Η γραφειοκρατία είναι ένα οργανωτικό σύστημα που χαρακτηρίζεται από διαδικασίες που μπορούν να συγκεντρωθούν ή να αποκεντρωθούν, διαχωρισμός ευθυνών, εξειδίκευση, ιεραρχία και απρόσωπες σχέσεις.
Αυτή η έννοια σχετίζεται με κυβερνητικά ιδρύματα. Μέσω της γραφειοκρατίας, δεν επιδιώκεται μόνο η επίτευξη μιας σειράς στόχων, αλλά επιδιώκεται επίσης η επίτευξη αυτών των στόχων με τον αποτελεσματικότερο δυνατό τρόπο.
Ο όρος γραφειοκρατία προέρχεται από τη γαλλική «γραφειοκρατία», και με τη σειρά του προέρχεται από το γραφείο (γραφείο ή γραφείο) και -cratie, (-cracia, που σημαίνει κυβέρνηση).
Χαρακτηριστικά της γραφειοκρατίας
Αυτά είναι τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα του γραφειοκρατικού συστήματος:
- Οι κανόνες εκτίθενται εκ των προτέρων γραπτώς.
- Οι θέσεις καθορίζονται με σαφήνεια.
- Δυνατότητες ασφάλειας εργασίας και προώθησης.
- Κατανομή της εργασίας.
- Ιεραρχία εξουσίας: Αναγνωρίζεται μια αλυσίδα διοίκησης.
- Οι διαδικασίες και οι ρουτίνες ή οι καθημερινές εργασίες είναι τυποποιημένες.
Μειονεκτήματα της γραφειοκρατίας
Η γραφειοκρατία δέχεται συχνά κριτική, λόγω ορισμένων μειονεκτημάτων, όπως αυτά που αναφέρονται παρακάτω:
- Ακαμψία στη λήψη αποφάσεων. Όλα πρέπει να γίνουν σύμφωνα με τους κανονισμούς.
- Αργή διαδικασία. Λόγω της ακαμψίας του, οι διαδικασίες είναι αργές και άκαμπτες.
- Μπορεί να οδηγήσει σε καταστάσεις νεποτισμού ή διαφθοράς.
- Η εξουσία λήψης αποφάσεων ανήκει σε όποιον κατέχει την υψηλότερη θέση, όχι όποιον είναι πιο ικανός ή καλύτερα προσόντος.
- Οι απόψεις εκείνων που διαφωνούν δεν λαμβάνονται υπόψη.
- Μπορούν να δημιουργηθούν κανόνες που είναι αντιφατικοί μεταξύ τους.
- Πιστεύω ότι το σύστημα είναι τέλειο, λίγη αυτο-κριτική.
Πλεονεκτήματα της γραφειοκρατίας
Παρά τα μειονεκτήματά του, ένα γραφειοκρατικό σύστημα έχει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:
- Επαρκής απόδοση στο χώρο εργασίας.
- Οι θέσεις και οι εργασίες είναι καλά καθορισμένες.
- Οι ευθύνες είναι καλά καθορισμένες, οι οποίες αποφεύγουν τις συγκρούσεις μεταξύ των ατόμων που απαρτίζουν τον οργανισμό.
- Προβλεψιμότητα: όλα ξεδιπλώνονται σύμφωνα με τους κανόνες.
- Οι αποφάσεις θα λαμβάνονται γρήγορα.
- Αξιοκρατία, δηλαδή, θα υπάρχει μια επιλογή βασισμένη στην ικανότητα και την ικανότητα.
Γραφειοκρατία σύμφωνα με τον Max Weber
Ο Max Weber (1864-1920) ήταν Γερμανός οικονομολόγος και κοινωνιολόγος που ανέπτυξε τη σύγχρονη έννοια της γραφειοκρατίας. Ο Weber καθόρισε τη γραφειοκρατία ως την πιο αποτελεσματική μορφή οργάνωσης, λαμβάνοντας υπόψη την πολυπλοκότητα των κρατικών συσκευών, των κυβερνητικών υπηρεσιών και των αναγκών μιας συνεχώς μεταβαλλόμενης και εξελισσόμενης κοινωνίας.