Τα στάδια της διοικητικής διαδικασίας είναι ο προγραμματισμός, η οργάνωση, η κατεύθυνση και ο έλεγχος.
Σε αυτήν την ανάρτηση θα αναπτύξουμε και θα εξηγήσουμε τα στάδια της διοικητικής διαδικασίας. Όπως αναφέρεται στην έννοια της διοικητικής διαδικασίας, πρέπει να διακρίνουμε τις φάσεις και τα στάδια. Η μηχανική φάση (σχεδιασμός και οργάνωση) και η δυναμική φάση (κατεύθυνση και έλεγχος).
Είναι πολύ σημαντικό να κατανοήσουμε κάθε στάδιο στη σειρά. Όλα τα στάδια είναι σημαντικά και αλληλένδετα.
Περίληψη των σταδίων της διοικητικής διαδικασίας
Για να γίνει ακόμη πιο κατανοητό, έχουμε προετοιμάσει αυτό το περίγραμμα της διοικητικής διαδικασίας:
1. Προγραμματισμός
Ο προγραμματισμός αποτελείται από εκείνο το μέρος που είναι υπεύθυνο για να δει πώς κάτι θα γίνει. Δηλαδή, απαντήστε σε ερωτήσεις όπως:
- Τι θέλουμε να πετύχουμε;
- Τι πρέπει να κάνουμε για να επιτύχουμε τον στόχο μας;
- Ποιος θα είναι υπεύθυνος για κάθε μέρος της διαδικασίας για την επίτευξη του στόχου;
- Πότε και με ποιους όρους θα πραγματοποιηθεί κάθε ενέργεια;
- Ποιοι πόροι χρειαζόμαστε;
- Πού μπορούμε να βρούμε τους πόρους;
- Ποιο είναι το κόστος αυτών των πόρων;
- Τι είδους οπισθοδρομήσεις μπορούμε να έχουμε και πώς θα τα επιλύσουμε εάν προκύψουν;
- Τι κάνουμε όταν αντιμετωπίζουμε μια οπισθοδρόμηση που δεν είχαμε προβλέψει;
Εν ολίγοις, πρόκειται για όλα όσα πρέπει να αποφασίσουμε πριν ξεκινήσουμε. Χωρίς προγραμματισμό, θα τρέξουμε άσκοπα. Και πώς ξέρουμε, δεν έχει σημασία καθόλου να τρέξουμε πολύ γρήγορα αν δεν έχουμε σχέδιο.
2. Οργάνωση
Μόλις κάνουμε έναν σχεδιασμό, είναι καιρός να οργανώσουμε Αυτό είναι, με απλά λόγια, για τη διανομή των εργασιών. Κατά κάποιο τρόπο κατανοούν όλες τις ερωτήσεις που προσπαθήσαμε να απαντήσουμε στο στάδιο του προγραμματισμού. Μερικές ερωτήσεις που πρέπει να επιλυθούν σε αυτό το στάδιο της διοικητικής διαδικασίας είναι:
- Με ποια σειρά θα αναλάβουμε τα καθήκοντα;
- Ποιος θα είναι υπεύθυνος για κάθε εργασία;
- Θα εκτελέσουμε μαζί τα καθήκοντα ή κάθε ένα θα είναι υπεύθυνο για ένα πράγμα;
- Κατά τη λήψη αποφάσεων, θα τις λάβουμε δημοκρατικά;
- Θα είναι η ιεραρχία οριζόντια ή κάθετη;
Αν και αυτές οι ερωτήσεις μπορεί να μοιάζουν με μέρος του προγραμματισμού, το επίκεντρο εδώ είναι να διαδοθεί η ιδέα. Δηλαδή, είναι ένα μέρος που καθορίζει πώς οργανώνονται τα πάντα. Δηλαδή, όταν λειτουργεί, ποιες οργανωτικές αρχές ακολουθούνται.
3. Διεύθυνση
Η διαχείριση, σε αντίθεση με ό, τι πιστεύουν πολλοί άνθρωποι, δεν χρειάζεται να είναι υπεύθυνη για ένα άτομο. Θα μπορούσε επίσης να διευθύνεται από μια ομάδα καθοδήγησης. Ωστόσο, η διεύθυνση είναι υπεύθυνη για τη βοήθεια, την παρέμβαση, την υποστήριξη ή την παρακίνηση των εργασιών που εκτελούνται.
Έτσι, για παράδειγμα, οι διευθυντές είναι υπεύθυνοι να επηρεάσουν τα μέλη του έργου. Είτε τους βοηθάτε, δίνοντάς τους εναλλακτικές λύσεις είτε αποφεύγοντας συγκρούσεις μεταξύ διαφορετικών τμημάτων του οργανισμού.
4. Έλεγχος
Ο έλεγχος, συγκεκριμένα, ορίζεται ως η παρακολούθηση των αποτελεσμάτων και η μέτρησή τους μέσω αξιόπιστων μετρήσεων. Έτσι, με βάση τις καθιερωμένες μετρήσεις, ο οργανισμός θα προσπαθήσει να παρακολουθήσει τις δραστηριότητες για να δει εάν το προγραμματισμένο σχέδιο ακολουθείται.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ο ετήσιος στόχος πωλήσεων είναι 10.000. Στο σχέδιο, διαπιστώνεται ότι τον μήνα Ιανουάριο, 1.000 πωλήσεις πρέπει να γίνουν προκειμένου να επιτευχθεί ο στόχος. Ο έλεγχος εάν ακολουθούνται αυτοί οι ενδιάμεσοι στόχοι, μας βοηθά να ελέγξουμε ότι ο κύριος στόχος επιτυγχάνεται.