Η διαχείριση ενός έργου είναι αυτή η πειθαρχία που στοχεύει στην εφαρμογή μιας σειράς γνώσεων, συμπεριλαμβανομένων εργαλείων ή τεχνικών, για την επίτευξη ενός στόχου και την επιτυχία του.
Με αυτόν τον τρόπο, το κύριο μέλημά σας είναι ότι αποφέρει καρπούς. Για αυτόν τον λόγο, η καλή ηγεσία είναι απαραίτητη. Πρέπει να ξέρουμε τι θέλουμε, πώς το θέλουμε, πότε το θέλουμε ή τι σημαίνει ότι πρέπει να το επιτύχουμε. Φυσικά, δεν πρέπει να ξεχνάμε τον λόγο για τον οποίο το υλοποιούμε, την ικανοποίηση μιας ανάγκης της αγοράς.
Η ανάγκη για διαχείριση έργου
Η διαχείριση έργων είναι πιο απαραίτητη από ποτέ σε έναν παγκοσμιοποιημένο κόσμο. Οι ανταγωνιστικές αγορές, οι απαιτήσεις των καταναλωτών (ποικίλες και μερικές φορές απρόβλεπτες) ή η πίεση από άλλους ανταγωνιστές καθιστούν απαραίτητη την αποτελεσματική και αποτελεσματική διαχείριση. Επομένως, είναι βολικό να γνωρίζουμε σε βάθος αυτήν την πτυχή.
Για τους παραπάνω λόγους, είναι προτιμότερο να μελετήσουμε την επιστήμη που μας διδάσκει πώς να πραγματοποιήσουμε τη διαχείριση ενός έργου. Όχι μόνο οι μηχανικοί, οι οικονομολόγοι ή οι αρχιτέκτονες, αλλά όλοι όσοι εργάζονται με έργα πρέπει να εκπαιδευτούν ώστε να τα διαχειρίζονται σωστά.
Πέντε στάδια στη διαχείριση ενός έργου
Κάθε έργο έχει μια σειρά από στάδια που ο σκηνοθέτης πρέπει να γνωρίζει για να μπορεί να το διαχειρίζεται σωστά. Αυτά θα ήταν αυτά που φαίνονται παρακάτω.
- Το πρώτο είναι να καθοριστούν οι στόχοι που πρέπει να επιτευχθούν. Αυτό είναι ίσως το θεμελιώδες, για να ξέρουμε τι θέλουμε. Ο κύριος στόχος, ο πιο γενικός και οι συγκεκριμένοι που βοηθούν στην επίτευξη αυτού πρέπει να είναι λεπτομερείς.
- Ανάλυση της κατάστασης. Για να μάθουμε πώς να πάρουμε αυτό που θέλουμε, πρέπει να είμαστε ξεκάθαροι από πού ξεκινάμε. Πρέπει να γνωρίζουμε τα δυνατά και αδύνατα σημεία μας, καθώς και τις ευκαιρίες και τις απειλές που προσφέρει το περιβάλλον. Ένας πίνακας SWOT (ή SWOT) μπορεί να βοηθήσει.
- Η στρατηγική που πρέπει να ακολουθήσετε. Αυτό είναι το συμπέρασμα της προηγούμενης ενότητας. Ξεκινάμε από τη γνώση για το τι έχουμε ή για το οποίο είμαστε καλοί και όχι τόσο καλοί. Από την άλλη πλευρά, γνωρίζουμε τι προσφέρει η αγορά και ποια είναι τα εμπόδια. Τώρα πρέπει να ξεκινήσουμε το δρόμο και γι 'αυτό πρέπει να επιλέξουμε μια κατάλληλη στρατηγική.
- Μόλις επιλεγεί, πρέπει να πραγματοποιηθεί. Αυτό το στάδιο είναι απαραίτητο γιατί θα μας προσφέρει σχόλια για να μάθουμε αν τα πάμε καλά ή όχι. Θα μας δώσει σχετικές πληροφορίες για το τελευταίο στάδιο.
- Ανατροφοδότηση. Είναι καιρός να μάθουμε το αποτέλεσμα της στρατηγικής, να μάθουμε αν έχουμε πετύχει. Διαφορετικά, μπορούμε να εφαρμόσουμε τα κατάλληλα διορθωτικά μέτρα. Για αυτόν τον λόγο, είναι σημαντικό να υπάρχει τρόπος υπολογισμού πιθανών αποκλίσεων.
Το σχέδιο διαχείρισης ενός έργου
Γνωρίζουμε ήδη ποια είναι η κατεύθυνση ενός έργου, η σημασία του ή τα κύρια στάδια του. Τώρα είναι ώρα να βάλετε τα πάντα σε ένα έγγραφο, το σχέδιο διαχείρισης, γιατί είναι σημαντικό να το κάνετε; Επειδή όπως είναι γραμμένο μπορούμε να το αναθεωρήσουμε, θα χρησιμεύσει ως οδηγός και μπορεί να μεταδοθεί ευκολότερα σε όλους. Η έκθεση θα μπορούσε να έχει τα ακόλουθα μέρη.
- Σχεδίαση. Πρέπει να καθορίσετε τον στόχο, τα χρονοδιαγράμματα και όλες τις σχετικές πληροφορίες, όπως το κόστος και τις αναμενόμενες αποδόσεις. Αυτό το μέρος του σχεδίου θα είναι αυτό που θα επιτρέψει τη γνώση του πεδίου του ίδιου του έργου.
- Ενσωμάτωση. Τώρα πρέπει να αποφασίσετε τι πρόκειται να κάνει κάθε μέλος της ομάδας. Φυσικά, οι προτάσεις και οι απόψεις τους πρέπει να ληφθούν υπόψη. Αυτό το μέρος θα ήταν το μέρος εκκίνησης.
- Τέλος, θα υπήρχε το επίσημο μέρος. Σε αυτό, το σχέδιο πρέπει να επανεξεταστεί και να εγκριθεί από τη γενική διεύθυνση, συμφωνώντας με τις υπόλοιπες διευθύνσεις.
Παράδειγμα διαχείρισης έργου
Ας φανταστούμε ότι θέλουμε να πραγματοποιήσουμε ένα έργο. Ένα περιοδικό γραμμένο από φοιτητές και σχετίζεται με διάφορα ακαδημαϊκά θέματα, συμπεριλαμβανομένης της οικονομίας. Ας δούμε ποιες φάσεις πρέπει να ληφθούν υπόψη:
Όπως βλέπουμε στο σχήμα, ένα πρώτο στάδιο είναι οι κύριοι και βοηθητικοί στόχοι, δημιουργώντας το περιοδικό και πώς θα το κάνουμε. Το δεύτερο θα μας επιτρέψει να γνωρίζουμε αν υπάρχουν άλλα παρόμοια στην αγορά ή με τι ή ποιοι έχουμε (συνεργάτες). Τρίτον, πρέπει να σκιαγραφήσουμε λεπτομερώς τη στρατηγική που πρέπει να ακολουθήσουμε, πώς θα τη δημιουργήσουμε, ποιον διακομιστή θα προσλάβει και ούτω καθεξής. Το τέταρτο βήμα είναι να εφαρμόσετε τη στρατηγική, να αρχίσετε να γράφετε. Το πέμπτο θα ήταν να δούμε τι κάναμε λάθος και να το διορθώσουμε.
Στην πραγματικότητα, οι φάσεις για τη διαχείριση ενός έργου είναι απλές. Το δύσκολο είναι να τα εφαρμόσουμε και, πάνω απ 'όλα, να είναι επιτυχημένα σε αυτό το ταξίδι. Όμως, όπως όλα στη ζωή, είναι θέμα στάθμισης των κινδύνων και αποφασίζοντας τι είναι καλύτερο για εμάς.