Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας συνίσταται στη βελτιστοποίηση εργασιών ή δραστηριοτήτων μέσω λογισμικό. Αυτές οι διαδικασίες πρέπει να είναι αποτελεσματικές, να μειώνουν το κόστος και τους χρόνους εκτέλεσης.
Δηλαδή, οι εργασίες που υπόκεινται σε αυτοματοποίηση είναι συνήθως επαναλαμβανόμενες και εύκολες στην εκτέλεση χειροκίνητες δραστηριότητες. Επομένως, αυτοί που θεωρούνται δυναμικοί ή απαιτούν κάποιο είδος υπερβολικά προηγμένης αναλυτικής παρέμβασης δεν μπορούν να αυτοματοποιηθούν.
Η διαδικασία με την οποία μια εταιρεία μπορεί να μετατρέψει μια μη αυτόματη εργασία σε μια αυτόματη εργασία μπορεί να συνοψιστεί ως εξής:
Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών είναι συνώνυμη με την αποδοτικότητα από οικονομική άποψη, αλλά υποθέτει επίσης την παρακμή ενός πλήθους επαγγελμάτων που με την πάροδο του χρόνου εξαφανίζονται.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα του αυτοματισμού της διαδικασίας
Γύρω από την αυτοματοποίηση των διαδικασιών υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, ανάλογα με την άποψη.
Εάν το δούμε από καθαρά οικονομική και επιχειρηματική σκοπιά, είναι πλεονέκτημα η επίτευξη μεγαλύτερης αποτελεσματικότητας, διότι αυτό οδηγεί σε μείωση του κόστους. Αυτό σημαίνει ότι σε μια αγορά τέλειος διαγωνισμός μπορεί να δοθεί μείωση της τιμής στο προσφερόμενο προϊόν ή υπηρεσία.
Από την άλλη πλευρά, από κοινωνική και ανθρώπινη άποψη, η αυτοματοποίηση των διαδικασιών θα σημαίνει ότι ορισμένα επαγγέλματα παύουν να υπάρχουν ή ότι, ελλείψει αυτού, έχουν λιγότερη σημασία.
Προκειμένου να εξισορροπηθούν τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα, παρουσιάζονται τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:
- Μείωση κόστους και χρόνοι εκτέλεσης εργασιών.
- Αύξηση της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας των επιχειρήσεων.
- Ψηφιοποίηση και ειδική παρακολούθηση μίας ή περισσότερων διαδικασιών.
- Μείωση σφαλμάτων ανθρώπινης προέλευσης.
- Δημιουργία εξειδικευμένων θέσεων εργασίας στον τομέα.
Λαμβάνοντας υπόψη τα πλεονεκτήματα, δεν φαίνεται ότι ο αυτοματισμός της διαδικασίας έχει κανένα μειονέκτημα, αλλά η αλήθεια είναι ότι έχει ορισμένα μειονεκτήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη:
- Μπορεί να χρειαστείτε μια ισχυρή αρχική επένδυση.
- Εμφάνιση ή ενίσχυση του τεχνολογικού κινδύνου στην εταιρεία.
- Πιθανή ύπαρξη αλυσίδων.
- Καταστροφή βασικών θέσεων εργασίας.
Λαμβάνοντας μια ισορροπία μεταξύ των πλεονεκτημάτων και των μειονεκτημάτων, εάν παρατηρήσουμε σε προηγούμενες περιπτώσεις σε ιστορικό επίπεδο, μπορούμε να καταλήξουμε στο συμπέρασμα ότι η αυτοματοποίηση των διαδικασιών συμβαδίζει με την ασταμάτητη τεχνολογική πρόοδο. Όπως στην περίπτωση του αυτοκινήτου και του αλόγου, παρόλο που η εμφάνιση των οχημάτων τελείωσε μια οικονομία που βασίζεται στη μεταφορά αλόγων, το αυτοκίνητο επέτρεψε την αποτελεσματικότερη εκτέλεση των ίδιων εργασιών.
Ως εκ τούτου, οι εκπαιδευτές ανταλλάχθηκαν με μηχανικούς και αχυροστάτες για βενζινάδικα. Με άλλα λόγια, η σωστή πρόοδος επιφέρει αύξηση του κοινωνικού πλούτου.
Παραδείγματα αυτοματισμού διαδικασίας
Ανάλογα με τον τομέα ή τον επαγγελματικό τομέα, η αυτοματοποίηση της διαδικασίας έχει πραγματοποιηθεί με τους ακόλουθους τρόπους:
- Εμπορία: Η λεγόμενη «αυτοματοποίηση μάρκετινγκ», είναι η αυτοματοποίηση που εφαρμόζεται στο σύνολο των διαδικασιών δεδομένων που σχετίζονται με τους καταναλωτές. Συνήθως στα τμήματα μάρκετινγκ είναι βασικά προκειμένου να κατανοήσουν και να προβλέψουν τις συμπεριφορές των καταναλωτών. Άλλες εφαρμογές είναι η μαζική αποστολή τμηματοποιημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτόματο τρόπο, αντί να τα στέλνετε χειροκίνητα.
- Χρηματοδότηση: Στα χρηματοοικονομικά, η αυτοματοποίηση των διαδικασιών λειτουργεί κυρίως με τις τάσεις των τιμών του χρηματιστηρίου ή, όπου απαιτείται, με την εσωτερική λογιστική της εταιρείας. Παραδείγματα είναι η αυτόματη πώληση χρηματοοικονομικών προϊόντων σε μια συγκεκριμένη τιμή.
- Βιομηχανία: Αυτός είναι ένας τομέας στον οποίο οι τεχνολογικές ενημερώσεις και προόδους συνήθως συνδέονται νωρίς. Ο λόγος έγκειται στον μεγάλο όγκο πωλήσεων. Δηλαδή, μια μικρή εξοικονόμηση ή μείωση συγκεκριμένου κόστους σε μια μεγάλη γραμμή συναρμολόγησης θα σημαίνει μεγάλη εξοικονόμηση. Αυτό συμβαίνει επειδή αυτό θα επαναληφθεί όσες φορές εκτελείται η διαδικασία, οπότε θα περιλαμβάνει ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα έναντι ανταγωνιστών που θα έχουν μικρότερο περιθώριο.
Συνοπτικά, αυτοί είναι μερικοί από τους τομείς που ενδέχεται να εμπλέκονται στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών, αλλά δεν πρέπει όλοι να συνδέονται με το ψηφιακό και τεχνολογικό.
Ένα παράδειγμα αυτού είναι ευέλικτες στρατηγικές ή μεθοδολογίες, οι οποίες είναι διαδικασίες που καθοδηγούν και καθορίζουν κανόνες που ενισχύουν την επικοινωνία και τις διαδικασίες γύρω από το ανθρώπινο κεφάλαιο, δηλαδή, γύρω από το προσωπικό της εταιρείας.
