Μια αναφορά είναι ένα έγγραφο του οποίου ο σκοπός είναι να είναι σε θέση να κοινοποιήσει ένα σύνολο πληροφοριών που συλλέχθηκαν και αναλύθηκαν προηγουμένως σύμφωνα με ορισμένα κριτήρια.
Η έκθεση, συνεπώς, συλλέγει πληροφορίες και γεγονότα που επαληθεύονται και αναλύονται από τον συντάκτη της. Πληροφορίες που, αφού αναλυθούν, παρέχουν μια σειρά από απαντήσεις, καθώς και σχετικά δεδομένα, στην οργάνωση ενός ιδρύματος ή οντότητας.
Με αυτόν τον τρόπο, ο στόχος είναι η χρήση αυτών των δεδομένων για την επίλυση ορισμένης σύγκρουσης ή ανεπιθύμητης κατάστασης με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, ως σύσταση του συγγραφέα.
Μια αναφορά γράφεται πάντα με ενημερωτική πεζογραφία.
Αυτό περιλαμβάνει τις συστάσεις, καθώς και την ανάλυση, του συγγραφέα για την επίλυση μιας συγκεκριμένης κατάστασης.
Τύποι αναφοράς
Μεταξύ των πιο κοινών τύπων αναφορών, πρέπει να επισημανθούν τα ακόλουθα:
Ανάλογα με τον αριθμό των σελίδων και το μήκος τους, αυτές μπορούν να ταξινομηθούν σε δύο τύπους:
- Εκτελεστική έκθεση: Δεν υπερβαίνει τις 10 σελίδες, ενώ συλλέγονται ακριβείς πληροφορίες.
- Μακρές αναφορές: Ξεπεράστε τις 10 σελίδες.
Με βάση το περιεχόμενό τους, αυτά μπορούν να ταξινομηθούν σε τέσσερις τύπους:
- Ενημερωτικού χαρακτήρα: Επικεντρώθηκε στο ευρύ κοινό.
- Επιστημονικός: Με αυστηρή γλώσσα, συλλέξτε επιστημονικές πληροφορίες ως προϊόν μιας έρευνας.
- Τεχνικός: Ενώ διατηρεί το επίπεδο μιας επιστημονικής έκθεσης, επικεντρώνεται σε οργανισμούς και οντότητες του ιδιωτικού και του δημόσιου τομέα, με συγκεκριμένο στόχο.
- Μικτός: Χρησιμεύει στην έκθεση πληροφοριών τόσο για το ευρύ κοινό όσο και για τα ιδρύματα.
Τέλος, βάσει της γραφής, μπορούμε να ταξινομήσουμε τις αναφορές σε τρεις τύπους:
- Ανάλυση: Στόχος της είναι η ανάλυση, όπως υποδηλώνει το όνομά της, καθώς και η επικύρωση των αποφάσεων που ελήφθησαν.
- Εκθέσεις: Περιέχουν πληροφορίες που θέλετε να εκθέσετε στο κοινό.
- Πειστικός: Προσπαθούν να πείσουν τον παραλήπτη, με στόχο να αποφασίσουν συγκεκριμένα.
Πρέπει να σημειωθεί ότι, εκτός από αυτές που αναφέρονται, υπάρχουν και άλλες σειρές αναφορών που, επειδή είναι λιγότερο συχνές, δεν έχουν αναφερθεί.
Ένα παράδειγμα αυτών είναι οι εκθέσεις εργασίας, οι ερευνητικές εκθέσεις, οι οικονομικές εκθέσεις, οι ακαδημαϊκές εκθέσεις, μεταξύ άλλων.
Δομή μιας έκθεσης
Η δομή που συνήθως παρουσιάζει μια αναφορά έχει ως εξής:
- Εισαγωγή.
- Σώμα.
- Σύμπτωση.
- Βιβλιογραφία.
Αυτή η δομή, ανάλογα με τον τύπο της αναφοράς, μπορεί να διαφέρει.
Ένα παράδειγμα θα ήταν η έκθεση έκθεσης. Αυτό δεν πρέπει να έχει συμπεράσματα, αλλά θα πρέπει να επικεντρώνεται περισσότερο στο σώμα, καθώς και στην ανάπτυξη της υπόθεσης που προσπαθεί να εκθέσει.
Συμβουλές για μια καλή αναφορά
Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που θα μπορούσαν να μας βοηθήσουν στην προετοιμασία μιας αναφοράς:
- Επιλέξτε τον στόχο καλά.
- Σκεφτείτε το κοινό σας ως το κύριο επίκεντρο.
- Δημιουργήστε μια λίστα με αυτά που θέλουμε να συμπεριλάβουμε στην αναφορά.
- Βρείτε τις πιο ακριβείς πηγές.
- Γράψτε το κείμενο με σαφήνεια και ακρίβεια.
- Χρησιμοποιήστε γόμες.
- Βασιστείτε σε συναδέλφους που μπορούν να μας δώσουν ένα εξωτερικό όραμα.
- Χρησιμοποιήστε γραφικά και εικόνες για να συνοδεύσετε την ανάγνωση.
- Ελέγξτε το κείμενο, καθώς και την αισθητική του.
- Διαβάστε και ξαναδιαβάστε την αναφορά πολλές φορές μόλις ολοκληρωθεί.
Αυτές, μεταξύ άλλων, είναι μερικές από τις συμβουλές που μπορούν να μας βοηθήσουν να συντάξουμε μια αναφορά. Για αυτό, σας ενθαρρύνουμε, στα σχόλια, να μας αφήσετε περισσότερες συμβουλές που μπορείτε να σκεφτείτε για τη σωστή συμπλήρωση μιας αναφοράς.