Ο αυτοματισμός του Office είναι ο συνδυασμός υλικού και λογισμικού για την ανάπτυξη, την αυτοματοποίηση και την ψηφιακή καταγραφή των πληροφοριών που χρειάζεται ένα γραφείο για να εκτελεί σωστά τις διαδικασίες και τη μεθοδολογία.
Ο αυτοματισμός γραφείου γεννήθηκε στα τέλη της δεκαετίας του '40, αλλά αναπτύχθηκε γύρω στη δεκαετία του '70 του 20ού αιώνα. Η εισαγωγή των επεξεργαστών κειμένου, οι οποίοι αντικαθιστούσαν γραφομηχανές στα γραφεία, είχε μεγάλη σχέση με την προέλευσή του.
Ο Charles Simonyi ήταν ο δημιουργός του αυτοματισμού γραφείου το 1948 μέσω της κυκλοφορίας του Microsoft Office, με τη συνεργασία του Richard Brodie.
Αναμφίβολα, αυτή η έννοια αναφέρεται πάντα και σχετίζεται με την εργασία γραφείου και τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται για την πραγματοποίησή της.
Ήταν μια πολύ καινοτόμος αλλαγή. Υπό αυτήν την έννοια, αυτή η διαδικασία χρησίμευσε για τον εξορθολογισμό της εργασίας γραφείου και δημιουργήθηκαν επίσης νέες επιλογές για την πραγματοποίησή της. Οι μη αυτόματες δραστηριότητες, οι οποίες ήταν οι κύριες εκείνη την εποχή, αντικαταστάθηκαν και μερικές αυτοματοποιήθηκαν.
Οι διοικητικές διαδικασίες, ο προγραμματισμός των συσκέψεων, η εισαγωγή του Διαδικτύου, η χρήση υπολογιστών και οι διάφοροι επεξεργαστές και τα στοιχεία του γραφείου βρισκόταν στο επίκεντρο για τον εξορθολογισμό όλων των εργασιών.
Βασικά εργαλεία αυτοματισμού γραφείου
Αυτά είναι τα πιο εμφανή:
- Επεξεργαστές κειμένου: Χρησιμοποιείται ευρέως σε εργασίες γραφείου.
- Αριθμομηχανές: Στοιχεία που βελτιστοποιούν όλες τις διαδικασίες λογαριασμού και αριθμούς που σχετίζονται με τις εργασίες που εκτελούνται.
- Προγράμματα διαχείρισης εκτυπωτών: Χωρίς αμφιβολία, ένα ουσιαστικό αντικείμενο σε οποιοδήποτε γραφείο που χρειάζεται να μετατρέψει εικονικά έγγραφα σε φυσικά.
- Προγράμματα άμεσων μηνυμάτων: Πολύ χρήσιμο για την επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων και τη μετάδοση άμεσων πληροφοριών.
- Βάσεις δεδομένων: Πολύ σημαντικό για την καταγραφή δεδομένων που σχετίζονται με εταιρεία, οργανισμό ή έργο.
- ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ: Κάτι που χρησιμοποιείται ευρέως για την καταγραφή τιμολογίων, για παράδειγμα, ή τη διατήρηση ενημερωμένης διαχείρισης λογαριασμού.
- Μηχανές φαξ: Όπως και οι εκτυπωτές, τα μηχανήματα φαξ χρησιμοποιούνται ευρέως στα γραφεία, μερικές φορές και τα δύο εξαρτήματα περιλαμβάνονται στην ίδια συσκευή.
Ο αυτοματισμός γραφείου υπήρξε τεράστια πρόοδος στις εργασίες γραφείου.
Παράδειγμα αυτοματισμού γραφείου
Προγράμματα όπως το Excel, το Word, το PowerPoint έχουν φέρει επανάσταση στον τρόπο εργασίας. Αυτά τα προγράμματα περιλαμβάνονται στη σουίτα του Office. Αυτό διατίθεται στο εμπόριο από τη Microsoft. Ωστόσο, υπάρχουν παρόμοια πακέτα αυτοματισμού γραφείου που δεν έχουν κανένα κόστος.
Επιπλέον, φυσικά, οι υπόλοιπες συσκευές που αναφέρθηκαν κατάφεραν να αυτοματοποιήσουν τις διαδικασίες και να αναπτύξουν μια πιο ευέλικτη μέθοδο για την εκτέλεση εργασιών γραφείου.