό αποθεμάτων που χρειάζεται η εταιρεία. Αυτό, προκειμένου να ικανοποιηθούν αποτελεσματικά οι συνήθεις απαιτήσεις των εσωτερικών ή εξωτερικών πελατών της εταιρείας.
σι. Έκτακτο αίτημα καταναλωτή
Μια εξαιρετική παραγγελία μπορεί να δημιουργηθεί όταν η εταιρεία διαθέτει επαρκές επίπεδο προμήθειας αυτών των υλικών κατά τη διαδικασία αποθήκευσης. Όμως, καθώς η εταιρεία αναμένει μεγαλύτερη κατανάλωση ή μεγαλύτερη ζήτηση, πραγματοποιεί εξαιρετικές παραγγελίες. Με αυτόν τον τρόπο, καταφέρνει να συμμορφωθεί ικανοποιώντας ικανοποιητικά τις απαιτήσεις της αγοράς.
4. Με τη φόρμα παραγγελίας
Όσον αφορά τη φόρμα, οι παραγγελίες ταξινομούνται ως:
προς την. Κανονική σειρά
Προφανώς, μια κανονική παραγγελία γίνεται με τον συνηθισμένο τρόπο για την κάλυψη της προμήθειας για σύντομα χρονικά διαστήματα. Αυτή η ώρα μπορεί να είναι από μια εβδομάδα, ένα μήνα ή να παρακολουθήσετε μια συγκεκριμένη σεζόν. Γενικά, αυτές οι παραγγελίες πραγματοποιούνται σύμφωνα με τις πολιτικές εφοδιασμού που εφαρμόζουν οι εταιρείες. Δηλαδή, ανταποκρίνονται στην κανονική προσφορά που απαιτεί ο οργανισμός.
σι. Προγραμματισμένη παραγγελία
Από την άλλη πλευρά, η προγραμματισμένη παραγγελία γίνεται βάσει των ιστορικών δεδομένων αγοράς της εταιρείας, λαμβάνοντας υπόψη τις κανονικές περιόδους για την πραγματοποίηση των παραγγελιών. Με αυτόν τον τρόπο, το κόστος διαχείρισης και απόκτησης υλικών μειώνεται. Αυτό συμβαίνει επειδή η εταιρεία, κατά τον προγραμματισμό των παραγγελιών της, αγοράζει σε μεγάλες ποσότητες.
Φυσικά, αυτός ο τύπος παραγγελίας χρειάζεται έλεγχο των ημερομηνιών που έχουν καθοριστεί για τις παραδόσεις, καθώς μια αποτυχία στις αποστολές θα μπορούσε να επηρεάσει το απαιτούμενο απόθεμα.
ντο. Ανοιχτή παραγγελία
Μια γενική παραγγελία εμφανίζεται όταν υπάρχει δέσμευση για αγορά υλικών και προϊόντων σε μεγάλους όγκους. Ωστόσο, οι παραδόσεις γίνονται σε μικρότερες ποσότητες με απόσταση μεταξύ των χρόνων παράδοσης. Αυτές οι παραγγελίες μπορούν να διαχειριστούν κατά προσέγγιση ποσότητες, οι οποίες αποκτώνται σταδιακά.
Πώς μπορείτε να επισημοποιήσετε οποιοδήποτε είδος παραγγελίας;
Οι παραγγελίες πρέπει να επισημοποιηθούν για να είναι αποτελεσματική η συμμόρφωση. Οι πιο συνηθισμένοι τρόποι επιβεβαίωσης μιας παραγγελίας είναι οι εξής:
1. Χρήση του τηλεφώνου
Πρώτα απ 'όλα, η επιβεβαίωση μιας παραγγελίας μπορεί να γίνει μέσω τηλεφωνικής επικοινωνίας. Αλλά για την επίσημη παραγγελία, είναι βολικό να χρησιμοποιήσετε ένα γραπτό έγγραφο, αφού κάνετε την επιβεβαίωση μέσω τηλεφώνου.
2. Χρήση γραπτών μέσων επικοινωνίας
Δεύτερον, χρησιμοποιώντας τα γραπτά μέσα. Οι πιο συνηθισμένες μορφές γραπτής επικοινωνίας είναι γράμματα, φαξ και email. Οι γραπτές φόρμες έχουν το πλεονέκτημα ότι όλες οι προϋποθέσεις καθορίζονται επίσημα μεταξύ αγοραστών και πωλητών.
3. Σημείωση παραγγελίας
Τρίτον, μια σημείωση παραγγελίας είναι ένα έντυπο έγγραφο που περιέχει τα πιο σημαντικά δεδομένα για τη διευκόλυνση της εισαγωγής πληροφοριών και την επιτάχυνση της διαδικασίας. Αυτό διευκολύνει τη διαδικασία αγοράς και πώλησης.
4. Μέσω ενός εμπορικού αντιπροσώπου
Επίσης, η παραγγελία μπορεί να επισημοποιηθεί όταν ο εμπορικός πράκτορας παραδώσει τη φόρμα παραγγελίας και στη συνέχεια υπογράφεται για εκπλήρωση.
Εν κατακλείδι, μπορεί να ειπωθεί ότι υπάρχουν διαφορετικοί τύποι παραγγελιών. Αυτά είναι προσαρμοσμένα στις συγκεκριμένες ανάγκες και απαιτήσεις κάθε εταιρείας. Τώρα, αυτό που πρέπει να είναι σαφές είναι ότι, ανεξάρτητα από τον τύπο της παραγγελίας που χρησιμοποιείται, η παραγγελία πρέπει να περιλαμβάνει σαφώς όλους τους όρους πώλησης που είναι σημαντικοί για την εταιρεία.
Αυτοί οι όροι όπως οι τιμές, οι εκπτώσεις, οι ημερομηνίες παράδοσης, η ποιότητα και οποιεσδήποτε άλλες που μπορεί να ενδιαφέρουν, πρέπει να καθοριστούν όσο το δυνατόν ακριβέστερα. Αυτό, για να μην δημιουργηθούν διαφορετικές ερμηνείες.